Choisir une solution de RSE ne doit pas être le fruit du hasard, mais le résultat d'une réflexion entre collaborateurs sur les besoins et les contraintes qu'elle devra satisfaire. Voici quelques conseils avant de vous lancer dans tout projet collaboratif de ce type, ainsi qu'un tableau comparatif des différentes solutions du marché.
Plateformes de diffusion et d'échange d'informations en temps réel, les réseaux sociaux d'entreprise (RSE) permettent de rassembler les membres d'une organisation dans un espace virtuel collaboratif. Apparus en 2008, ils se sont développés à une vitesse vertigineuse pour gagner toujours plus en maturité et se distinguer aujourd'hui par une offre variée répondant à de multiples usages. Différents paramètres sont à prendre en compte afin de faire un choix éclairé parmi les prestataires du marché. Une étude réalisée par le cabinet de conseil KnowledgeConsult révélait en 2013 que trois organisations sur quatre avaient choisi leur plateforme de RSE pour sa simplicité d’utilisation. Deux tiers l’avaient choisie pour sa facilité de mise en œuvre et la moitié pour l’éditeur. Toutefois, de tels critères ne sont pas exhaustifs pour éviter de se tromper.
L'adoption d'une solution de RSE permet de créer ou d'entretenir une dynamique de collaboration et de partage. Cependant, celle-ci est loin d'être une fin en soi, car afin de choisir la plateforme la plus adéquate pour une entreprise, il est primordial d'identifier en amont le réel besoin ou problème auquel elle viendra répondre. Ce que confirme Alain Garnier, cofondateur de Jamespot : "Avoir un besoin fort qui rentre dans le périmètre du RSE est primordial, explique-t-il ; en effet, c'est lui qui déterminera la "couleur" de la solution à choisir : plutôt gestion de contenu, plutôt Intranet ou plutôt bureautique, par exemple". Une façon selon lui d'éviter l'erreur du "RSE Bisounours", uniquement mis en place pour combler un manque de collaboration dans les équipes. Avoir de réels besoins en termes de collaboration est donc indispensable afin de faire son choix parmi les grandes familles de RSE identifiées par Sunny Paris, le fondateur de Yoolink, et donc parmi leurs fonctionnalités :
- l'intranet participatif : très axé communication interne, il vise à simplifier la vie des personnes chargées de la diffusion d'informations au sein de l'entreprise) ;
- la veille participative (axée sur le partage d'idées et l'innovation) ;
- l'extranet ou l'animation de communauté externe (très utile par exemple pour animer sa communauté de clients) ;
- la gestion de projet (au sein d'une équipe de l'entreprise).
Gouvernance et objectifs
Pas de réussite de projet sans adoption de la plateforme par ses utilisateurs finaux. Se renseigner auprès d'eux afin de déterminer à quelle catégorie le RSE celui-ci appartiendra est donc indispensable : "Il faut pour cela interviewer des collaborateurs de différentes équipes et aux métiers variés" préconise Sunny Paris. Portée par la direction, la solution choisie sera perçue comme un élément essentiel de l'entreprise. Ce que confirme Alain Garnier : "Il faut éviter de tomber dans le RSE non piloté, sans gouvernance ni objectif, explique-t-il ; il ne doit pas être un outil de plus sans logique métier forte et déployé de manière erratique". À l'inverse, une autre dérive observée parfois est de choisir un outil trop lourd pour l'usage que souhaite en faire l'entreprise. "Il arrive qu'une entreprise souhaite "se faire plaisir" ou se rassure en choisissant une solution sur son nom, ajoute Alain Garnier ; choisir son RSE ainsi est le meilleur moyen de se retrouver avec une plateforme qui n'aura pas l'agilité attendue".
En plus des critères classiques à évaluer et comparer selon les prestataires, tels que les coûts ou l'évolutivité, l'intégration de la plateforme dans le système d'information (poste de travail, mobilité, Ged, etc.) ne doit pas être négligée. La question de l'open source peut également être posée, la plupart des solutions libres étant très étendues. Toutefois, elles nécessiteront l'intervention d'un intégrateur si aucun informaticien ne vient grossir les rangs de votre organisation. Enfin, il est vivement conseillé de se renseigner sur la politique de données de l'éditeur de logiciel : "Les systèmes étant désormais en majorité en mode Saas, il faut que la question de la réversibilité des données soit claire", recommande Alan Garnier.
À noter : rien de mieux pour se faire une idée du véritable potentiel d'une solution que de la tester ! Sachez que la plupart des solutions proposent des versions de test de 30 jours.
>>> Télécharger le tableau comparatif des solutions de RSE <<<
