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Digital workplace et RSE : c’est du pareil au même ?

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    "A ce jour, aucune solution du marché, quelle que soit son origine et son historique ne peut prétendre couvrir tous les besoins d’une digital workplace" Ali Ouni (Photo via Visual Hunt)
  • Digital workplace ou réseau social d’entreprise (RSE) ? A regarder ce que le marché propose aux utilisateurs, les deux concepts semblent être de plus en plus souvent confrontés l’un à l’autre. Mais de là à être interchangeables… Décryptage de la situation.

    1. Ce qu’est une digital workplace

    La digital workplace ou « place de travail digitale » peut être considérée comme l’évolution naturelle des environnements de travail en entreprise. Aujourd’hui, avec le développement des environnements connectés, la mobilité et l’évolution des standards d’intégration des technologies, le lieu de travail n’est plus limité aux bureaux physiques, en particulier pour les knowledge workers. Le digital, poussant les frontières classiques de l’entreprise, permet désormais de nouveaux modes de travail et d’innombrables possibilités de collaboration et de productivité.

    Ce concept intègre toutes les technologies - mais pas uniquement - utilisées par les collaborateurs dans leurs tâches. Il s’agirait plus d’une combinaison d’outils, de modèles d’organisation, de méthodes et de nouveaux modes de travail harmonisés et pertinents, centrés sur l’expérience utilisateur, au service de la création de valeur, le tout dans une logique collaborative.

    Ce terme qui est né il y a déjà six ou sept ans est pourtant considéré comme émergent. Ceci, bien que la digital workplace soit déjà au cœur de la stratégie de plusieurs démarches de modernisation des modes organisationnels des entreprises (transformation numérique).
    En effet, l’accélération de plusieurs changements, ces dernières années, poussent les entreprises à évoluer dans ce sens :

    1. l’abondance de l’information et des données (infobésité) fait qu’il est de plus en plus difficile d’identifier et d’accéder à l’information pertinente au bon moment ;
    2. la multiplicité des technologies, des outils et des interfaces augmente les ruptures et l’hétérogénéité dans le contexte de travail, pénalisant ainsi la productivité des collaborateurs ;
    3. le besoin de plus d'agilité et de plus de réactivité pour pouvoir distancer la concurrence et les nouveaux acteurs ;
    4. la mobilité de plus en plus mature et de plus en plus exigée dans les environnements de travail ;
    5. l’évolution démographique et le besoin incessant de partager les connaissances entre les générations de travailleurs.

    La digital workplace est, dans ce contexte, un axe de réponse incontournable et stratégique. Elle se compose de plusieurs briques intégrées afin d’offrir au collaborateur l’information dont il a besoin en fonction de sa tâche. Messagerie, chats rooms, espaces de travail collaboratifs, outils de conferencing, vidéo, moteur de recherche, annuaire de l’entreprise, gestion électronique des documents, dépôts de documents, réseau social, applications métier, flux d’échanges et interfaces mobiles sont autant de composantes d’une digital workplace.

    2. Habillage marketing ou évolution profonde ?

    La confusion entre RSE et digital workplace est quelque part alimentée par les discours marketing des éditeurs (ou du moins de la majorité d’entre eux) qui promettent des centaines de fonctionnalités de collaboration. Sans doute plusieurs produits logiciels évoluent, se diversifient et se généralisent dans la volonté de proposer le maximum de cas d’usages possibles. Mais à ce jour, aucune solution du marché, quelle que soit son origine et son historique (Ged, RSE, portail, search, etc.) ne peut prétendre couvrir tous les besoins d’une digital workplace. La montée en puissance des marketplaces, apps, plugins et connecteurs est la preuve que cette dernière ne peut être que modulaire.

    Le réseau social d'entreprise, brique logicielle essentielle de la digital workplace, apporte les fonctionnalités sociales et conversationnelles dont cette dernière a besoin pour :

    1. fluidifier les échanges et interactions entre collaborateurs ;
    2. véhiculer les données entre les applications (par exemple, via des murs d’activités intégrant des informations métier).

    La mise en place du RSE nécessite d’identifier un « vrai » problème dans l'entreprise auquel il va pouvoir répondre. Par exemple : si l’objectif est de désengorger les boîtes mails des collaborateurs, on va s’attacher à mesurer combien de mails sont « économisés » via des interactions sur le RSE. Information, cohésion, médiation et participation sont les quatre piliers d’un réseau social d’entreprise. Il a également pour but de maximiser les opportunités de mise en relation, de mobiliser les bonnes personnes face à une situation donnée, d’optimiser les échanges, de régler les problèmes rapidement.

    L’intégration du RSE aux autres briques essentielles de l’information, aux applications métier, ainsi que sa contribution dans la socialisation et l’optimisation des processus du travail est une étape clé de digitalisation de l’environnement de travail.

    Peut-être que le mot « digital » marche bien ! Mais il s’agit d’un véritable changement de fond de l’environnement de travail, qui englobe le RSE et bien d’autres solutions de « production ».

    Mais attention ! Beaucoup d’entreprises peuvent tomber dans le piège du déploiement aveugle sans se poser la question sur la vraie valeur ajoutée de la digital workplace (et en particulier du RSE).
    Ces dispositifs prennent tout leur sens à partir du moment où ils s'inscrivent dans une démarche de création de valeur pour l'entreprise. Les plus efficaces de ces démarches sont celles qui mettent au cœur le collaborateur et sa productivité au quotidien dans ses processus métier.

    3. Mise en oeuvre

    Dans une logique de dématérialisation des processus métier, de mise en commun des moyens de création de valeur entre des équipes dispersées, et de sensibilisation à la collaboration, la cocréation et l'innovation collective, il serait judicieux de considérer un dispositif global menant aux objectifs fixés par l'entreprise. Il serait réducteur de considérer qu'une brique est plus avantageuse qu'une autre dans la digital workplace... Cela dépendra de la réalité de l'organisation, ses besoins, ses objectifs et les moyens à mettre à disposition des collaborateurs.

    Au-delà de la simple question sur la technologie des solutions choisie, plusieurs études sur les impacts d’un dispositif de transformation digitale mettent en avant des avantages aux niveaux : attraction des talents, productivité, satisfaction et fidélisation des salariés.

    La véritable limite est celle de toute technologie… Le dispositif ne se suffit pas à lui-même. Le besoin d’une conduite de changement est crucial dans les projets de transformation digitale, quel que soit son périmètre (se limitant au RSE ou allant au-delà vers une digital workplace). Il est essentiel de préparer ces projets de manière globale et selon différents axes tels que :

    • alignement stratégique ;
    • rôles et responsabilités et engagement des parties prenantes ;
    • gouvernance de l’information ;
    • gouvernance des usages ;
    • pilotage et mesure de la maturité ;
    • anticipation des risques et des résistances...

    4. Perspectives

    Plusieurs entreprises conscientes des enjeux ont franchi le pas et entamé les premières étapes de la transformation qui est en marche, en commençant par la restructuration ou intégration de leurs environnements intranets. D'autres, plus avancées, travaillent sur l'harmonisation des interfaces et des flux entre les diverses briques technologiques.

    Quant aux pionnières, elles continuent de tester de nouveaux usages et de nouveaux concepts. Ceci étant dit, il s'agit d'un domaine en plein développement, où plusieurs chantiers de maturation technologiques des digital workplaces ont lieu aujourd'hui : intégration, uniformisation ou simplification des interfaces, mobilité et persistance des discussions.

    Ali Ouni
    [président et cofondateur de Spectrum Groupe]
    Jimmy Malkoun
    [consultant senior sigital transformation and KM, Spectrum Groupe]
    → www.spectrumgroupe.fr
    → lab.spectrumgroupe.fr
    → benchmark.spectrumgroupe.fr

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