Le Code du travail précise que les e-bulletins de paie doivent remplir trois grandes conditions pour respecter la législation en vigueur. Décryptage de ce que cela implique pour les solutions de dématérialisation RH.
Pour les DRH, le 12 mai 2009 est à marquer d’une pierre blanche : ce jour est celui de l’adoption d’une nouvelle loi permettant aux employeurs de proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie au format électronique, via une modification de l’article L3243-2 du Code du travail. Il signe aussi les débuts de la dématérialisation des fiches de paie, considérées comme l’un des derniers bastions du papier dans les services de gestion des ressources humaines.
1 - Obtenir le consentement explicite des salariés
En 2011, « la norme NF Z42-025 est venue fixer les modalités d’application de cette dématérialisation des bulletins de salaire », explique Olivier Teitgen, chef de projet au département « transport, énergie et communication » de l’Afnor (organisme national français de normalisation). « Elle ne donne quasiment pas d’indication technique, mais définit les processus à mettre en œuvre, notamment pour recueillir l’acceptation des salariés ». Concrètement, « il est possible d’envoyer un mail à tous les collaborateurs pour obtenir l’agrément individuel de ceux qui sont intéressés, par exemple via un clic et une case à cocher sur une page web », détaille André Demollière, directeur marketing marché digital et HCM (« human capital management ») chez ADP, spécialiste des services et solutions de gestion des ressources humaines, de la paie et des temps. « L’entreprise doit ensuite conserver la preuve de ce consentement ». Et laisser à chacun la possibilité de se rétracter ultérieurement s’il le souhaite.
On considère que cette obligation de recueil du consentement du salarié constitue toujours un frein à la dématérialisation. Dans un rapport sur la « clarification du bulletin de paie », remis au gouvernement mi-2015, Jean-Christophe Sciberras, directeur des relations sociales de Solvay et ancien président de l’Association nationale des directeurs des ressources humaines (ANDRH), a ainsi conseillé au gouvernement d’inverser la « règle d’option ». Il s’agirait de « donner au bulletin électronique le statut de droit commun tout en préservant le maintien du format papier aux salariés qui le demandent ». Mais cette recommandation n’a pas été suivie d’effet pour l’instant.
2 - Préserver l’intégrité des données
Pour la sauvegarde, « le texte ne dit pas quel format doit être utilisé », précise Olivier Teitgen. « Mais il stipule que les bulletins électroniques, qui offrent une photo identique de ceux qui sont émis sur papier, doivent être émis dans un format gratuit et standardisé, et qu’ils doivent incorporer des métadonnées descriptives – nom de l’employeur, Siret, identifiant du salarié, identifiant du document... ». En outre, le format doit être non modifiable et un mécanisme de « scellement » de chaque bulletin de paie doit permettre de vérifier ultérieurement son authenticité.
La signature numérique de l’employeur ou du salarié n’est pas utile, comme pour le papier aujourd’hui, mais « on recommande une signature permettant de contrôler que l’intégrité du document n’a pas été modifiée entre le moment où il a été généré par le système de paie et l’instant où il a été déposé dans l’espace des collaborateurs », souligne Clément Buyse, cofondateur de PeopleDoc (ex-Novapost), éditeur de l’une des principales plateformes de « digitalisation RH » (plus de 1,5 million d'utilisateurs dans le monde).
3 - Transmettre et conserver de façon sécurisée
Le bulletin créé, il ne suffit pas de l’envoyer en pièce jointe aux salariés. Mais il faut utiliser un mode de transmission sécurisé, permettant de conserver la preuve de la remise au salarié, puis stocker le bulletin - aux frais de l’employeur – dans deux espaces sécurisés de conservation (ESC) utilisant les principes de conservation fixés par la norme NF Z 42-013.
Si l’entreprise ne s’appuie pas sur un coffre-fort électronique externe (Digiposte de Docapost pour ADP, PeopleDoc pour e-Paye.com...), « elle doit faire en sorte que la preuve puisse être directement intégrée au document, autrement dit "autoportée" », indique Clément Buyse. « En cas de modification, la signature du document sera ainsi invalidée ».
Mais si l’espace de conservation repose sur un système d’archivage électronique (SAE) ou sur un coffre-fort électronique opéré par un tiers de confiance extérieur (cas le plus fréquent), il faut que la solution retenue « soit toujours associée à un plan de continuité qui offrira aux salariés un plan B en cas de disparition du prestataire », conclut Olivier Teitgen. On n’est jamais trop prudent.
