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Gestion documentaire : quatre solutions au banc d'essai

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    Il n’est pas rare d’enrichir une autre solution open source dont le courrier ne serait pas le point fort, telle qu’Alfresco, avec la Gec de Maarch. Ces deux solutions se complètent d’ailleurs parfaitement. (andreas.klodt via VisualHunt.com / CC BY-NC-SA)
  • Les documents sont le sang d'une entreprise. Porteurs d'informations, ils circulent de cellule en cellule, c'est pourquoi conserver leur intégrité tout au long de leur cycle de vie est un véritable défi. Archimag a choisi de comparer quatre solutions dont c'est la raison d'être. Open source ou propriétaire, elles sont dédiées à la gestion documentaire et destinées à des projets précis : Alfresco, Maarch, Nuxeo et Sharepoint. (avec un tableau comparatif en fin d'article) 

    Alfresco

    Alfresco est considérée comme le leader de la Ged (Gestion électronique de documents) open source et distribué sous deux versions : Community, sous licence libre, qui dispose d'une communauté active, et Entreprise, avec abonnement.

    Selon Aline Habert, consultante pour Serda Conseil, le grand intérêt d'Alfresco réside dans sa façon d'organiser l'information : « Cette solution offre un cloisonnement de l'information selon différents sites (services ou directions), explique-t-elle ; cela permet de créer un plan de classement propre à chaque site et d'éviter une gestion de profils ou droits trop complexe ».

    Idéale, donc, pour les grandes structures, Alfresco est d'ailleurs très présente dans le secteur public (collectivités locales, etc.). Disposant de nombreux connecteurs métier et pouvant ainsi s'adapter au besoin de chaque organisation, elle est un peu plus facile à prendre en main que son concurrent Nuxeo, mais souffre d'un gros désavantage : une bascule compliquée de sa version open source vers sa version payante.

    Ce que confirme Florent Pailleux, consultant chez Oceane Consulting : « Ces deux versions sont très différentes, explique-t-il ; décider un jour de passer de la version open source à la version payante implique une grosse performance technique. Les projets open source devront pratiquement être refaits ».

    Enfin, s'il est possible de gérer du courrier grâce au simple workflow d'Alfresco, ce n'est pas son point fort, un outil dédié étant préférable (voir Maarch).

    Maarch

    Le gros atout du français Maarch est son module de Gec (Gestion électronique du courrier) qui constitue le point d'entrée de sa Ged, et duquel découle tout le traitement de l'information. Il n'est donc pas rare d'enrichir une autre solution open source dont le courrier ne serait pas le point fort, telle qu'Alfresco, avec la Gec de Maarch. Ces deux solutions se complètent d'ailleurs parfaitement. 

    Et alors qu'un accompagnement semble généralement impératif pour le paramétrage de ce type de plateforme, la configuration de Maarch est beaucoup plus simple. « Maarch dispose de fonctions avancées notables telles qu'un parapheur électronique, commente Florent Pailleux ; en revanche, son interface est vraiment “old school” ». 

    À noter également que, tout comme Alfresco, Maarch est très présent dans le secteur public. 

    ​Nuxeo

    Nuxeo est une application open source d'origine française très performante pour la gestion de grosses volumétries de contenus. Tout comme Alfresco, elle est ouverte à tous types de formats de données structurées et non structurées. 

    Son défaut : une utilisation impossible sans paramétrages ni configuration. Ce que confirme Florent Pailleux : « Nuxeo est une fausse application open source, explique-t-il ; son code est mis gratuitement en ligne, mais il est tellement compliqué que l'éditeur se rattrape derrière en vendant du service ». C'est dans cet esprit que Nuxeo a développé son outil de configuration Studio, disponible moyennant une redevance et un contrat de support possible de l'éditeur. « Si le Studio nécessite lui aussi de sérieuses compétences techniques, poursuit Florent Pailleux ; le client peut quasiment en faire une application métier ». 

    À noter : en très bonne forme, Nuxeo a annoncé avoir levé 10 millions de dollars en juin auprès du fonds britannique Kennet Partners, et 20 millions de dollars, mi-septembre, auprès de la banque d'affaires américaine Goldman Sachs.

    Sharepoint

    Sharepoint, qui ne se définit pas comme une Ged (dixit Microsoft), est un module d'Office 365 dédié au collaboratif et à l'intra-extranet. 

    « Sharepoint est l'outil idéal pour bâtir un réseau social d'entreprise, poursuit Aline Habert ; l'application a été spécialement pensée pour le travail partagé ». 

    Et si Sharepoint a l'avantage de s'intégrer parfaitement aux outils Office (heureusement !), il souffre de deux gros points faibles : l'absence de connecteurs CMIS lui permettant de se connecter avec des modules extérieurs ainsi qu'un coût d'acquisition, de maintien et de mise en oeuvre très élevé. En matière de worflows, ceux proposés nativement par Sharepoint sont plutôt simples, c'est pourquoi la solution s'avèrera beaucoup plus performante avec des développements spécifiques. 

    Enfin, si la gestion de courrier n'est pas non plus son fort, Sharepoint dispose comme Alfresco d'une organisation « par site et bibliothèque » intéressante pour la structuration de l'information.

    <<< Pour télécharger le tableau comparatif, cliquez-ici >>>

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    Au sommaire

    - Rentrée 2016 : les formations se mettent à jour
    - Ifla 2016 : rendez-vous actif des bibliothécaires du monde
    - La dématérialisation, est-ce déjà la fin ?​
    - Logiciels de gestion de projet collaborative : le grand bond en avant !

    DOSSIER Métiers de l’information : visages de la francophonie

    Et si l’on élargissait notre horizon ? En France, archivistes, bibliothécaires, documentalistes, veilleurs ont des identités souvent bien arrêtées, parfois des racines historiques profondes, mais qu’en est-il au-delà des frontières ?

    Et aussi :
    - Face à la fraude documentaire, des outils pour réagir
    - La gratuité, c’est le vol
    - Open access, une voie royale pour le partage de la connaissance​​
    - Gestion documentaire : quatre solutions au banc d’essai
    - Accueillir des publics dans les services d’archives
    - Les nouvelles obligations pour la cession de droits d’auteur
    - Applications de sécurité pour smartphone
    - Portrait de Gaëlle Béquet, Madame les Présidentes
    - Déconnexion numérique pour (presque) tous !
    + Archimag store et Archi...kitsch

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