Article réservé aux abonnés Archimag.com

Lexique : les acronymes de la démat'

  • keyboard-824317_1920.jpg

    SAE, KM, Lad, des acronymes de plus en plus utilisés dans le domaine de la démat' mais qui méritent des éclaircissements. / geralt , Pixabay
  • Se lancer dans un projet de dématérialisation correspond souvent à la découverte d’une nouvelle langue composée d’acronymes obscurs. Archimag vous propose ce lexique qui vous permettra d’y voir plus clair dans ce jargon opaque, et ainsi de mieux visualiser le parcours du document dans l’entreprise.

    BI - Business intelligence ou Informatique décisionnelle

    La BI est la rencontre de l’informatique et du management, puisqu’elle désigne l’ensemble des moyens, outils et méthodes permettant d’analyser rapidement des données hétérogènes pour offrir une vue d’ensemble d’un secteur à un décideur et l’aider dans sa prise de décision.

    BPM - Business process management ou Gestion des processus métier

    Le BPM est un projet global et...

    ...stratégique qui place les processus métier au centre de la réflexion afin de les modéliser puis de les optimiser et de les automatiser autant que possible grâce à des applications métier.

    CMS - Content management system ou Système de gestion de contenu

    Un CMS permet de créer, de gérer et de mettre à jour un site internet sans avoir recours à du code informatique puisque l’interface graphique est totalement indépendante du contenu publié.

    Grâce à son système de workflow, il permet notamment la collaboration de plusieurs utilisateurs sur un même document, la création d’une chaîne de publication ainsi que l’attribution de rôles et permissions (administrateur, contributeur, etc.).

    CRM - Customer relashionship management ou Gestion de la relation client

    L’objectif d’un CRM est d’optimiser la qualité de la relation client. Il permet à l’organisation d’améliorer sa connaissance des clients et des prospects pour anticiper et gérer au mieux leurs besoins. Multicanal, il historicise les interactions, centralise les coordonnées et préférences.

    Le CRM permet donc de fidéliser, d’attirer de nouveaux clients et d’augmenter le revenu qu’ils génèrent.

    Dam - Digital asset management ou Gestion des ressources numériques

    Le Dam est considéré comme une sous-catégorie de l’ECM puisqu’il s’agit d’un dispositif technologique permettant de stocker, de classer, de gérer et de partager des ressources numériques (images, vidéos, sons, PDF, etc.).

    Il assure la prise en charge de chaque fichier, depuis son acquisition par l’organisation, jusqu’à son archivage ou sa destruction.

    ECM - Enterprise content management ou Gestion de contenu d’entreprise

    Si la Ged gère les documents, elle vient donc s’inclure dans l’ECM, qui se charge de la gestion de l’ensemble des contenus d’une organisation. « Contenu » a ici le sens d’information, structurée (issue d’une base de données) et non structurée (texte brut, courriels, contrats, etc.). Elle aussi assure les phases d’acquisition, d’indexation, de stockage, de recherche, ou encore d’archivage, en lien avec les processus métier.

    EDI - Échange de données informatisé

    L’EDI vise à automatiser le traitement de l’information. Il s’agit d’un échange automatique de documents commerciaux (commandes, avis d’expédition, factures, etc.), d’ordinateur à ordinateur, dans un format électronique standard.

    Il garantit ainsi la rapidité, la fiabilité et une réduction des coûts de ces transactions puisqu’il ne nécessite aucun traitement humain, source potentielle d’erreur et de ralentissement de la chaîne de traitement, sur les documents.

    ERP - Enterprise ressource planning ou Progiciel de gestion intégré

    Un ERP est un progiciel rassemblant un groupe de modules dans une base de données unique permettant de gérer toutes les informations et processus opérationnels d’une organisation. Concrètement, il homogénéise le système d’information dans un outil unique qui peut couvrir différents domaines de gestions (par exemple : comptabilité, stocks, achats, ventes, etc.).

    Gec - Gestion électronique du courrier

    La Gec est une branche de la Ged entièrement dédiée à la dématérialisation et au traitement des courriers papier et électroniques depuis leur arrivée dans l’organisation jusqu’à leur archivage définitif, en passant par leur indexation ou encore leur classement.

    Elle permet donc de fluidifier le traitement des trois types de correspondance : gestion du courrier entrant, sortant et interne.

    Ged - Gestion électronique des documents

    Une Ged est un ensemble d’applications permettant de gérer et organiser les documents produits dans une organisation. Capable de prendre en charge les différentes étapes de la chaîne de traitement d’un document (acquisition, traitement, stockage, diffusion) une Ged permet de maîtriser les flux de documents, d’améliorer leur traçabilité, leur circulation et leur traitement.

    ICR - Intelligent character recognition ou Reconnaissance intelligente de caractères

    La technologie IRC est comparable à l’OCR, mais elle dispose d’une technique de reconnaissance de caractères manuscrits et d’un mécanisme d’apprentissage qui lui permet d’améliorer constamment ses performances en intégrant de nouveaux caractères (styles, polices, etc.). 

    L’ICR est donc idéal pour l’extraction des textes contenus sur des chèques, des formulaires, des enveloppes, etc.

    KM - Knowledge management ou Gestion des connaissances

    Le KM est une démarche stratégique qui vise à exploiter de façon optimale les savoirs créés au sein d’une organisation ou acquis par elle de l’extérieur. Il s’agit d’un ensemble d’outils et de méthodes visant à identifier les connaissances dans l’organisation pour les organiser, les partager et ainsi les capitaliser.

    Lad - Lecture automatique de document

    Derrière la Lad se cachent trois technologies (Rad, OCR et IRC) permettant de segmenter, de lire, et d’extraire automatiquement des informations contenues dans des documents papier numérisés pour que des logiciels bureautiques ou une Ged puissent ensuite les traiter.

    Pim - Product information management ou Gestion des informations produits

    Le Pim est utilisé par les services marketing pour centraliser l’ensemble de l’information détenue sur un produit afin de pouvoir ensuite la partager avec les consommateurs.

    Il évite ainsi que des informations erronées puissent circuler sur les produits d’une entreprise, un écueil pouvant avoir de lourdes répercussions juridiques, techniques, commerciales ou marketing.

    OCR - Optical character recognition ou Reconnaissance optique de caractères

    L’OCR est une technologie permettant de reconnaître et d’extraire le texte imprimé contenu dans une image (photo numérique, formulaire scanné, PDF, etc.) en un fichier texte qui pourra ensuite être sauvegardé, interrogé, exploité et enrichi numériquement.

    Rad - Reconnaissance optique de documents

    La Rad est une technique d’identification automatique de documents ou d’un type de documents réalisée à partir de leur image numérique. Elle permet ensuite un classement de ces images numérisées et leur envoi dans une Ged pour traitement.

    RM - Records management ou Gestion des documents d’activité

    Le RM relève d’une décision stratégique et d’une démarche méthodique portée par le management qui vise à organiser efficacement et systématiquement les documents ou données de tous formats dotés d’une certaine valeur juridique et pouvant servir à tout moment à justifier de son activité.

    L’organisation peut ainsi disposer des documents archivés pour répondre en cas de besoin à des exigences légales, à se protéger en cas de litige, ou encore à préserver sa mémoire.

    RSE - Réseau social d’entreprise

    Un RSE est une plateforme sociale sécurisée regroupant différents membres d’une organisation, depuis laquelle ils peuvent intégrer des communautés, se connecter à d’autres membres, et partager des informations.

    À l’image d’un réseau social grand public, l’utilisateur d’un RSE dispose d’un profil qu’il peut enrichir pour faciliter l’identification et la mise en relation (expertise, centres d'intérêt, etc.). Il vise la collaboration au sein de l’organisation.

    SAE - Système d’archivage électronique

    Comme la Ged, le SAE est lui aussi un outil de gestion de contenu, dédié cette fois-ci à au recueil, au classement, à la conservation, et à la restitution des documents numériques d’une entreprise. Le SAE garantit l’intégrité, la pérennité, la sécurité et la traçabilité des données déposées.

    Les archives déposées dans un SAE peuvent être consultées à tout moment.

     

    Cet article vous intéresse? Retrouvez-le en intégralité dans le magazine Archimag !

    archimag-205
    Les lecteurs ne les connaissent pas, ils sont pourtant bien là : les directeurs de bibliothèque. En bibliothèques de lecture publique ou universitaires, ce sont eux qui donnent le cap, motivent les équipes, tiennent les budgets.
    Acheter ce numéro  ou  Abonnez-vous

    À lire sur Archimag

    Le Mag

    Tout Archimag, à partir de 9,50 €
    tous les mois.

    Le chiffre du jour

    C'est le nombre d'avis émis par la Commission d'accès aux documents administratifs depuis 1978.

    Recevez l'essentiel de l'actu !