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Comment (bien) accueillir des publics dans les services d’archives

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    archives-publics
    Savoir créer et renouveler des dispositifs d’accueil et d’animation au sein des services d’archives. (SHD - Brest)
  • Accueillir des publics dans les services d’archives exige des aménagements réguliers et des adaptations nécessaires des pratiques archivistiques au regard d’un environnement numérique de plus en plus présent.

    Afin de configurer une « offre archivistique » adaptée, il convient de mieux connaître les publics des services d’archives. Connaître et cibler ses publics, c’est savoir créer et renouveler des dispositifs d’accueil et d’animation au sein des services d’archives.

    De manière progressive, les services d’archives vont apprendre à s’approprier leurs publics. La lecture des rapports d’activité démontre combien la place des publics dans les activités des archives est de plus en plus importante. Quels sont les moyens et les outils déployés pour fidéliser ses publics ?

    1. public des salles de lecture et public scolaire

    Traditionnellement, les publics les plus souvent identifiés dans les services d’archives sont ceux qui consultent les fonds dans les salles de lecture : d’un public d’érudits, on est progressivement passé à un public de généalogistes.

    Les dispositifs d’inscription préalable et d’enregistrement des lecteurs permettent de dégager des statistiques régulières de fréquentation des salles de lecture. Les logiciels de gestion des lecteurs-usagers et de communications (Thot, Arkheïa...) permettent d’analyser finement les publics. Cette gestion traditionnelle se poursuit même si elle vient désormais se confronter aux réalités du numérique qui a ouvert de nouvelles portes d’accès aux archives !

    La place du public scolaire constitue un point d’excellence qui mérite d’être souligné. Les services éducatifs déployés à partir des années 1950 dans les services d’archives exercent encore aujourd’hui une fonction fondamentale dans l’accueil de ces publics :

    • salle spécialement conçue pour recevoir des groupes ;
    • élaboration de modules et dossiers pédagogiques ;
    • présence d’un conseiller relais de l’Éducation nationale ;
    • intervention des services d’archives dans la formation initiale ou continue des enseignants…

    2. Adaptation des salles lecture au monde numérique

    Numérisation des fonds, sites internet, réseaux sociaux : la « révolution » du numérique est en marche dans les services d’archives. La numérisation des fonds d’archives a créé de véritables salles de lecture virtuelles où les internautes peuvent se connecter à tout instant ! Les outils numériques s’imposent à tous et les aménagements de nos salles de lecture doivent impérativement s’adapter à cet environnement tout en respectant les règles de sécurité :

    • cibler les horaires d’ouverture ;
    • équiper les salles de lecture de postes informatiques ;
    • diffuser les instruments de recherche via les sites internet.

    Le numérique conduit ainsi chaque service d’archives à trouver un point d’équilibre entre les exigences techniques et financières d’un espace du numérique à animer, les attentes d’un public internaute de plus en plus formé et nombreux et le respect des règles archivistiques fondamentales inscrites dans le Code du patrimoine. La maîtrise de cet équilibre est un exercice difficile souvent associé aux moyens humains, techniques et financiers dont disposent aujourd’hui les services d’archives. Mais l’accueil des publics reste bien une priorité clairement affichée.

    Diversité croissante des publics

    Les différentes études publiées sur les publics le soulignent régulièrement : les publics se diversifient et l’offre archivistique est appelée à répondre aux attentes de nouveaux publics (parmi les « nouveaux » publics, on peut repérer le public à mobilité réduite et les publics en milieu carcéral.). Comment mettre en adéquation un gisement archivistique parfois complexe avec les attentes du grand public ? Quelles sont les actions déployées au cours de ces dernières années dans les services d’archives en vue de rejoindre des publics spécifiques ? Les initiatives sont multiples et variées :

    • lecture d’archives à voix haute ;
    • théâtralisation de fonds d’archives ;
    • ateliers pédagogiques et culturels itinérants ;
    • ouverture des sites en week-end (notamment lors des Journées européennes du patrimoine) ;
    • Journée internationale des archives ;
    • cycles de conférences…

    La liste est longue et non exhaustive !

    Emergence de véritables médiateurs du patrimoine

    L’une des conséquences de toutes ces initiatives prises en direction des publics est l’émergence de véritables médiateurs du patrimoine chargés de tisser des liens et de créer des passerelles entre le monde des archives et les publics.

    Le rôle des médiateurs du patrimoine est tout particulièrement à souligner dans la gestion et la maintenance des sites internet, dans le suivi et la diffusion des informations sur les réseaux sociaux et en particulier Facebook.

    Xavier Laubie
    Service historique de la Défense, Brest


    + repères

    Pour aller plus loin dans la connaissance des publics

    • Études sur les publics accessibles sur le site de la Direction des archives de France, rubrique « Les archives publiques en France (chiffres clefs, rapports et études/études publiées) :
    • Qui sont les publics des archives ? Enquêtes sur les lecteurs, les internautes et le public des activités culturelles dans les services publics d'archives (2013-2014) (2015).
    • Étude des publics des activités culturelles dans le réseau des archives départementales et municipales (2015).

    www.archivesdefrance.culture.gouv.fr


    + repères

    De nouveaux espaces architecturaux dans les services d’archives

    Des salles de lecture équipées de postes pour la lecture de films et de vidéos ;

    • des salles adaptées pour l’accueil de groupes ;
    • dans certains services : des salles de conférences et des auditoriums ;
    • signalisation des espaces, bornes d’accueil.

    (Source : Règles de bases pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, Direction des archives de France, 3e révision, octobre 2009).


    + repères

    Site internet : les chantiers de l’archiviste face à ses publics !

    Favoriser la convivialité et la simplicité des sites internet permettant à chaque <puce>utilisateur une navigation aisée pour l’accès aux fonds d’archives ;

    • bien travailler et structurer la page d’accueil du site qui doit donner un aperçu générique et général sur les contenus accessibles ;
    • proposer des accès compréhensibles et immédiats aux bases de données et aux instruments de recherche ;
    • étudier les documents et fonds à mettre en ligne : quels fonds ? Quels documents ? Quelles expositions virtuelles ? Quels dossiers pédagogiques mettre en ligne ?
    • susciter et encadrer des partenariats coopératifs et collaboratifs ;
    • rôle de l’archiviste dans la mise à disposition des données en open data ;
    • veiller dans la mesure du possible à ce que le service des archives reste bien l’interlocuteur privilégié dans les opérations de mise à jour et s’assurer des bonnes relations avec les services informatiques.
       

    + repères

    Accueillir et recevoir du public : points méthodologiques

    • Constitution du groupe : nombre de personnes, caractéristiques et attentes du groupe ;
    • conditions d’accueil : inscription préalable, réservation de salle, équipement <puce>technique nécessaire pour le bon déroulement de la séance ;
    • objectif de la séance d’accueil : durée et contenu de la séance, type d’animation et d’intervention ;
    • documents : fonds d’archives présentés, documents retenus ;
    • moyens techniques mis à disposition : accès internet, ordinateurs ;
    • moyens humains pour l’accompagnement du groupe : animateur, intervenants.
       

    + repères

    Des textes de référence à signaler

    • Loi du 7 messidor an II (25 juin 1794) concernant l'organisation des archives établies auprès de la représentation nationale.
    • Loi nº 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.
    • Code du patrimoine (et tout particulièrement le Livre II).
    • Code des relations entre le public et l’administration (CRPA).
    • Arrêté du 24 décembre 2015 portant ouverture d’archives relatives à la Seconde Guerre mondiale (et publié au Journal officiel le 27 décembre 2015).

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    Au sommaire

    - Rentrée 2016 : les formations se mettent à jour
    - Ifla 2016 : rendez-vous actif des bibliothécaires du monde
    - La dématérialisation, est-ce déjà la fin ?​
    - Logiciels de gestion de projet collaborative : le grand bond en avant !

    DOSSIER Métiers de l’information : visages de la francophonie

    Et si l’on élargissait notre horizon ? En France, archivistes, bibliothécaires, documentalistes, veilleurs ont des identités souvent bien arrêtées, parfois des racines historiques profondes, mais qu’en est-il au-delà des frontières ?

    Et aussi :
    - Face à la fraude documentaire, des outils pour réagir
    - La gratuité, c’est le vol
    - Open access, une voie royale pour le partage de la connaissance​​
    - Gestion documentaire : quatre solutions au banc d’essai
    - Accueillir des publics dans les services d’archives
    - Les nouvelles obligations pour la cession de droits d’auteur
    - Applications de sécurité pour smartphone
    - Portrait de Gaëlle Béquet, Madame les Présidentes
    - Déconnexion numérique pour (presque) tous !
    + Archimag store et Archi...kitsch

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