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Factures fournisseurs : bien mener son projet de démat

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    Le principal enjeu d’un projet de facture digitalisée correspond en réalité à celui de la digitalisation d’un processus métier, qui aura été préalablement optimisé. (Pixabay/FirmBee)
  • Numérisation, Lad/Rad, Ged, référentiel, workflow, portail, EDI… Autant de termes que de transformations, d’outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments sont constitutifs d’un projet de dématérialisation de factures fournisseurs et doivent être clairement définis et rigoureusement développés. Roadmap, principes clés et bonnes pratiques.

    À l’aune des récents textes législatifs, comme la loi Macron concernant la facturation électronique entrante et les nouvelles modalités de numérisation, les entreprises sont amenées à accélérer leur transformation digitale. Cette transformation s’intègre dans une stratégie globale qui impacte leur fonctionnement et fait émerger de nouvelles habitudes de travail. Elle implique un projet d’organisation fort mêlant constats, décisions et solutions.

    Le prérequis à toute démarche de dématérialisation fiscale est l’identification des flux ou typologies de factures. Il est primordial de se concentrer sur des flux de factures dites simples et homogènes, de prestations ponctuelles ou récurrentes, d’une volumétrie suffisante, et associées chacune à un identifiant, qu’il s’agisse d’un bon de commande ou d’un contrat.

    Pour pouvoir mettre un projet en place dans des conditions optimales, une volumétrie de 30 000 factures physique par an et par type recensé est nécessaire

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    L’association à un identifiant est la condition sine qua non dans un projet de dématérialisation. Sans cela, les informations ne peuvent être rapprochées.

    Pour les typologies ne répondant pas à ces critères, il faut savoir trouver des modes de traitement alternatif : par exemple, intégrer les notes de frais dans un logiciel de gestion dédié.

    Digitalisation d’un processus métier

     

    Le principal enjeu d’un projet de facture digitalisée correspond en réalité à celui de la digitalisation d’un processus métier, qui aura été préalablement optimisé. Cette optimisation, par le workflow, consiste en la suppression des tâches redondantes et à faible valeur ajoutée. L’objectif est la....

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