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L'ère numérique annonce-t-elle la fin du document ?

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    la trace n’est-elle pas parfois à préserver en priorité, et avant même le document ? (dashu83 / Freepik)
  • Aujourd’hui, on parle de data ou de métadonnées plus que de documents. En outre, avec le travail collaboratif, on a affaire à plusieurs auteurs et de multiples versions. Dès lors, est-ce la fin du document ? Un expert donne son point de vue, en introduisant les notions de traces, de conservation et de gouvernance. Que dit-on du document aux étudiants ? Une professeure à l’INTD-Cnam répond. Ged à l’usage des documentalistes et éditiques : les éditeurs parlent-ils encore de document ? Vers quoi font-ils évoluer leurs solutions ? Dans un monde digital, un nouveau portrait du document se dessine.

    Sommaire du dossier :

    Le document fait aujourd’hui l’objet de deux types d’attentes, non exclusifs l’un de l’autre :

    • d’une part, il se doit d’être fiable, authentique, intègre, utilisable et donc digne de confiance ;
    • d’autre part, il est source de réutilisation, complète ou en partie, de rebond pour enrichir la connaissance, d’intermédiation entre plusieurs champs de compétences ou de connaissances, etc. ; il fournit les informations nécessaires aux traitements via ou non des algorithmes d’intelligence artificielle. Il faut donc que les données soient indexables, recherchables, extractibles et récupérables.

    Pas de document sans plateforme

    De fait, lorsque l’on parle de document intelligent, on pense d’abord au document collaboratif. Son cadre est celui d’une plateforme ou d’un espace collaboratif, par exemple Microsoft Office 365 ou G Suite de Google via aujourd’hui du Googlebook, où l’utilisateur agglomère remarques, suggestions, commentaires, propositions, validations et contributions pour concevoir un contenu qui a du sens dans un format. Le journal - historisation - devient alors le pivot qui contribue à donner du sens au document et à son contenu. Envisager le document sans sa plateforme devient donc compliqué ou réducteur, voire parfois impossible !

    Des faisceaux de données

    Mais une zone de flou apparaît entre ce que l’on appelait avant le document original et une copie. La frontière entre les deux semble maintenant flexible, voire inexistante. Cela nous mène à des notions de convergence ou de faisceau de fiabilité. Un document « autoporteur », par exemple un original papier, n’est plus suffisant. Un document disposant et mettant en jeu des faisceaux de données devient nécessaire pour concourir à la confiance souhaitée.

    Ainsi, le document intelligent est constitué d’un ensemble de données et est surtout associé à un ensemble de métadonnées, par exemple, une signature électronique avec un certificat permettant de vérifier l’engagement ou le consentement du signataire, des données de connexion, d’IP, d’accès, d’utilisation, avec horodatage, enregistrées dans les journaux des serveurs…

    Multitude de métadonnées à maintenir

    Ce n’est donc plus le document qui est essentiel, mais bien la multitude de métadonnées qu’il est nécessaire de maintenir autour de lui ou de la donnée pour que l’utilisateur puisse accéder, faire valoir ses droits, protéger sa vie personnelle (comme ses données personnelles qui devraient être anonymisées ou pseud....

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    Aujourd’hui, on parle de data ou de métadonnées plus que de documents. En outre, avec le travail collaboratif, on a affaire à plusieurs auteurs et de multiples versions. Dès lors, est-ce la fin du document ? Un expert donne son point de vue, en introduisant les notions de traces, de conservation et de gouvernance...
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