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Vu de Montréal : Gestion de l'information et législation, quand les lois dictent les façons de faire

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    Qu’il s’agisse d’infonuagique, de plateformes collaboratives ou de coffres-forts numériques, ces lois sont-elles adaptées ? (Photo via Visualhunt)
  • Trente ans après l'adoption de lois sur la gestion des documents au Québec, quel est l'impact de ce dispositif réglementaire sur les pratiques des organisations ?

    [De notre correspondante à Montréal] Plus de 80 % des organismes publics au Québec possèdent un système de gestion des documents. En clair, ils ont élaboré un calendrier de conservation, un plan de classification, une gouvernance de l’information et informatisé le tout. Quel est le point commun à tous ces organismes ? L’application de la loi sur les archives et des lois associées. Trois décennies plus tard, quels en sont les impacts sur les pratiques documentaires au Québec ? 

    L’empreinte révolutionnaire de la loi sur les archives 

    En 1983, la loi sur les archives et la loi sur la protection des renseignements personnels marquent un tournant majeur dans la gestion des documents des organismes publics. En effet, ces derniers ont l’obligation d’élaborer un calendrier de conservation qui doit être approuvé par BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec). Cette loi a eu quatre impacts notoires sur le milieu des archives, mentionne Daniel Ducharme, archiviste-conseil à BAnQ :

    • impact législatif qui a forcé la transformation de lois connexes ;
    • impact organisationnel obligeant les organismes publics à se doter d’un <puce>cadre normatif en gestion des documents ;
    • impact économique qui a impliqué la réduction phénoménale de coûts et favorisé l’embauche des professionnels ;
    • impact socioculturel qui a permis l’enrichissement du patrimoine archivistique du Québec. 
    • l’empreinte mitigée de lois similaires pour les organismes privés 

    Catherine Nadeau, directrice gestion de l'information et administration de la preuve électronique chez KPMG, souligne que sans cette obligation légale, leur calendrier des délais de conservation n’est pas ou peu appliqué. Tant que cela ne fait pas mal, affirme Catherine Nadeau, il ne se fera pas grand-chose. Par contre, dans le privé, on ne badine pas avec la réputation, la cybersécurité ou la menace de poursuite et, si le risque est là, on passera aux actes. C’est le cas avec la loi sur la protection des renseignements personnels qui est plus coriace et les amendes peuvent être salées, ajoute-t-elle. La compagnie Target l’a appris à ses dépens suite au piratage de 40 millions de comptes personnels.

    L’application timide de la loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information 

    Enfin, elle est arrivée ! La loi concernant le cadre juridique a reçu un accueil favorable. Moyennant la mise en place de mécanismes technologiques, de procédures et la production d’un écrit documentant tout le processus, elle permet de soustraire le support devenu neutre et de reconnaître la valeur juridique du document numérique. Sur le terrain, qu’en est-il ? Ce n’est pas si évident quand il faut à la fois garantir l’authentification, la pérennité, la traçabilité et l’intégrité de ces documents. De plus, les différents acteurs impliqués (professionnels de l’information, archivistes, informaticiens ou avocats) n’ont pas toujours la même lecture de ces obligations. Cela dit, l’impact a été extraordinaire puisque les méthodes de travail (traitement de l’information et gestion des processus) ont été revues et innovées. Cette loi joue un rôle essentiel dans les projets de numérisation et a renforcé la convergence avec les lois précédentes, confirme Daniel Ducharme. 

    Incitation et coercition

    La loi sur les archives, ajoute Daniel Ducharme, n’est pas coercitive, mais incitative, car elle permet d’accompagner et de soutenir gratuitement les organismes publics plutôt que de les punir. L’approche de BAnQ est capitale et unique au monde. Intégrée, elle prend en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, quel que soit leur support. Les deux lois sur la protection des renseignements personnels sont plus coercitives. Les organismes publics doivent produire un plan de classification et des fichiers de renseignements personnels, c’est exigeant. Mais, qui dit plan de classification implique l’amélioration de la gestion de l'information, on est gagnant !

    Malgré les lois ou grâce aux lois ? 

    Qu’il s’agisse d’infonuagique, de plateformes collaboratives ou de coffres-forts numériques, ces lois sont-elles adaptées ? La réponse est négative, car, on le sait bien, elles n’anticipent pas. Cela dit, des recommandations plus collées à la réalité ont été faites au législateur. Les lois se conjuguent sans conteste avec des contraintes. Ça fait mal pendant et on regrette finalement de ne pas l’avoir fait plus tôt ! Avouons-le, grâce à elles la gestion de l’information et des documents a connu un bel essor. Bilan positif, gardons le cap !

    Élisabeth Lavigueur
    Infocycle

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