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Focus de la rédaction : comment se lancer dans la gouvernance de l’information ?

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    L'hôtel InterContinental Paris Le Grand accueillait le deuxième focus de la rédaction organisé par Archimag (Pixabay/Unsplash)
  • Ce 22 septembre se tenait le deuxième focus de la rédaction organisé par Archimag. L’éditeur RSD et Serda Conseil intervenaient lors de cette table ronde pour livrer les points clés d’un projet de gouvernance de l’information en entreprises.

    Où en sont les entreprises dans la gouvernance de leur information ? Quels sont les meilleurs leviers pour se lancer dans ce type de projet ? Le deuxième focus de la rédaction d’Archimag, tenu ce 22 septembre en partenariat avec RSD répond.

    Quels objectifs ?

    Caroline Buscal, responsable Serda Conseil, dresse un état des lieux avec le rapport Serda Archimag 2015 sur la gouvernance de l’information. On y apprend notamment que 15% des structures publiques contre 85% de celles privées ont la volonté de mettre en place ce type ce projet. Elle poursuit en ciblant les objectifs visés par la gouvernance de l’information au sein des entreprises :

    • faciliter l’accès à l’information désirée grâce aux outils de régulation et de traçabilité des donnés ;
    • rendre pérenne l’information vitale ou patrimoniale ;
    • rendre efficace et rapide la recherche d’information pour les collaborateurs mais également pour les consommateurs ;
    • renforcer la qualité de la relation client.

    Comment faire ?

    François Chazalon, directeur marketing France RSD, soutient également cette idée. Il voit dans cette démarche modulaire qu’est la gouvernance de l’information l’apparition d’un nouveau paradigme. Selon lui, quatre grands axes de convergence sont essentiels à la mise en place d’un projet de gouvernance de l’information réussi :

    • unifier les politiques documentaires, et ce, indépendamment des référentiels ;
    • diffuser les règles de conservation vers les plans de classement ;
    • travailler sur l’intégralité du cycle de vie du document (de la déclaration du document engageant à sa destruction éventuelle) ;
    • exploiter l’ensemble des archives (capture, recherche, consultation), sans se soucier du dispositif utilisé.

    Pour Adnan Halilovic, directeur avant ventes chez RSD, trois éléments clés de la mise en place d’un projet de gouvernement de l’information sont à privilégier :

    • ne pas se lancer en premier dans le choix d’un logiciel, mais viser l’harmonisation des  plans de classement ;
    • travailler collaborativement sur ces plans de classement pour emporter l’adhésion de tous ;
    • diffuser les plans de classement pour faciliter et systématiser leur utilisation.

    Adnan Halilovic insiste sur le premier point en ajoutant : « Vous pouvez avoir les meilleures technologies du monde, si la politique mise en œuvre n’est pas bonne, les résultats seront mauvais. L’outil est un moyen et non une fin ».

    La solution RSD Glass

    Le logiciel RSD Glass permet une approche progressive, modulaire. Il apporte le soutien technique nécessaire à la gouvernance de l’information, notamment pour la gestion des plans de classement. Ce n’est pas une coquille vide puisqu’il contient un accès aux textes juridiques* définissant les durées de conservation. Il est bien sûr possible d’y intégrer un plan de classement préexistant. Enfin, sa disponibilité en mode cloud exonère de toute installation sur un poste et permet au records manager ou à l’archiviste de le tester. De quoi disposer d’arguments pour convaincre sa direction d’une adoption plus globale.

     

    *Lois et règlements qui s'appliquent à la gestion de l’information

    Source : Fondation UQO http://uqo.ca/archives-et-gestion-documentaire-agd/lois-politiques-et-reglements-regissant-les-documents-gestion :

    • loi sur les archives ;
    • loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ;
    • loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

     

    A noter que le troisième focus de la rédaction d’Archimag portera sur la veille et le panorama de presse. Il aura lieu le 8 octobre prochain.

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