CNRS : la difficile mise en place d'une solution de dématérisalisation des factures

Sommaire du dossier :

• Démat des factures : le passage à l'acte
• Facturation électronique : ce qui attend l'Etat et ses fournisseurs d'ici 2020
• Facture électronique : les éditeurs dans les starting-blocks
• ​Démat des factures : "la piste d'audit fiable est au coeur de toutes les discussions"
• CNRS : la difficile mise en place d'une solution de dématérisalisation des factures

Thierry Robin, chef de projet MAO, a choisi la solution Readsoft pour la dématérialisation des factures du Centre national de recherche scientifique (CNRS). Retour d'expérience.

Quand avez-vous lancé votre projet de dématérialisation des factures ?

Nous échangeons des factures avec les laboratoires. On a commencé le projet en 2013 avec 11 sites pilotes et, aujourd’hui, 5 délégations sont déployées sur 19. La dématérialisation des services facturiers était déjà dans l'air du temps. De nombreuses entreprises publiques avaient commencé à mettre en place des solutions et le CNRS a toujours été à la pointe côté finance. La volonté de l'Etat d'impulser le secteur public sur la dématérialisation des factures avec le Chorus Portail Pro nous a conforté dans la nécessité de mettre en place une solution. Les grosses entreprises vont être obligées de passer par ce portail pour traiter leurs factures dès 2017. En 2020, tout le secteur public sera obligé de passer par cette solution et je pense qu’à terme, cela s’appliquera au secteur privé. Cela ne remet pas en cause le fait d'avoir une solution externe, Chorus Portail Pro n'est qu'un point d'entrée. Nous avons besoin d'une ossature.

Pourquoi avoir choisi la solution Readsoft ?

Nous sommes opérateur de l'Etat, nous sommes donc passés par un appel d'offres. On n'avait pas accès à toutes les solutions existantes sur le marché. On a finalement choisi de paramétrer et mettre en place la solution Readsoft, depuis rachetée par Lexmark. C'est celle qui paraissait la plus cohérente pour répondre à notre objectif de traiter à peu près 800 000 factures sur l'année. 

Quels avantages en tirez-vous ?

La dématérialisation permet de recevoir les factures du CNRS dans un endroit unique, automatiser les contrôles et remettre à plat le processus de la dépense. On gagne en qualité et en visibilité. Dès que la facture est décodée ou scannée, on sait en combien de temps elle va être traitée et analysée.

C'est important car on a un délai de paiement global de 30 jours à respecter. Avoir un endroit unique pour nos factures et nos archives nous aide à respecter plus rapidement nos échéances. Les comptables et les personnes autorisées peuvent les consulter très facilement. A ce jour, on a traité environ 200 000 factures depuis 2013.

Globalement, le délai des paiements a été amélioré, surtout pour les pièces inférieures à 4 000 euros. Au-dessus, les gestionnaires doivent présenter un justificatif, ce qui n'est pas toujours le cas. Cela peut donc durer plus longtemps. 

Quels sont les inconvénients ?

On a environ 10% de rejets. Normalement, les factures doivent respecter des mentions obligatoires, mais sur certaines elles ne sont pas respectées. Cela concerne plus la conduite de changement des fournisseurs que la solution. Même dans les grands groupes privés...

les normes ne sont pas forcément respectées. Tous ceux qui conduisent ce genre de projet admettent que la mise en place d'une solution est difficile. Quand les factures sont rejetées, on les renvoie avec une lettre d'explication. On a pas de portail aujourd'hui où les fournisseurs peuvent consulter l'état d'avancement de la facture, ce que le Chorus Portail Pro va bientôt nous permettre.

On nous vend aussi des solutions "qui apprennent". Mais il leur faut beaucoup de temps et seulement les factures régulières qui n'ont pas de soucis de paramétrage sont concernées. On a des fournisseurs qui ajoutent plusieurs règles ce qui fait que leur modèle de facture n'est pas facilement modélisable. On ne peut pas le paramétrer pour automatiser le vidéocodage et l'apprentissage. L'OCR (reconnaissance optique de caractères) n'est pas toujours performante.

Quelles fonctionnalités aimeriez-vous avoir en plus ?

Avec le club utilisateur Readsoft France (Bouygues, Arcelor, Etam...), nous nous sommes réunis trois fois depuis 2014. On fait des points d'outils et de partage d'expérience. On fonctionne comme un groupe de pression. On remonte nos demandes de priorisation et de fonctionnalités qui nous manquent ou qu'on aimerait voir. Par exemple, notre outil n'arrive pas à sélectionner tout un lot de factures dématérialisées pour ensuite les sauvegarder en masse comme un zip. On aimerait voir cette fonctionnalité pour que les entreprises n'impriment plus. Elles ne jouent pas toujours le jeu de la dématérialisation. 

Le coût en ressources humaines a-t-il diminué depuis la mise ne place de la solution ?

C'est difficilement quantifiable à ce jour. La surprise, c'est qu'on a pas mal de ressources qui sont prises par des choses qu'on n'avait pas vraiment comptées, comme la gestion des rejets et les relances ou les fournisseurs qui se trompent sur l'origine des crédits. Ce sont des sujets qu'on souhaite optimiser. Finalement, le coût en ressource humaines avec ou sans dématérialisation se compense (traitement de la facture, occupation de la solution...).