Il fut un temps où seuls les espions étaient armés de minuscules appareils photos afin de prendre discrètement des clichés des documents. À la James Bond... Ce temps est révolu. Les professionnels sont en effet de plus en plus nombreux à utiliser leurs smartphones afin de prendre en photo les documents dont ils souhaitent conserver une trace. Et donc à se contenter d'une image isolée en lieu et place d'un document numérisé, facile à partager et à convertir en texte à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Mais cette situation est en train d'évoluer. Car face à cette concurrence des smartphones de nombreux fabricants internationaux de scanners proposent une nouvelle génération de minuscules scanners, simples à transporter et à interfacer avec tous types d'ordinateurs ou de tablettes. C'est le cas d'Avision, de Brother, de Fujitsu, de Kodak Alaris ou encore de Canon et de sa filiale belge Iris, spécialisée dans les logiciels et produits de reconnaissance intelligente de documents...
Avec ou sans chargeur
L'offre est abondante, y compris en ce qui concerne les périphériques très abordables commercialisés dans la grande distribution spécialisée – on trouve, par exemple, un scanner de poche VuPoint à 59 euros sur la place de marché de Fnac.com ou un numériseur IRIscan Anywhere 3 Wifi, facturé 169 euros.
Comment faire son choix ? « Les scanners mobiles ne sont pas des scanners de production et la vitesse de numérisation et la résolution n'ont donc pas beaucoup d'importance pour eux », remarque Denis Lupin, directeur technique du spécialiste français de la capture documentaire Spigraph (qui s'est emparé début 2014 de Dicom International, son principal concurrent).
Mais la disponibilité d'un « chargeur de documents » peut faire la différence. « La plupart des scanners mobiles sont des scanners feuille à feuille, sans système d'alimentation automatique », relève le même spécialiste. « Or, si vous avez besoin de numériser beaucoup de documents (car vous êtes auditeur, expert-comptable...), vous préférerez en général les rares modèles équipés d'un chargeur automatique ». C'est le cas du Scanmate i940 de Kodak Alaris ou des systèmes P-215II et P-208II de Canon. Ce dernier modèle, sorti récemment, dispose d'une nouvelle alimentation (jusqu’à 10 feuilles) permettant d'atteindre une cadence de numérisation de 16 images par minute.
Autonomie et intelligence associée
Dans certains cas, il est aussi préférable d'opter pour « un équipement qui embarque un logiciel de numérisation », estime Christophe Guy, « key account manager » scanner de production chez Canon France. L'avantage ? « Le logiciel CaptureOnTouch, par exemple, permet aux cadres en déplacement d'effectuer des numérisations à partir de l'ordinateur d'autres personnes sans installer de pilote ou d'autre application supplémentaire ».
Dans le même esprit d'autonomie, « un produit autoalimenté par USB permettra d’utiliser le scanner aussi bien dans une voiture, que dans un bureau ou dans une salle d’attente d’aéroport », précise Pierre-Antoine Monfort, chef de produit business
chez Epson France (sans besoin de prise électrique, de piles ou de batterie à charger).
Il est aussi préférable que le scanner mobile puisse numériser différents formats de papier aux grammages variés : des documents épais (carte de visite), très épais (brochure) ou très fins (facture)... En outre, « le poids et les dimensions sont cruciaux dans le choix du produit, car il devra être inséré dans une sacoche d’ordinateur et être porté par l’utilisateur », ajoute Pierre-Antoine Monfort.
Quant aux solutions qui sont livrées avec le scanner mobile, elles font toutes la différence, avec dans certains cas la possibilité de transformer instantanément le document numérisé en un PDF indexable, de l'archiver au format pérenne (et ouvert) PDF/A, ou encore de « profiter du nommage automatique de fichier en fonction d’une zone de lecture sur le document numérisé ou d’un code barres », conclut Pierre-Antoine Monfort. Et c'est sans compter la connectivité avec les applications cloud les plus en vogue actuellement, par exemple Dropbox, OneDrive et Evernote. Même mobiles, les scanners sont connectés…
