BlueXML

BlueXML propose une double approche éditeur / intégrateur de l’ECM Alfresco, pour la mise en place de votre solution documentaire dématérialisée.

Nous intervenons sur l’ensemble du cycle de vie du système d’information documentaire regroupant la Dématérialisation, la GED, la Gestion de la Documentation Technique, la Gestion des Processus Métiers, l’Archivage Électronique en incluant la Gestion du courrier, des délibérations et le parapheur électronique.


Spécialisation :
- Dématérialisation et gestion des processus (BPM)
- Gestion documentaire (Courriers, Délibérations)
- GED

Nous intervenons aussi bien auprès des Administrations que des Entreprises.

Nous avons créé notre événement en région pour regrouper tous les clients utilisateurs d'Alfresco :

 


Nos services et produits :

Présentation de BlueCourrier

L’objectif de Blue Courrier est de suivre les courriers simplement et facilement grâce à la dématérialisation des courriers et des méls, afin de garantir une gestion rapide et fiable.

Blue Courrier propose une interface métier spécifique qui maximise la productivité des différents profils d’utilisateurs en ne proposant que les fonctionnalités nécessaires pour :

  • Indexer le courrier entrant et sortant,
  • Distribuer les courriers en respectant la diffusion de l’information,
  • Accélérer le traitement des courriers,
  • Faciliter la production de réponses à l’aide des outils collaboratifs d’Alfresco,
  • Valider les courriers sortants en réponse aux courriers entrants,
  • Garantir un suivi des dossiers et de leurs échéances,
  • Retrouver un courrier et tous les échanges et commentaires liés.

La solution, simple et intuitive, s’adapte facilement à votre organisation. Basée sur la GED Alfresco, elle vous fait bénéficier de ses nombreuses fonctionnalités collaboratives.

L’application Blue Courrier est développée grâce à l’utilisation de Blue Studio / SIDE for Alfresco, facilitant son adaptation à vos besoins spécifiques.

Fonctionnalités

Blue Courrier présente les avantages suivants :

  • Gestion multi-canale
  • Interface spécifique orientée gestion des tâches
  • Adaptation facile par le responsable d’application
  • Gestion de la signature électronique
  • Intégration avec Alfresco
  • Mono ou multi-organisation / Mode Cloud ou Sur site

Gestion multi-canale des flux

Blue Courrier permet la gestion multi-canale des flux (courriers, fax, méls, web…) :

  • L’intégration des courriers, fax… par simple copie dans un répertoire après une numérisation et un OCR en masse
  • L’intégration des méls à partir de votre client de messagerie habituel (Outlook, Thunderbird, Zimbra…)
  • L’intégration des formulaires web (demande de contact, demande de location de salles…) 
  • La gestion des courriers spontanés, c’est à dire n’étant pas une réponse à un courrier, correspondant souvent à des demandes orales (guichet, réunion…) 
  • Le suivi des courriers grâce à un fil de discussion reliant les courriers entrants et sortants, permettant de connaître le contexte d’une discussion en quelques secondes.

Interface spécifique orientée gestion des tâches

Blue Courrier propose une interface dédiée, orientée tâches, afin d’offrir un outil productif à l’utilisateur :

  • Une ergonomie orientée tâches, pour une gestion de dossiers (case management) efficace ;
  • Un processus de distribution et de copie souple, appliquant les principes du top-down pour informer la chaine hiérarchique et du bottom-up pour la validation ;
  • Un processus de construction de la réponse s’appuyant sur les fonctionnalités de GED du serveur Alfresco sous-jacent ;
  • Un processus d’approbation et validation modifiable par les utilisateurs.

Adaptation facile

Une personnalisation de l’application accessible au responsable d’application (RA) :

  • Le RA intègre la gestion de courriers dans les sites Alfresco Share souhaités ;
  • Le RA personnalise les nomenclatures (liste des priorités, des niveaux de confidentialité…) afin d’adapter Blue Courrier à votre organisation ;
  • Le RA personnalise le processus de validation du courrier de réponse.

Gestion de la signature électronique

Blue Courrier intègre un outil de gestion de la signature électronique afin de faciliter le processus de dématérialisation :

  • Création/import des clés existantes dans Blue Courrier avec signature graphique qui sera apposée sur les documents signés afin de reproduire la signature manuscrite pour ne pas perturber les destinataires ;
  • Signature des courriers ;
  • Stockage des courriers sous la forme d’archive PDF/A.

Intégration avec Alfresco

Blue Courrier est construit sur Alfresco et permet de bénéficier de ses fonctionnalités :

  • La pré-visualisation des courriers et des pièces jointes sans avoir sur son poste le logiciel auteur 
  • La recherche de courriers et de méls, simple ou avancée, avec possibilité de la sauvegarder et de la partager 
  • La possibilité de basculer d’un courrier de Blue Courrier dans la GED Alfresco

Reporting et Statistiques

Blue courrier propose un module de reporting par défaut permettant un suivi des traitements.

L’analyse des courriers et des méls, à partir de leur type et de leur nomenclature
La génération d’un flux au format csv ou json permettant l’élaboration de tableaux de bord avec des outils de BI

Blue Courrier propose également un export des données qui peut être intégré dans une chaine pour alimenter un entrepôt à partir duquel des analyses peuvent être construites :

Evolution du nombre de courriers à traiter :

  • sur l’année ou par période
  • tout service confondu ou par service
  • tout type de courrier ou par type

Evolution du temps de traitement des courriers :

  • sur l’année ou par période
  • tout service confondu ou par service
  • tout type de courrier ou par type

Identification des courriers :

  • en attente
  • dont les traitements ont été les plus longs

Mono ou multi-organisation / Hébergement en mode cloud ou sur site

La solution BlueCourrier peut être déployée en mode mono-organisation ou multi-organisation pour héberger une ou plusieurs organisations sur le même serveur et vous permettre des faire des économies de maintenance. Cette solution est particulièrement indiquée pour les regroupements tels que les communautés de communes, les communautés d’agglomération, les communautés urbaines…

En outre, cette solution est disponible en mode cloud ou sur site en fonction

Vidéos

Cette vidéo présente l’étape de distribution du courrier par le service gestion du courrier d’une organisation. Cette distribution est vérifiée par un responsable (généralement le secrétaire général, le directeur de cabinet,…