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Coffre-fort numérique et signature électronique : les deux nouveaux alliés de la gestion RH

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    Désormais donc, rien ne s’oppose à la digitalisation des bulletins de paie. Les organisations ont même tout à y gagner (Freepik).
  • Que ce soit dans le privé ou dans le public, la dématérialisation est en train de devenir la norme. Désormais les bulletins de salaires, les contrats de travail, les attestations employeurs et bien d’autres documents RH se digitalisent. Législation à l’appui. Dans ce nouveau paysage, le coffre-fort numérique et la signature électronique ont un rôle important à jouer.

    Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l'exception, sauf, bien sûr, si le salarié n’est pas d’accord. Par ailleurs, le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016 fixe les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité (pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié) et les conditions d'accessibilité du bulletin de paie dans le cadre du compte personnel d'activité (CPA).

    Se passer du papier ? Chiche !

    Désormais donc, rien ne s’oppose à la digitalisation des bulletins de paie. Les organisations ont même tout à y gagner. D’autant que la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traités de façon électronique. Aussi, pour éviter les impressions et réimpressions inutiles, mais aussi les déplacements inopportuns, une gestion totalement électronique s’impose. En effet, pourquoi s’enquiquiner avec du papier et des envois postaux pour signer un contrat de travail ou un avenant à celui-ci, quand tout est réalisable à distance, en ligne, sur ordinateur, tablette ou smartphone, par le biais d’un coffre-fort numérique et d’une solution de signature électronique ? La question se pose également pour tous les documents liés à la vie du salarié (attestation de la mutuelle d’entreprise, notice d’informations sur l’ouverture d’un plan d’épargne entreprise, etc.).

    Signer électroniquement son contrat de travail, c’est pour quand ?

    La signature électronique constitue une vrai “plus” pour les DRH, notamment pour les entreprises multi-sites. Si les contrats de travail et leurs avenants sont les principaux documents concernés, les contrats d’intérim sont également dans le viseur de la signature électronique, ainsi que les entretiens annuels et les entretiens de carrière (tous deux ans dans certaines sociétés). Avec la signature électronique, l’entreprise peut gagner en productivité et en souplesse, simplifier et accélérer les procédures et afficher sa modernité. Sans compter que si elle décide de lier aux bulletins de salaire électroniques d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.), le retour sur investissement peut devenir très intéressant. Surtout quand le coffre-fort numérique y est associé.

    Les RH au coffre !

    L’heure du coffre-fort numérique a donc aussi sonné. Ce dernier trouve aujourd’hui sa place dans la transformation digitale des organisations et dans leurs relations avec les clients, usagers ou partenaires. Avec, à la clé, plusieurs bénéfices immédiats : une accélération des flux, la diminution des coûts de traitement et des frais d’envoi, la suppression d’une partie des besoins en stockage et un renforcement de la confiance du prescripteur et des utilisateurs (conservation des preuves en cas de contrôles, litiges ou contentieux).

    Conserver tout ce qui a de la valeur

    En matière d’usage, le coffre-fort numérique est donc perçu par les organisations comme le réceptacle numérique de nombreux documents.

    Si les documents RH (bulletins de paie, contrat de travail, etc.) sont cités en premier par 92,3% des sondés*, les documents fiscaux arrivent en seconde position (71,6%), suivis des factures (70,4%).

    L’idée étant de conserver tout ce qui a de la valeur.

    Un dispositif pérenne

    Modulable et sans limite en terme de capacité stockage (pour les documents liés à l’entreprise), simple d’utilisation, accessible en tout lieu et à tout moment, fiable et sécurisé, le coffre-fort numérique garantit l’intégrité de son contenu grâce à des mécanismes cryptographiques et évite la perte de données en cas d’incident technique (panne d’ordinateur), de compromission (virus, malware, etc.), de vol ou d’incendie. Sans compter que les documents conservés dans le coffre-fort ont une valeur probante et peuvent être opposés à des tiers en cas de procédure judiciaire.

    Et maintenant, si on arrêtait de tourner autour du pot, de brandir mille et un arguments qui ne tiennent pas la route (notamment celui du prix) et si on embrassait vraiment le changement ? 

    L'Agence Digitale by Archimag

    * Source : Etude SerdaLAB/Cecurity.com 2017

     

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