Bureautique : comment éviter de se noyer sous les documents ?

Le 07/03/2018 - Par Michel Remize
Certains documents sont stockés individuellement et sans organisation a priori. D’où des doublons, des fichiers que l’on ne parvient pas à retrouver et que l’on réimporte, avec pour chacun la contrainte de ne pas saturer son espace serveur. (Pixabay)

La plupart du temps, le producteur d’un document bureautique n’a pas pour fonction principale d’en assurer aussi le classement et l’archivage. De plus en plus, des professionnels de l’information prennent le relai. Il y a de quoi faire !

Il n’y a pas que les informations du service documentaire ou les archives versées. Dans tous les organismes, privés ou publics, des documents sont créés chaque jour, sous forme papier (encore) ou numérique. Un contenu qui peut avoir une valeur informative, engageante ou patrimoniale. Pour de nombreux professionnels, documentalistes, records managers, archivistes, les gérer dès la source fait partie du travail. En voici deux exemples.

1. Eurométropole de Strasbourg

L’Eurométropole de Strasbourg est une imposante structure. Regroupant 27 communes, elle emploie un effectif de 7 500 personnes réparties dans 140 services. Carine Vogler, adjointe au directeur, est responsable du département gestion des données et documents de l’administration. Son service compte quatre archivistes, dont elle-même, cinq agents d’archives et trois à quatre personnes sous contrat. Sa mission est d’intervenir dans les services dès la constitution des dossiers et jusqu’au versement, en recourant à des outils comme un référentiel de conservation, des tableaux de gestion, un plan de nommage. Autrement dit, de structurer la production documentaire, conduire la politique d’archivage papier et électronique.

Autant d’occasions de produire des contenus nouveaux

L’environnement de travail change, de nouveaux outils sont utilisés, constate-t-elle. Par exemple, venant de Microsoft, OneNote, programme de prise de notes, ou Sharepoint, outil de collaboration qui a permis en quelques mois la création de plus d’une centaine d’espaces. Ce sont autant de facilités d’échange entre collaborateurs ou vers l’extérieur, et d’occasions de produire des contenus nouveaux.

Carine Vogler, s’en est alertée : il peut y avoir là des contenus forts ou potentiellement archivables qui doivent relever d’un traitement adéquat. Elle procède à un rapide audit documentaire. Cette prise de conscience est partagée par la direction générale pour laquelle cela devient stratégique.

Élément facilitateur, le département a embauché un e-archiviste (l’archivage électronique a fait l’objet d’une lettre de mission de la part de la direction générale). Dans la foulée, toute l’équipe du département gestion des données et documents de l’administration se met au niveau.

Jour de nettoyage documentaire

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