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Comment automatiser et sécuriser la gestion des factures et des bons de commande avec l’EDI ?

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    Michel Remize, le rédacteur en chef d'Archimag, ouvre les débats et plante le décor autour de l'EDI.
  • C’est à cette question, cruciale pour bon nombre d’organisations à l’heure du passage obligé à la facturation électronique, que le 9ème Focus de la rédaction d’Archimag a apporté des réponses.

    Après que Michel Remize, le rédacteur en chef d’Archimag, ait planté le décor en rappelant ce qu’est l’EDI, Emilie Sion, e-invoicing Project Manager chez GS1 France, a pris le relais en expliquant que, dans ce débat, il convenait de parler de “facture électronique”, plutôt que de “dématérialisation”. La différence ? D’un côté la facture est imprimée, envoyée par voie postale et scannée à réception pour être injectée dans une GED ou un autre système de gestion (on parle alors de “dématérialisation”), alors que de l’autre, elle est créée, envoyée et gérée intégralement de façon électronique, sans jamais être matérialisée sur papier (on parle de “facture électronique”).

     

    L’adoption de la facture électronique va s’accélérer en France.

    Le passage à la facture électronique est d’ailleurs en passe de devenir une obligation. Á partir de janvier 2017, toutes les grandes entreprises émettant des factures à destination de l’Etat et des collectivités territoriales devront s’y conformer et passer par le portail Chorus Pro. D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. 1 million d’entreprises vont être concernées par ce dispositif. L’objectif étant d’inciter toutes les autres à faire de même et à abandonner progressivement la facture papier. L’article 222 de la Loi Macron va aussi dans ce sens et vise à rendre obligatoire la réception de factures électroniques par n’importe quelle entreprise. Cette obligation entrera en vigueur progressivement dès 2017 et jusqu’en 2020.

     

    Des avantages évidents pour les entreprises  

    D’autant que les avantages promis par la facture électronique sont nombreux : réduction des coûts de traitement et de stockage, diminution de l’empreinte carbone, gain de temps pour la comptabilité qui n’a plus à manipuler de documents papier, amélioration de la fiabilité des factures et de leur suivi, réduction du risque de fraude, réduction des délais de paiement, fluidité des échanges et surtout simplification des processus pour les entreprises.
     

    L’EDI : garant de l’authenticité de la facture

    Reste à savoir comment automatiser et sécuriser l’échange de ces factures électroniques, surtout dans le cas d’une forte volumétrie. Emilie Sion a donc rappelé à l’auditoire qu’il existait trois voies de contrôle permettant de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des factures dont la signature électronique et l’EDI, que l’archivage de ces factures était obligatoire pendant dix ans et qu’elles pouvaient être hébergées n’importe où au sein de l’Union Européenne (a contrario des factures papier qui doivent être archivées en France).

     

    Zoom sur les économies réelles de la facture électronique

    C’est ensuite Sylvain Ducrocq, Ingénieur Avant-vente Comarch, qui a pris le témoin en présentant cette entreprise d’origine polonaise (le siège social est implanté à Cracovie) et sa solution e-Invoicing. Il a également tenu à préciser que l’EDI c’est “20% de technologies + 80% d’humain et de gestion de projet” et qu’il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de mettre en oeuvre ce protocole : pour quels besoins ? Quels objectifs ? Quelle volumétrie ? Avec les fournisseurs et les clients ? Les deux ? Ou seulement l’un des deux ? Selon quel planning ? Pour quels bénéfices ? Sur ce point-là, Sylvain Ducrocq s’est montré très précis. “Entre l’impression, l’envoi, le traitement, l’archivage et le reste, la facture papier sortante coûte 11,10 euros, alors que la facture électronique ne dépasse pas 4,70 euros. Soit 57% d’économie, a-t-il souligné. Pour la facture entrante, l’économie est même supérieure, puisqu’elle coûte 17,60 euros en papier et 6,70 euros en électronique. Soit un gain de 62%”. Économies financières, gain de temps, réduction des erreurs de ressaisie, meilleure traçabilité et optimisation des relations commerciale, l’EDI a tout de l’outil miraculeux.

     

    Tibelec se connecte à ses partenaires en EDI

    Ce qu’a confirmé Grégoire Duchesne, le co-DG de Tibelec, une PME de 45 personnes présente sur le marché du luminaire et des accessoires à destination des grandes surfaces de bricolage (Leroy Merlin, Weldom, Castorama, etc.). “Nous envoyons 38 000 factures par an et nous voulions réduire nos frais généraux” a expliqué le chef d’entreprise. Pour ce projet, Tibelec s’est rapproché de Comarch. “Passer à l’EDI ne s’improvise pas, a-t-il ajouté. Mais j’ai pu m’appuyer sur le responsable informatique de l’entreprise et nous avons trouvé une solution externalisée répondant à nos besoins”. Au final, seules la comptabilité et la fonction “administration des ventes” ont été impactées.

     

    Un ROI mesurable

    Aujourd’hui Tibelec est connecté en EDI par le biais de Comarch à 8 clients sur plusieurs types de message (y compris les commandes et la factures). “Sur les 38 000 factures annuelles que nous gérons, 15 000 sont envoyées par EDI, indique Grégoire Duchesne. Nous avons réussi à baisser le poids financier des envois postaux et à diminuer les coûts de traitement. Á cela s’ajoute la fiabilisation des échanges de données”.

     

    L’EDI oui, mais avec une GED derrière !

    Enfin, Maria Jakubowska, ECM Consulting Director, Comarch, a conclu ce rendez-vous en présentant les principaux avantages de la solution Comarch ECM, puis en s’attardant sur l’implémentation globale d’une GED chez deux groupes internationaux (Technicolor et BIC) pour la gestion de leurs factures fournisseurs. Une GED permet, en effet, de traiter les factures n’ayant pas pu être gérées en EDI et d’automatiser les processus autour des factures électroniques.

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