Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l'exception, sauf, bien sûr, en cas de désaccord du salarié. Le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016 fixe, par ailleurs, les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité et les conditions d'accessibilité du bulletin de paie dans le cadre du compte personnel d'activité (CPA).
Le bulletin de paie électronique devient le principe
Ainsi, rappelons que pour pouvoir remettre un bulletin de paie électronique, l'employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d'opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l'embauche) et fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié (pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié). Autre nouveauté : le bulletin de paie électronique est accessible dans le cadre du service associé au CPA, afin que le titulaire puisse consulter tous ses bulletins de paie électroniques.
Gestion 100% électronique : l’entreprise à tout à y gagner
Aujourd’hui donc, rien ne s’oppose à la digitalisation des bulletins de paie, même si le salarié peut être récalcitrant et exiger aussi une transmission au format papier. L’entreprise, elle, a pourtant tout à y gagner. D’autant qu’aujourd’hui, la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traités de façon électronique. Aussi, pour éviter les impressions et réimpressions inutiles, une gestion totalement électronique s’impose.
Coffre-fort numérique + signature électronique : le “tandem” gagnant
Pourquoi s’enquiquiner avec du papier et des envois postaux pour signer un contrat de travail ou un avenant à celui-ci, quand tout est réalisable à distance, en ligne, sur ordinateur, tablette ou smartphone, par le biais d’un coffre-fort numérique et d’une solution de signature électronique ? La question se pose également pour tous les documents liés à la vie du salarié (attestation de la mutuelle d’entreprise, notice d’informations sur l’ouverture d’un plan d’épargne entreprise, etc.). Toutes les TPE et les PME auraient beaucoup à y gagner.
Le bulletin de paie ne suffit pas
Cependant, il est illusoire de penser qu’elles réaliseront d’importantes économies en optant pour une simple dématérialisation des bulletins de paie. Les dépenses seront simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique. Il n’agit pas là d’un poste d’économie directe. Toutefois, si l’entreprise décide de lier aux bulletins d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.), dans ce cas alors, le ROI peut devenir très intéressant. Surtout quand le coffre-fort numérique est associé à une solution de signature électronique.
La signature électronique : une forte valeur ajoutée pour les DRH
La signature électronique est un vrai “plus” pour les DRH, notamment pour les entreprises dotées de nombreux sites distants. Pour les contrats de travail, la valeur ajoutée saute aux yeux. Il suffit de créer ce contrat avec ses outils bureautiques classiques, de cibler les personnes concernées et de leur envoyer une demande de signature par mail (il s’agit d’un lien). Après avoir cliqué sur le lien, elles se connectent automatiquement à un portail et reçoivent un code par SMS permettant de signer et de valider le contrat. Pour les circuits de validation complexes, sachez qu’il est possible d’aller jusqu’à + de 5 signatures différentes sur un même document. Dans ce cas précis, l’économie en termes de temps et de coûts est réelle et mesurable. Et il y a une vraie demande en ce sens… D’autant que cette solution peut être déployée rapidement (en 48h) grâce à des formules comprenant un certain nombre de crédits de signatures (10, 20, 100, 1000, etc.).
Et les coûts ?
Pro Archives Systèmes propose également une solution de coffre-fort numérique certifiée NF Z 42-20, sous forme de forfait lié, non pas au nombre de coffres-forts déployés, mais à la volumétrie stockée (capacité et nombre de documents). Ici, c’est le contenu qui prime. Á cela s’ajoute des coûts d’intégration, mais le modèle économique a été simplifié au maximum. Pro Archives Systemes est également en phase de test pour s’interconnecter avec la plateforme électronique du CPA qui constitue l’une des portes d’entrée des salariés. Celui-ci pourra donc accéder à ses bulletins de paie électroniques soit via son coffre-fort numérique (fourni par ProAS) soit par le biais de son CPA. Cette fonctionnalité sera opérationnelle en tout début d’année prochaine.
Mickaël SANSIQUIER
Chef de produits numériques
PRO ARCHIVES SYSTEMES
L'information est aujourd'hui de plus en plus produite, diffusée, sécurisée et pérennisée sous une forme numérique. La logique de l'archivage doit être intégrée dans le cadre complet du cycle de vie de l'information, dès sa création. Les solutions numériques sont en constante évolution, tout comme les normes & réglementations. Ma fonction de Business Consultant Digital consiste à intervenir auprès de nombreux clients afin de les aider dans leur transformation numérique, dont la dématérialisation des documents RH fait partie intégrante…
