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ECM, une question d'usages

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    Les nouvelles fonctions collaboratives et sociales visent à faire émerger de l’information qui n’était pas matérialisée avec les techniques précédentes.
  • Suite au rachat de l’éditeur français Knowings en 2015, Everial nous rappelle que l’ECM n’a rien d’une usine à gaz, que la gestion des connaissances est un univers vaste et que sa plateforme permet de répondre à de nombreuses problématiques d’entreprise.

    Archimag : Dans quel cadre s’est inscrit le rachat de Knowings ?

    Xavier Pralong : Dans celui, ô combien stratégique, de la convergence des besoins des entreprises en Ged, en gestion de contenus, en knowledge management, en travail collaboratif et en réseau social d’entreprise. Les frontières entre tous ces outils tendent à disparaître et le besoin pour l’un de ces usages s’étend maintenant rapidement aux autres. Avec cette opération, Everial bénéficie donc d’une diversification de son offre vers la plateforme Knowings Collaborative ECM, un espace de capitalisation, de partage et de valorisation de la connaissance en entreprise.

    L’ECM répond à nombreux problèmes qui gangrènent et paralysent les organisations, mais ressemble encore pour beaucoup à un immense fourre-tout technologique...

    XP :  L’ECM est, effectivement, un univers vaste dont la promesse est d’agréger les différentes solutions que l’on peut trouver sur le marché (CMS, portails, RSE, intranet, etc.). Cela fait bientôt vingt ans que nous traitons ce sujet et nous avons finalement constaté que les organisations viennent toujours nous voir avec les mêmes problèmes de gestion des connaissances, de productivité collective et de circulation de l’information et que la surenchère technologique pure n’est pas une réponse suffisante à ces problématiques. Se pencher sur les cas d’usage et sur l’évolution dans le temps de la manière de les adresser est le réel enjeu auquel nous essayons de répondre avec nos solutions et notre ingénierie en gestion des connaissances.

    Qu’est-ce qui a vraiment changé au cours de ces dernières années ?

    XP : Principalement : la manière d’adresser les cas d’usage dans un écosystème digital maintenant étendu. Le contenu n’est plus le centre de gravité du dispositif et l’ECM s’oriente désormais clairement vers davantage de collaboration et d’interactions sociales. Cela se traduit par exemple par l’apparition de nouvelles fonctionnalités de réseautage dans l’univers de l’application. Ces fonctions restent néanmoins intimement liées aux contenus, dans le cadre de leur captation ou de leur valorisation. Ces nouvelles orientations, constatées depuis une décennie maintenant, ont aussi fait évoluer notre discours sur la gestion des connaissances, surtout concernant la gouvernance des applications d’ECM. Ainsi, les dispositifs que nous mettons en place actuellement impliquent des populations d’utilisateurs que nous n’avions pas il y a quelques années, comme les clients, fournisseurs et partenaires de nos clients.

    Le socle de votre plateforme ECM, c’est pourtant bel et bien le contenu ?

    XP : En effet, les problématiques restent « contenus-centriques ». Les nouvelles fonctions collaboratives et sociales visent à faire émerger de l’information qui n’était pas matérialisée avec les techniques précédentes.  Nous constatons par exemple que des contenus se formalisent dans le cadre d’une fonctionnalité de chat one-to-many que nous avons sortie il y a quelques années. Le fait que cette interaction sociale puisse se faire de manière synchrone ou asynchrone pour un utilisateur est aussi un plus. Nous avons aussi remarqué que la valorisation des informations en connaissances se faisait aussi bien par le biais de ces canaux plus informels.

    Et comment abordez-vous la question du RGPD ?

    XP : Une bonne architecture fonctionnelle pour un logiciel d’ECM implique qu’il soit en grande partie conforme à l’univers du RGPD. Par exemple, toutes les données personnelles que nous gérons sont nativement identifiées comme telles et ont un sens et une utilité. Il est aussi possible pour les gestionnaires de nos applications de diffuser à leurs utilisateurs les messages spécifiques relatifs aux traitements qu’ils implémentent sur nos solutions. Nous avons par contre encore des efforts à faire en terme d’anonymisation des données et du droit à l’oubli.

    Combien de versions lancez-vous chaque année ?

    XP : Une seule généralement. Nous avons sorti notre dernière version en avril dernier. Celle-ci propose plusieurs fonctionnalités de monitoring des contenus, des utilisateurs et de leurs activités collaboratives et sociales. Cela permet à des gestionnaires de nos applications d’avoir une cartographie du corpus des connaissances (publications, évènements, discussions, etc.), mais aussi une cartographie des utilisateurs (qui ils sont ? Quelles sont leurs compétences identifiées ou supposées ? etc.), ainsi qu’une cartographie des activités (Thème et pertinence des recherches effectuées, évolution des centres d’intérêt des utilisateurs, utilisation du chat, etc.). Nos gestionnaires veulent désormais savoir ce qui se passe sur la plateforme et proposer une amélioration continue pertinente de leur solution.

    Savez-vous déjà de quoi sera faite la prochaine ?

    XP : Pour la nouvelle version 2019, nous allons travailler autour du RGPD et plus particulièrement sur le sujet du droit à l’oubli. Nous prévoyons également d’ajouter de nouvelles fonctionnalités collaboratives et sociales (comme la planification d'événements Doodle-like) et de développer l’intégration avec d’autres outils dont Office 365 et Google Apps for Work. Toutefois, nous nous sommes rendus compte que dans la sphère ECM, il y avait une surenchère fonctionnelle permanente. Même si nous continuons évidemment à en développer, nous préférons communiquer sur l’évolution de la manière de traiter les cas d’usage sur lesquels nous nous positionnons.

    Xavier Pralong
    Chef de produits
    EVERIAL

    XPralong.jpgXavier Pralong travaille depuis plus de 18 ans dans le monde de l’édition logiciel, en particulier sur des solutions d’ECM et de GED. D’abord Responsable R&D puis Responsable des Etudes Logicielles chez l’éditeur Knowings, il est aujourd’hui Chef de produits depuis le rachat de l’éditeur savoyard par Everial en 2015. Son parcours polyvalent lui a permis d’être impliqué dans toutes les phases de réalisation de nos solutions, de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage ainsi que les aspects marché et marketing des offres. Xavier pilote aujourd’hui les études fonctionnelles pour les solutions d’ECM et de GED Everial, ainsi que leurs déclinaisons métier. Il participe aussi à la réalisation des plans marketing ainsi que la définition des cibles et conditions de distribution de ces produits. Il maintient les feuilles de route et veille à leur promotion lors de Salons ou de missions d’avant-vente. Dans un univers digital en perpétuel mutation, Xavier est aussi toujours à l’écoute des tendances et signaux faibles qui deviendront les innovations de demain.




     

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