Démat des factures : le passage à l'acte

Sommaire du dossier :

• Démat des factures : le passage à l'acte
• Facturation électronique : ce qui attend l'Etat et ses fournisseurs d'ici 2020
• Facture électronique : les éditeurs dans les starting-blocks
• ​Démat des factures : "la piste d'audit fiable est au coeur de toutes les discussions"
• CNRS : la difficile mise en place d'une solution de dématérisalisation des factures

Si la technologie est depuis longtemps disponible, le vrai démarrage de la dématérialisation de la facture reste encore à venir. C’est surtout l’Etat qui donne l’exemple, tout en prenant des mesures contraignantes vis-à-vis de ses fournisseurs et qui entrent progressivement en application, mais la France est loin d’être le premier pays européen à franchir le pas. 

C'est un chiffre colossal. 42 milliards de factures devraient être dématérialisées dans le monde en 2015. Voilà qui ravira les écologistes et les protecteurs de la nature car c'est autant de papier qui sera sauvegardé ! Mais c'est aussi une bonne nouvelle pour les entreprises. Selon l'équipementier Ricoh, la facturation électronique permet en effet aux entreprises de réaliser de substantielles économies. C'est le cas, notamment, au Danemark où leur gain s'élève à 50 millions d'euros par an. Mieux : le secteur public danois réalise chaque année des économies estimées à 150 millions d'euros. Un chiffre qui prend une dimension particulière quand on le rapporte à une population nationale de moins de 6 millions d'habitants ! Il est vrai que le royaume du Danemark passe pour être le meilleur élève de la classe en matière de dématérialisation documentaire (1).

Autre bonne nouvelle, l'exemple danois est en passe de s'exporter. En Italie, le gouvernement a adopté un système d'approvisionnement électronique qui a permis de réduire les coûts de 3 millions d'euros. Une goutte d'eau dans le déficit public italien, mais c'est mieux que rien. En France, François Hollande rappelle régulièrement son engagement dans la dématérialisation documentaire de l'Etat. Et la fameuse Loi Macron comporte un volet consacré à la facturation électronique. Ainsi, à partir du 1^er janvier 2017, tous les fournisseurs de l'Etat (collectivités locales et organismes publics) devront entamer leur migration vers la facture électronique. Une solution de facturation électronique baptisée Chorus Portail Pro 2017 sera mise à leur disposition. A l'horizon 2020, "toutes les factures émises par les fournisseurs vers la sphère publique devront être dématérialisées", précise-t-on au sein de l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat (AIFE). Mais tout cela se fera progressivement selon la taille des entreprises (voir encadré). 710 millions d'euros d'économies annuelles sont escomptées lorsque le dispositif aura atteint sa vitesse de croisière. Autre avantage : la facture électronique permettra de réduire les délais de paiement.

Pour les particuliers, le passage à l'acte est déjà une réalité. Cela fait en effet plusieurs années que les opérateurs téléphoniques, les fournisseurs d'électricité et les banques envoient des factures électroniques à leurs clients. Cette transition s'est déroulée sans incident notable. 

Du côté des relations entre entreprises (B2B), le mouvement est également amorcé. Selon une enquête du cabinet Markess, 60 % des organisations interrogées échangeaient tout ou partie de leurs factures B2B au format numérique en 2009. Elles étaient 71 % en 2014 et devraient être 83 % en 2016 (2).

Le PDF, un ersatz de facture électronique

Plusieurs types de factures électroniques sont définis par l'article 289 du Code général des impôts : les factures par voies d'échange de données informatisées (EDI), les factures dotées d'une signature électronique avancée, et "toute solution technique (...) dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue".

Mais certains éditeurs de logiciels de facturation pointent les insuffisances des...

procédures actuelles : "On peut se limiter à supprimer le papier en le remplaçant par un PDF, mais est-ce bien l'objectif ?", demande Eric Wanscoor, président de Qweeby. "Non, car le PDF Image maintient les défauts du papier. L'imposer sous prétexte de dématérialisation des factures est fallacieux et n'intéresse que l'émetteur qui, ouvertement, annonce à son client qu'il se moque de lui en lui imposant/proposant un ersatz de facture électronique". 

A ses yeux, la dématérialisation de la facture ne doit en effet pas se limiter à une simple numérisation : "La facture électronique permet un flux direct entre les outils de l'émetteur et les outils du récepteur. Le processus est simplifié, la traçabilité sécurise et automatise les contrôles et les risques de perte de document sont fortement réduits, même presque totalement supprimés", estime Eric Wanscoor.

34 000 factures électroniques en 2014

Pour les promoteurs de la dématérialisation, le passage à la facture électronique ne présente que des avantages. Notamment pour les entreprises qui s'inquiètent souvent des retards de paiement. Selon une étude menée par la société Atradius sur les pratiques de paiement, 26,6 % des entreprises expriment une inquiétude face aux retards de paiement. Avec un DMP (délai moyen de paiement des clients) de 42 jours, les entreprises françaises éprouvent parfois de sérieux problèmes de trésorerie. Elles devraient donc accueillir favorablement cette dématérialisation qui entraînera, de fait, une réduction du délai moyen de paiement.

Reste à joindre les actes à la parole. Car si l'évangélisation en faveur de la facture dématérialisée porte ses fruits, la route est encore longue avant d'accéder au Graal numérique : "Sur les quatre millions de factures reçues par l'Etat en 2014, seulement 34 000 ont été reçues en format électronique. Et parmi les 90 millions de factures reçues chaque année par les collectivités territoriales et les établissements publics, très peu sont en dématérialisation fiscale. La marge de progression est encore importante", constate Magali Kolnik, chef de produit dématérialisation au sein de Neopost France.

Du côté de Bercy, on est optimiste. Environ 95 millions de factures devraient être dématérialisées chaque année lorsque le dispositif sera opérationnel.

(1) Rapport Billentis commandité par Ricoh.

(2) Digital et transformation des processus documentaires. Tendances clés pour 2015. Markess. 

+ repères

2000-2020, deux décennies pour installer la facture électronique

C'est au début du XXI^​e siècle que tout a commencé. Le 20 décembre 2001, une directive européenne a vu le jour afin de simplifier et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de TVA. Cette directive a été transposée dans le droit français en 2002. Quatre ans plus tard, au mois de novembre 2006, une autre directive européenne a remplacé la notion de "transmission" de la facture par la notion de "mise à disposition". Ce changement sémantique "ouvre l'opportunité à l'émetteur de remettre la facture au destinataire ou d'inviter ce dernier à venir la chercher chez l'émetteur, via une interface internet par exemple", précise la FNTC (Fédération des tiers de confiance).

Depuis, une nouvelle directive a été adoptée le 13 juillet 2010 afin d'inciter les entreprises à se mettre à la facture électronique. Ce nouveau texte réduit les charges imputées aux entreprises et aide les Etats membres de l'Union européenne à lutter contre la fraude. "Pour atteindre ces objectifs, les autorités fiscales doivent accepter les factures électroniques dans les mêmes conditions que les factures sur support papier en vertu de l'application du principe de non-discrimination de l'écrit électronique", souligne la FNTC.

En France, l'année 2017 marquera un tournant majeur avec l'obligation pour les fournisseurs de l'Etat, des collectivités locales et les établissements publics de passer à la facture électronique. Mais cette obligation se fera à un rythme progressif selon la taille des entreprises : les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés et un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 milliard d'euros) seront les premières à facturer électroniquement dès le 1^er janvier 2017. Les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 personnes) devront y procéder à partir de 2018, les PME à partir de 2019 et les TPE à partir du 1^er janvier 2020.