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3 questions à un expert de la GED collaborative

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    Portail Collaboratif
    La plateforme numérique Jalios s'intègre parfaitement avec Outlook, Notes, Office 365 et Google Docs.
  • Qu’est-ce que la GED collaborative ?

    Depuis longtemps, la gestion électronique documentaire (GED) a offert des fonctionnalités limitées sur l'acquisition, l'accès, le traitement et la diffusion des documents au sein des processus métier. Des fonctionnalités qui, aujourd'hui, ne suffisent plus pour répondre aux nouveaux usages participatifs que l´on observe dans les entreprises ces dernières années. En effet, les salariés adeptes des réseaux sociaux dans leur vie personnelle, prennent de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow.

    Donner son avis sur le contenu d'un document, suivre les lecteurs d'un document, coéditer et partager le document avec les membres de son équipe projet sont les nouveaux usages apportés aujourd’hui par les solutions de GED collaborative pour couvrir ces nouvelles pratiques de communication et de collaboration.

    Quelle est la valeur apportée par la  GED collaborative ?

    L'observation des nouvelles pratiques participatives montre que les collaborateurs ne font plus souvent usage des outils déployés par l'entreprise, car jugés trop orientés processus. Ils s'intéressent de plus en plus à la réalisation de leurs tâches de la manière la plus simple possible pour eux, avec des outils souvent externes, et peu importe ce qu'adviennent les contenus produits.  Cette forme de communication fragmente l'information, elle se perd dans le temps à la limite de l'outil utilisé. Ainsi, comme le souligne Bertrand Duperrin, la collaboration en entreprise est devenue jetable.

    La GED collaborative propose tous les fonctionnalités simplifiées requises pour le versement et le traitement des documents au sein des flux de travaux : par exemple, l’archivage et la validation des factures fournisseurs par plusieurs acteurs du processus achat. Elle propose aussi des fonctionnalités pour le partage et l’accès rapide aux documents par une recherche multifacette. Elle apporte également toutes les options de communication et de contribution attendues par les utilisateurs, notamment la possibilité d'enrichir un document par les commentaires, d’éditer simplement les documents, de valoriser le contenu d'un document par la notion de vote, de recommander le document à une personne interne ou externe à l'entreprise, de suivre les lecteurs d'un document. Avec la GED collaborative, le document passe du simple support d´information au support de l'initiative collaborative dans l'entreprise. Le document permet à plusieurs personnes mobilisées face à une problématique ou une situation donnée de véhiculer l'information et disposer des données nécessaires à la prise de décision.

    La GED Collaborative permet donc, sur la base d’un bénéfice d’efficacité individuelle d’aller vers plus de performance collective au service d’une meilleure gestion de la connaissance.

    Comment la GED collaborative ​s’intègre-t-elle à l'environnement de travail numérique des collaborateurs ?

    Pour permettre aux entreprises de gérer leur capital immatériel comme un actif stratégique tout en ayant une possibilité de capitaliser l'information, de nombreux éditeurs comme Jalios proposent des Digital Worplace, solutions intégrées tout-en-un : Réseau Social d’Entreprise / Gestion Electronique de Documents / Communication / Collaboration / Portails personnalisés, et récemment le Social Learning.

    Le Réseau Social d’Entreprise permet de mettre des collaborateurs en relation et de trouver les bonnes personnes face à une situation donnée. Des personnes qui vont s’organiser en groupe de travail de façon ponctuelle autour des sujets de leurs intérêts, produire et partager des contenus sur des sujets ponctuels. Des contenus qui sont ensuite capitalisés avec les nouvelles fonctionnalités de la GED collaborative. Les échanges entre deux collaborateurs sur un outil de communication instantanée, Webchat par exemple, vont être capitalisés de sorte à ce que l'on puisse toujours retrouver ce qui c'était dit. Un RSE associé à la GED collaborative a l'avantage de contribuer à la réduction de l'utilisation de la messagerie Mails entre les collaborateurs. Ils peuvent converser librement avec les outils de leurs choix sur le réseau social d'entreprise avec possibilité de capitaliser les contenus générés.

    Le problème majeur d’une plateforme numérique de travail reste celui du partage des contenus et de l’interopérabilité avec les outils déjà existants dans l’entreprise. Fort heureusement, nombreux éditeurs de solutions de GED collaborative offrent des interfaces pour s’intégrer avec d’autres solutions complémentaires pour réduire la dépendance des entreprises des fournisseurs hégémonistes. La plateforme numérique Jalios s’intègre par exemple parfaitement avec Outlook, Notes, Office 365 et Google Docs. Objectif : plus d’interopérabilité !

     

    Benjamin Nkoud
    Consultant-Expert
    Jalios

    NKoud.jpgConsultant GED parfaitement trilingue (Français, Allemand, Anglais), Benjamin Nkoud a réalisé pendant plus de 10 ans de nombreux projets GED à l'international et acquis une notoriété sur ce marché en France et en Allemagne. Depuis plus d'un an, il enrichit son expertise de la GED traditionnelle d'un nouveau savoir-faire, la GED Collaborative, au travers du pilotage de projets d'Intranet collaboratif et réseaux sociaux d’entreprise.

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