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Gestion électronique du courrier (Gec) : quelle solution choisir ?

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    Ces Gec prennent tout leur intérêt dès lors qu’elles peuvent être connectées à une Ged (Gestion électronique de documents). Les passerelles entre les deux outils ont été prévues par les éditeurs (nocas via Visualhunt / CC BY-NC-ND)
  • Sommaire :

    De nombreuses solutions dédiées à la gestion électronique du courrier sont mises à la disposition des organisations. En mode open source ou propriétaire, elles sont en capacité de traiter le courrier dans ses multiples dimensions : indexation, bannettes électroniques, outils de recherche, parapheur électronique... Panorama avec tableau comparatif des solutions.

    Le tableau ci-dessous, réalisé avec Serda Conseil, recense une douzaine de sociétés évoluant dans la gestion du courrier. Cette cartographie fait apparaître deux types d'acteurs : pour la majorité d'entre eux, il s'agit d'éditeurs de solutions dédiées à la Gec (gestion électronique du courrier) et, de façon plus marginale, on y trouve également des sociétés qui commercialisent des prestations de conseil. Les acteurs présents dans ce tableau ne vendent donc pas tous des solutions présentes sur l'intégralité de la chaîne de traitement du courrier. En effet, certains d'entre eux n'interviennent que sur des briques spécifiques : archivage, applications métier, interfaçage, bases de contacts...

    Côté éditeurs de logiciels, trois évoluent dans le domaine de l'open source. Blue Courrier et Adullact Project proposent des connecteurs qui permettent une compatibilité avec l'écosystème Alfresco, l'un des systèmes de gestion de contenu open source les plus en vue du marché. Les solutions de ces trois éditeurs assurent l'essentiel du travail : gestion des courriers entrants, gestion des courriers sortants, traitements des courriers dans des bannettes... Elles permettent également de couvrir quasiment toutes les fonctionnalités de la partie dite du "traitement de courrier" : horodatage, suivi de l'avancement, intégration de modèles de documents de réponse, notifications et alertes...

    Solutions propriétaires 

    Du côté des solutions propriétaires, on trouve quelques-uns des incontournables acteurs de la place. Elles aussi sont en mesure d'assurer l'ensemble de ces missions. Pour la majorité d'entre elles, elles couvrent les deux segments gestion du courrier entrant et gestion du courrier sortant. Est également relativement bien répandu le typage des courriers non structurés ; ce typage est effectué via une catégorisation par OCR (reconnaissance optique de caractères) sur la base de mots-clés préalablement définis. 

    Autre fonction que l'on retrouve facilement, la classification par reconnaissance automatique de documents. Plus de la moitié des solutions présentées ici peuvent s'en prévaloir.

    La partie administration est regroupée autour de quatre critères : gestion des droits, saisie des contacts, accusé de réception et statistiques. Certaines solutions affinent la gestion des droits au point de créer jusqu'à cinq niveaux de collaboration : lecteur, contributeur, collaborateur, gestionnaire, administrateur. Quant aux modules de statistiques, ils permettent au gestionnaire de la solution d'avoir une vue d'ensemble de l'activité réelle de la Gec.

    Qu'elles soient open source ou propriétaires, ces solutions disposent d'outils de recherche qui, à l'usage, se révèlent vite indispensables. Leur mode de fonctionnement varient : recherche plein texte, multicritère (ville, code postal, service destinataire...). Bonne nouvelle : certains logiciels proposent simultanément la recherche plein texte et la recherche multicritère. 

    Ces Gec prennent tout leur intérêt dès lors qu'elles peuvent être connectées à une Ged (Gestion électronique de documents). Les passerelles entre les deux outils ont été prévues par les éditeurs notamment vers Sharepoint et Alfresco. De même, le parapheur électronique est proposé, soit nativement dans la solution, soit en option.

    Développement spécifique

    Notons enfin que de nombreuses solutions sont évolutives. Il est ainsi possible d'opter pour un développement spécifique lorsque l'on constate une incompatibilité au niveau de la dématérialisation ou de l'archivage. 

    Et, comme le savent tous les professionnels de la gestion de l'information, les outils ne résolvent pas à eux seuls tous les défis documentaires. Les organisations désireuses d'acquérir une Gec doivent s'assurer d'une chose : il est indispensable de bien connaître le fonctionnement de l'entreprise et ses différents métiers avant de mettre en place un système de bannettes numériques. Et il est tout aussi important de bien réfléchir avant la validation d'un circuit courrier.

    <<< Télécharger le tableau comparatif des logiciels de gestion électronique du courrier (Gec) >>>

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    Au sommaire

    - Les bibliothécaires engagés en faveur de la démocratisation du numérique​
    - Du renouveau pour les bibliothèques scientifiques suisses
    - Réseau social d’entreprise : affaire de cultures​
    - L’e-réputation vue par un praticien

    DOSSIER Les belles lettres de la gestion électronique du courrier

    Votre service courrier s’est-il mis à la gestion électronique ? Son processus prend-il en compte les courriers entrants et sortants ? Les courriers internes... ? Aujourd’hui, elle est largement dépendante d’une gestion électronique du courrier (Gec) bien maîtrisée.

    Et aussi :
    - Open data : des professionnels agiles​​
    - Shadow IT : la menace fantôme ou le cauchemar pour les DSI
    - Comprendre les supports et services pour l’archivage​​
    - Gestion d’archives : des logiciels de mieux en mieux adaptés
    - Vers une charte éthique entre la LegalTech et les professions du droit
    - Favoris : applis d’aide à l’organisation
    - Portrait de Sébastien Dobrowolski, itinéraires d’un archiviste gâté
    - Attentats du 13 novembre : « Ces témoignages sont d’une force exceptionnelle... »
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