introduit en 1994 dans les entreprises, l’intranet, réseau interne fondé sur les technologies internet, est un outil axé sur les notions de diffusion et de partage de l’information en interne renforçant le travail transversal entre collaborateurs. Outil d’information, de communication et de collaboration, l’intranet a été rapidement victime de son succès avec deux problèmes majeurs émergents : la surabondance et la désorganisation de l’information, puis la dispersion et la redondance de l’information avec la création d’une multitude d’intranets au sein d’une même entreprise. Le portail d’entreprise apparaît alors pour pallier ces difficultés avec une double gageure : fédérer les différents intranets de l’entreprise, en offrant un point d’accès unique à l’information, et développer des accès personnalisés à l’information selon les centres d’intérêt et les tâches des utilisateurs. Les centres de documentation ont très tôt compris l’intérêt et les enjeux de se positionner sur les intranets de l’entreprise et de pouvoir offrir à leurs usagers un accès centralisé à l’ensemble de leurs services et produits documentaires. Sur le terrain, si sa vocation reste inchangée, l’intranet documentaire peut porter différentes appellations. Unique point d’accès à des informations multiples, d’origine interne ou externe, et développant des accès ciblés et personnalisés à l’information, il peut être un site à lui tout seul ou un espace dédié sur un intranet. Selon la forme adoptée, on parle d’intranet documentaire, de portail documentaire, de site documentaire ou encore d’espace documentaire.

une large gamme de services et de produits

Le premier et principal objectif, voire l’impératif de tout intranet documentaire, est d’être au service de l’usager et en adéquation avec ses besoins. Il doit à cet effet non seulement rendre visible et accessible au maximum l’information et faciliter sa recherche, mais également la diffuser le plus largement possible et favoriser sa circulation. Un second objectif vise plus spécifiquement le centre de documentation. Cet espace virtuel qu’est l’intranet va offrir l’opportunité de promouvoir et valoriser le centre de documentation, son fonds documentaire,ses activités, services et produits et par là même le travail des documentalistes.Outil pour le travail quotidien des utilisateurs, l’intranet documentaire doit offrir une gamme de services et de produits ciblés selon les besoins. Ce peut être :

• Le catalogue du fonds documentaire ducentre de documentation – sa mise en ligneétant généralement réalisée à l’aide d’un logiciel documentaire dédié.
  
• Des listes des nouveautés et des acquisitions; des bulletins bibliographiques.
• Une bibliothèque numérique donnantaccès aux documents internes ou externes en texte intégral.
  
• Des accès à des bases de données payantes et à des cédéroms en ligne.
  
• Des accès aux revues électroniques et aux sommaires des périodiques.
  
• Des dossiers documentaires thématiques.
  
• Des répertoires de liens de sites internet.
  
• Des archives.
• Des produits de type lettre d’information, revue de presse, panorama de presse, journal interne.
  
• Des services aux usagers tels que forum, veille, formulaires de demande de produits et services.