Publicité

Konica Minolta intègre un composant coffre-fort numérique à ses multifonctions

  • visuel_konica-0.jpg

    (Konica Minolta)
  • [PUBLI-REDACTIONNEL] L’archivage à valeur probatoire des documents numériques est essentiel pour les entreprises pour trois raisons fondamentales : la production de preuves en cas de litige, les contrôles fiscaux et sociaux, et la protection du patrimoine de l’entreprise. D’où l’importance de disposer d’une solution adaptée. D’autant qu’aujourd’hui, il est parfaitement possible de se débarrasser des originaux papier.

    Un cadre légal entoure désormais la copie numérique en France. Se débarrasser du papier n’est donc plus une lubie, mais une véritable « possibilité ». Ainsi, l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 à introduit la notion de copie fiable dans le nouvel article 1379 du Code civil. À cela s’ajoute la norme NF Z42-026 offrant aux organisations un cadre technique leur permettant de détruire les originaux papier au profit d’une conservation électronique.

    La solution selon Konica Minolta

    Sachant qu’il existe désormais un cadre pour les entreprises souhaitant s’affranchir du papier, Konica Minolta s’est entouré d’experts du numérique pour analyser ce contexte et proposer une solution packagée afin que les entreprises puissent numériser leurs documents et les conserver dans un composant coffre-fort numérique à des fins probatoires.

    Comment ça marche ?

    Cette solution s’appuie sur un multifonction Konica Minolta préalablement calibré sur lequel l’opérateur de numérisation doit d’abord s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. Celle-ci peut se faire directement depuis l’écran tactile du multifonction, en choisissant le type de document (par exemple : facture), l’année, le nom du client et en appuyant sur Start. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction. Le logiciel intégré effectue, en effet, un calcul d’empreinte et un hachage du document. Une première sur le marché.

    Normes, labels et certification

    Un cachet électronique qualifié et un horodatage certifié (preuve du dépôt et de la date) sont ensuite appliqués au document numérisé, avant qu’il ne soit transféré de manière cryptée (grâce au protocole TLS 1.2) dans un composant coffre-fort numérique labellisé par la FNTC et conforme à la norme AFNOR NF Z42-020, lui-même hébergé au sein d’un datacenter français certifié ISO/CEI 27001.

    Un service d’audit juridique

    Konica Minolta fournit également une convention de numérisation permettant au chef d’entreprise de documenter son processus global de dématérialisation des documents papier (et de se conformer à la norme AFNOR NF Z42-026), ainsi qu’un service en ligne d’audit juridique permettant aux entreprises de savoir quels documents elles peuvent légalement détruire.

     


    Contact

    Konica Minolta Business Solutions France

    365-367 route de Saint-Germain

    78424 Carrières-sur-Seine Cedex France

    Tél. : 0825 120 123

    À lire sur Archimag

    Le chiffre du jour

    C'est le nombre de documents relatifs aux attentats du 13 novembre 2015 et mis en ligne sur le site des Archives municipales de Paris.

    Recevez l'essentiel de l'actu !

    Le Mag

    Tout Archimag, à partir de 9,50 €
    tous les mois.