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Focus de la rédaction : la gestion de contenu unifiée dans le cloud

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    L'émergence des technologies Web et du Cloud oblige désormais les systèmes d'information d'entreprise à s'ouvrir vers l'extérieur (partenaires, fournisseurs, etc.) et à devenir plus collaboratifs. (bulbocode909 via VisualHunt.com / CC BY-NC-SA)
  • Pour le 8ème Focus de la rédaction organisé par Archimag au Cercle des Armées, IBM, Box et Arondor ont fait le point sur leur partenariat et sur la façon dont ils comptent ensemble révolutionner les habitudes de travail et la gestion de contenus en entreprise, en y ajoutant des dimensions conviviale, collaborative et mobile. 

    L'ambiance était feutrée ce jeudi sous les dorures et les lumières tamisées du salon Panache du Cercle des Armées. Une vingtaine d'invités avaient pris place autour de tables rondes et attendaient de savoir comment cette association entre les systèmes d'IBM, la plateforme Cloud de Box et l'expertise en intégration d'Arondor allait impacter leur façon d'organiser leurs documents et de travailler en équipes. 

    Faire plus avec moins

    Après que Michel Remize, le rédacteur en chef du magazine, ait planté le décor en expliquant que l'émergence des technologies Web et du Cloud obligeaient désormais les systèmes d'information d'entreprise à s'ouvrir vers l'extérieur (partenaires, fournisseurs, etc.) et à devenir plus collaboratifs, Marc Delaveau, ECM Brand Sales Leader chez IBM, a poursuivi, slides à l'appui, en arguant que si les usages évoluaient rapidement, l'heure du « Pure Cloud » n'avait pas encore sonné. Pendant un temps encore, le Cloud/SaaS restera associé à des solutions on-premise, autrement dit installées sur les serveurs de l'entreprise. « Pourtant, on ne devrait à l’avenir consommer que du SaaS et du Cloud, a-t-il ajouté. Économiquement c’est plus intéressant, puisqu'il n'y a pas à investir dans des ressources, elles sont déjà toutes prêtes, et que le paiement se fait à l’usage ». Sans compter que l'entreprise minimise également les risques, étant donné qu'elle n'a plus besoin de disposer de compétences spécifiques en interne pour le déploiement et la maintenance. Le Cloud permet donc de faire plus avec moins. 

    Bouleverser les habitudes sans modifier l'existant

    Pour répondre aux besoins de la « Collaborative Economy », IBM et Box se sont engagés à marier leurs technologies pendant une période de 10 ans. Dans la dot commune, IBM apporte l’infrastructure et Box le service. D'ici peu, les clients pourront même choisir dans quels datacenters en Europe seront stockés leurs données avec les Box Zones. L'objectif des deux partenaires est clair : redéfinir l'ECM sans modifier réellement les habitudes de travail ni bouleverser totalement les systèmes existants, puisque Box s'intègre aisément avec Office 365, Google Apps, Salesforce, Sharepoint, Netsuite et consorts. « Il y existe plusieurs possibilités d'intégration entre les systèmes IBM et Box grâce à des connecteurs comme Datacap, IBM Content Navigator et IBM Case Management, a précisé Alain Le Bras, le PDG d'Arondor (filiale du groupe Neurones), intégrateur expert en GED et processus métiers. Pour créer ce tunnel sécurisé vers Box, nous pouvons aussi utiliser des API pour des intégrations plus poussées et automatiser certains processus ». Outre les possibilités d'intégration forte de cette solution, Arondor, partenaire d'IBM depuis une dizaine d'années, a mis en avant plusieurs avantages non négligeables : sa mise en route rapide, sa polyvalence (multi-terminaux et multi-OS), son ouverture aux usages mobiles ou encore sa sécurité. Sans oublier que la solution Box est open source et qu'il est possible d'effectuer en interne des développements spécifiques. 

    Une productivité en hausse et des coûts en baisse

    Jeremy Grinbaum, VP Europe du Sud de Box, a ensuite pris la main pour présenter plus en détails les atouts de cette plateforme de gestion de contenus. « Box entend briser les silos et permettre aux entreprises de s'appuyer sur une plateforme unique pour gérer, partager et centraliser les documents, a-t-il souligné. Le stockage est illimité, la structure des dossiers est conservée quel que soit le terminal utilisé, les documents sont synchronisés et cryptés, chaque collaborateur pouvant disposer de droits différents (édition, lecture uniquement, etc.). Avec également la possibilité d’annoter, de modifier, de laisser des commentaires, de travailler à plusieurs sur le même document, etc. ». D'après une étude Forrester Consulting, Box permettrait d'améliorer de 20 % la productivité de l'employé et de réduire les coûts IT de l'entreprise de 2 millions de dollars sur 3 ans. 

    Démo live

    Puis, est venue l'heure de la démo avec Christian Blasquez, ECM Consultant chez IBM, qui a fait le tour des principales fonctionnalités de la plateforme sur PC et tablettes : création d’un plan de classement, historique des modifications, tags pour retrouver facilement les documents, visionneuse intégrée compatible avec 120 formats de documents différents, possibilité d'ouvrir le document avec l’application native (Word, Excel, etc.), ajout de tâches et d’invitations de collaborateurs, console d’administration pour voir les différents usages de la plateforme, etc. Un cas client a ensuite été présenté, celui du groupe suédois SKF qui, avec Box, a pu mettre en place de nouvelles méthodes de travail plus efficaces et plus collaboratives entre ses différentes équipes. 


    Box fait déjà des heureux

    Enfin, Michaël Benfredj, gérant de Lagostore, spécialiste du mobilier design haut de gamme, a partagé son expérience de Box en expliquant qu'en tant que créateur il avait souvent eu peur qu'un client parte à la concurrence avec ses compositions. « Désormais avec Box, quand nous partageons un fichier avec un client, nous customisons le lien, nous appliquons une date d'expiration dans le temps et nous rendons les fichiers non téléchargeables » a-t-il expliqué. Box permet d'aller très vite dans l'interaction avec les clients et le chef d'entreprise l'utilise aussi désormais avec ses partenaires/prestataires/fournisseurs. Il a conclu en insistant sur le fait que pour l'utiliser « personne n'avait eu besoin de mode d'emploi ». 

    Enfin, après le traditionnel jeu des questions/réponses (notamment sur la tarification de Box, la sécurité appliquée à l'usage sur les smartphones, etc.), la session s'est terminée autour d'un cocktail. 

    À lire sur Archimag

    Le chiffre du jour

    C'est le nombre de documents relatifs aux attentats du 13 novembre 2015 et mis en ligne sur le site des Archives municipales de Paris.

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