Documentation médicale : Bayer HealthCare, un portail en bonne santé

La documentation médicale de Bayer HealthCare s’est dotée d’un nouveau portail documentaire afin d’automatiser les processus de collecte. Un an après son déploiement, la solution apporte de nouveaux services aux utilisateurs finaux.

Présent sur cinq continents, Bayer HealthCare est l'un des acteurs majeurs du paysage pharmaceutique mondial. En France, le groupe possède plusieurs sites dont celui de Loos (Nord) qui dispose d'un service de documentation médicale. Ses missions : assurer une veille scientifique, médico-économique et réglementaire, répondre aux demandes de documentation externes et internes, et assurer le suivi de l'utilisation des systèmes d'information médicale. Parmi les utilisateurs finaux de ce travail de veille, on trouve des conseillers scientifiques, des médecins de recherche scientifique, des chefs de produit, des pharmaciens réglementaires.

Pour mener à bien ces missions, la cellule dispose d'une équipe de trois personnes constituée d’une responsable, d'une documentaliste médicale et d'une assistante en documentation. Leur corpus documentaire est organisé autour de sources variées : presse spécialisée, résumés de congrès, contenus dédiés à la veille essais cliniques et à la veille réglementaire sur le Journal Officiel.
"Depuis 2005, nous possédions un intranet documentaire, mais celui-ci était dépourvu d'automatisation pour certaines fonctions, précise Bénédicte Vu Dac responsable de la documentation médicale et de la gestion de l'information médicale ; nous devions en effet sélectionner manuellement par du copier-coller les articles destinés à notre panorama de presse". Cet intranet fonctionnait alors sur un vénérable système Lotus Notes.

Repenser les processus

Deux scénarios s'offraient alors aux documentalistes :

développer un nouveau système documentaire en interne ou opter pour un nouvel outil auprès d'un éditeur. Le choix s'est finalement porté sur la deuxième solution et la création d'un nouveau portail documentaire. C'était en 2012. Au terme d'un appel d'offres, c’est une solution développée par l’éditeur Aidel qui a été retenue par Bayer HealthCare. Un choix motivé par son coût et la souplesse du paramétrage du portail.
Ce changement d’outil documentaire a également été l’occasion pour l’entreprise de repenser ses processus : « Nous souhaitions constituer une base de recherche plus efficace avec un processus automatisé de collecte et d’importation de références », souligne Bénédicte Vu Dac.
Déployé depuis près d’un an, le nouveau portail documentaire permet aux documentalistes de sélectionner et qualifier les contenus. Le reste du processus est désormais assuré automatiquement : collecte, création de notices, diffusion d’alertes auprès des utilisateurs finaux. 

Newsletters plus ciblées

Les destinataires reçoivent aujourd’hui des newsletters plus ciblées et enrichies de liens pointant vers les articles référencés. La personnalisation porte par exemple sur des catégories de produits ou des domaines thérapeutiques. Les utilisateurs peuvent en plus accéder à une base de données en ligne sur les médicaments d'un éditeur scientifique. L’intranet propose un accès aux archives depuis 2005 via un moteur de recherche simple ou avancé (auteur, titre, groupe thérapeutique…) Des lettres d’information sont également produites sur les thèmes de la pharmacovigilance (effets secondaires…) et de l'environnement médico-économique (coût des médicament, épidémiologie…). 

Mobilité oblige, ces newsletters sont disponibles sur i-Pad. Et, détail non négligeable, ce nouveau processus documentaire a abouti à la suppression de toutes les formes papier soit 50 000 pages par an.

Courroie de transmission

Lancé le 13 septembre 2013, le portail développé par Aidel a bénéficié de plusieurs actions destinées à le faire connaître des utilisateurs : communication orale dans le département, communication intranet, courriels personnalisés… « L’une des clés du succès de ce déploiement réside dans la composition des équipes, constate Bénédicte Vu Dac ; une documentaliste d’Aidel a joué le rôle de courroie de transmission avec les informaticiens. Les différents métiers impactés par ce nouveau portail documentaire étaient représentés tout au long du projet ».
D’ici la fin de l’année, les documentalistes de Bayer HealthCare vont procéder à l’analyse des statistiques de connexion afin de mieux connaître les pratiques des utilisateurs. Ils devraient ensuite lancer une enquête de satisfaction auprès des usagers.