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Archivage de documents dématérialisés, contraintes légales et sécurité des données : Comment protéger au mieux ses documents ?

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    La référence à un système normé et la mise en place d’une gouvernance de l’information, sont deux étapes essentielles dans le déploiement d’un projet de dématérialisation sécurisé. (portalgda via Visual hunt / CC BY-NC-SA)
  • Par Jérôme PARISCOAT, Directeur général de Novarchive

    AVIS D'EXPERT. Dans un contexte économique imposant une véritable culture de la performance, la majorité des entreprises sont aujourd'hui convaincues de la valeur ajoutée de la dématérialisation.

    Ses bénéfices ne sont plus à démontrer : meilleure traçabilité des documents, meilleure accessibilité, prise en compte des enjeux liés au développement durable, modernisation des échanges, réalisation d'économies...

    Mais numériser des documents parfois confidentiels et stratégiques, peut aussi exposer plus fortement ces entreprises à des violations ou à des pertes de données. La sécurité est donc indissociable de toute mise en œuvre d'un projet de dématérialisation et doit être envisagée sous trois angles distincts : les utilisateurs, les documents et les périphériques. 

    En contrôlant les accès, en protégeant le flux documentaire et en sécurisant les dispositifs, l'entreprise mettra en place des règles de sécurité efficaces permettant d’assurer une continuité d'activité en cas d’incident.
    Aussi, la référence à un système normé, et la mise en place d’une gouvernance de l’information, sont deux étapes essentielles dans le déploiement d’un projet de dématérialisation sécurisé.

    Norme AFNOR NF Z42-013, SAE et coffre-fort électronique

    Le document numérique est plus complexe et plus prolifique que le document papier. Lors d’un processus de dématérialisation, des règles spécifiques sont appliquées pour lui assurer une valeur légale: authenticité, intégrité, respect de la durée légale de conservation, pérennité et traçabilité. 

    Utiliser un Système d'Archivage Électronique (SAE) conforme aux normes AFNOR NF Z42-013 garantit une valeur probante aux documents numériques pendant toute leur durée de conservation. Le coffre-fort électronique, la signature électronique, les certificats, l’horodatage ou encore l’authentification forte, sont autant d’outils intégrant le SAE et garantissant l’intégrité et la traçabilité du document numérisé augmentant de facto la sécurité et la fiabilité des échanges. Le SAE assure par ailleurs le chiffrement des emails pour le téléchargement sécurisé des documents tout en proposant une gestion simplifiée des droits d'accès.

    Gouvernance de l'information et accompagnement organisationnel

    L'explosion du volume des données implique aujourd'hui le développement d'une véritable stratégie de gouvernance informationnelle. En prenant en compte les processus de gestion, l’entreprise peut contrôler et rationaliser l'ensemble de sa production documentaire et assurer ainsi une meilleure sécurité à ses données. 

    Au-delà de l'aspect technique, la dématérialisation intègre une forte dimension humaine et organisationnelle. Elle passe aussi par une réorganisation interne et externe, ce qui induit une évolution des habitudes et des mentalités. Un accompagnement à la conduite du changement devra être mis en place par l'entreprise pour organiser l'information, hiérarchiser les rôles des services émetteurs, gérer les profils utilisateurs et plus généralement mettre en place une organisation documentaire intelligente et sécurisée dans l'entreprise.

    Face à l'évolution constante du cadre légal en matière de documents numériques, la dématérialisation dans l'entreprise requiert l'association de compétences qualitatives, archivistiques et techniques. Impliquant non seulement des processus informatiques mais aussi humains, la maitrise des meilleures pratiques, méthodologies et outils en matière d'archivage sera le garant d'une sécurité renforcée.

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