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Vu de Montréal : Est-ce déjà la fin de la dématérialisation ?

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    Peu importe la taille de l’organisme, l’enjeu est bien l’exploitation de l’information. (Photo credit: Hitty Evie via VisualHunt.com / CC BY-NC-ND)
  • Au Québec, on commence à s'interroger sur l'aspect coûteux, énergivore et chronophage de la dématérialisation documentaire...

    [De notre correspondante à Montréal] La dématérialisation ? Mais, c’est le sans-papier, comme on l’entend souvent. Peu importe, au quotidien, elle se traduit avant tout par l’abandon du papier au profit des supports numériques. La nette croissance des projets de numérisation, de conseils sans-papier ou d’adoption de plateformes collaboratives en sont le reflet.

    La dématérialisation a ses raisons : séries volumineuses, baisse des coûts, besoin d’accès rapide et sécuritaire à l’information. La vague s’étend, avec des succès indéniables ou parfois mitigés, dans des organismes publics ou privés, dans les domaines pharmaceutiques, aéronautiques ou académiques. 

    1983 et 2001 ont bouleversé la gestion des documents 

    « Ces deux années sont la base des projets réussis de dématérialisation », confirme Robert Innes, de GCI. « En 1983, c’est la loi, les organismes publics doivent implanter un calendrier de conservation. L’exemple était donné, les organismes privés ont emboîté le pas. Les processus et les outils documentaires font désormais partie de la culture organisationnelle. Différents aujourd’hui, ils ont leur empreinte dans le virage de la dématérialisation ».

    En 2001, la loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information permet entre autres de conférer la valeur juridique aux documents numériques, de garantir leur retraçage, leur pérennité et leur authentification. Elle a été un vrai catalyseur de projets de dématérialisation. 

    Des succès basés sur l’optimisation des processus 

    « Dans l’industrie, la rentabilité quotidienne est sans compromis », souligne Luc Lachapelle, chef de division à Ville-Saint-Laurent.

    Un projet de numérisation chez un grand porteur au Québec a permis de faire le suivi en temps réel de l’entretien de sa flotte d’aéronefs. Des milliers de registres ont été numérisés. Mais attention, ce projet a nécessité une approche graduelle incluant l’analyse des flux de travail, la prise en compte des normes de l’ATA (Air Transport Association of America) et la quantification des efforts. Cela va de soi, le sans-papier est plus facile à mettre en place quand l'environnement est réglementé (structures de classification, métadonnées, langage contrôlé). Toutefois, trop réglementer n’est pas mieux non plus.

    Peu importe la taille de l’organisme, l’enjeu est bien l’exploitation de l’information. C’est le cas du ROPMM (Regroupement des organismes de promotion du Montréal métropolitain), une OBNL (organisation à but non lucratif), qui a fait le saut à 90 % vers le sans-papier. Après analyse et simplification des processus d’affaires, mise en place d’une gouvernance de l’information et de règles de traitement rigoureux des documents électroniques, Anne Pelletier, la directrice, est en mesure de repérer n’importe quel document depuis son application collaborative. 

    Chez Scolab, une firme de développement de logiciels éducatifs, Philippe Choinière, cofondateur et directeur de la création, est fier, depuis 2006, d'avoir fait partie des premiers à utiliser la version bêta de Google Apps.

    « Depuis, toute la documentation technique et celle reliée aux processus d'affaires y sont. Ses forces : collaborer en temps réel et à distance, structurer et clarifier l'information, soigner les métadonnées, opter pour des applications flexibles et propices à la création d’idées (RealtimeBoard), enraciner la rigueur, impliquer les employés et entretenir la confiance ».

    La dématérialisation ne sera jamais un but en soi

    Trois raisons peuvent justifier la numérisation selon Luc Lachapelle :

    • la durée de conservation ;
    • la fréquence d’utilisation ;
    • la décentralisation.

    Sinon, c’est jeter l’argent par les fenêtres ! Inverser l’approche, les processus avant le numérique, voilà l’option gagnante. 

    « Les technologies changent les façons de travailler, mais il faut les gens pour gérer ces transformations », écrit Jessica Lombardo, de l’AIIM.

    Hé oui ! Sensibiliser, former et accompagner, font partie des succès de la dématérialisation. 

    Moins de dématérialisation au profit de la gestion native 

    Hormis le besoin évident de conservation et d’exploitation d’archives historiques ou de vastes séries documentaires, la dématérialisation, coûteuse, énergivore et chronophage, va-t-elle durer ? La foison d’excellentes applications informatiques et l’effort porté sur le traitement des documents électroniques natifs vont assurément diminuer l’utilisation des supports analogiques et favoriser l’optimisation des processus d’affaires. Cette transition encore latente pourrait devenir une rupture d’innovation surprenante !

    Élisabeth Lavigueur

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