Sommaire du dossier :
- Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques
- Gouvernance de l’information : un fragile équilibre
- Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ?
- Une records manager chez EDF : "pour la donnée, la question archivistique se repose"
C’est une mission de records management que Maud Serrière conduit pour EDF, sur le sujet sensible de la documentation des centrales nucléaires. Ici, prendre en compte tous les types de données, au-delà des stricts documents, est un besoin, et l’on apprend peu à peu à les traiter.
Maud Serrière travaille dans une direction lyonnaise d’EDF, celle des projets déconstruction et déchets. Sa mission actuelle concerne en particulier la préparation documentaire de projets de déconstruction de centrales nucléaires (DocADec, pour « documents à déconstruction »). DocADec fait collaborer plusieurs intervenants et groupes, pas seulement de profils documentaires, et il est régulièrement fait appel à des interlocuteurs SI et métiers (ingénieurs déconstruction, analystes de scénarios, etc.). Il s’agit de recueillir la connaissance des installations en assurant la conservation des informations afférentes et leur accès ultérieur. Cela est mis en place dans l’esprit de la norme Iso 15489-1:2016.
A la croisée des chemins
Impossible de ne considérer les documents qu’au sens strict. « Il faut étendre son regard au-delà de cet aspect », déclare Maud Serrière. Dans son projet, la prise en compte de photos et vidéos s’avère indispensable (Photos papier et films sur bobines ont été numérisés pour pouvoir être traités). Elles sont très riches en informations. Elles montrent par exemple des étapes de construction d’une centrale nucléaire, des lieux devenus inaccessibles… ce qui sera évidemment utile dans un projet de déconstruction. Elles doivent être combinées avec d’autres sources documentaires. « On est à la croisée des chemins entre documents, métadonnées et données ».
Maud Serrière pointe les insuffisances d’une Ged qui agirait comme un véritable filtre d’entrée. En pratique, elle s’appuie à la fois sur une Ged et sur une solution de records management (un développement maison sur une base Documentum).
Une photo s’accompagne de bon nombre de métadonnées pour la plupart descriptives : en plus des métadonnées Exif (Exchangeable image file format, spécification de format de fichier pour les images utilisées par les appareils photographiques numériques - source Wikipedia), sont ajoutés des éléments tels que la tranche de la construction photographiée, le bâtiment, le palier, le niveau et jusqu’à la dénomination du matériel. Il faut aller chercher certaines données de poids, dimensions et autres directement dans des applications métier. Maud Serrière résume : « C’est un travail de réappropriation ». À l’avenir, un outil de type PLM (product lifecycle management) ou Bim (building information model) pourrait le faciliter.
Réévaluer les besoins en archivage
Comment cela se retrouve-t-il dans des tableaux de gestion ? Les besoins en archivage ont été réévalués avec les métiers. Il n’était pas satisfaisant de disposer de tableaux de gestion fondés essentiellement sur des critères juridiques. On doit pouvoir se référer aux documents pendant déjà de nombreuses années pour des interventions techniques, mais ils devront aussi servir à la destruction des installations : « C’est un angle d’attaque différent, déclare la records manager, qui a parfois conduit à allonger les durées de conservation ».
Corollairement, les intervenants sont sensibilisés à la documentation qui n’est pas destinée qu’à un usage immédiat ; il leur est nécessaire d’adopter une vision plus globale et à très long terme (au-delà de 100 ans).
Si pour le document, il y a une longue tradition archivistique, Maud Serrière reconnaît que « pour la donnée, la question se repose ». De plus en plus de documents sont liés à des bases de données ; faut-il remonter à la source ? Comment définir l’état de validation d’une donnée ? Il faut rester sur les fondamentaux de fiabilité, pérennité et intégrité. « On va être obligé d’aller sur de la donnée descriptive de données, pressent-elle, pour là aussi préserver la force probante de la donnée ».
Si un incident se produit, cela doit permettre de prouver que les contrôles ont été effectués, que les éléments de contrôles ont bien été enregistrés dans les éléments de l’application.
