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Comparatif 2018 : quel logiciel documentaire choisir ?

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    Attention à l’absence de modules dédiés aux panoramas de presse. Certaines solutions en sont en effet dépourvues et proposent à leur place un système de flux RSS. (Pixabay/StartupStockPhotos)
  • Le marché des logiciels documentaires propose aux centres de documentation un large choix de solutions. Les fonctionnalités embarquées sont nombreuses et s’adressent aussi bien au secteur public qu’aux entreprises privées et au monde associatif. Panorama, avec le tableau comparatif 2018 des logiciels documentaires en fin d'article.

    Figure incontournable des métiers de l’information-documentation, le logiciel documentaire n’en finit pas de se réinventer pour répondre aux usages contemporains. À commencer par une grande liberté laissée aux centres de documentation : ces derniers peuvent opter pour une installation dans leur système d’information local ou bien choisir le mode Saas. Désormais privilégié par de nombreuses organisations, le mode Saas présente un avantage considérable : il ne nécessite pas d’installation et libère les centres de documentation des opérations traditionnelles de maintenance informatique. Il s’avère particulièrement judicieux pour les organisations modestes qui ne bénéficient pas de ressources humaines dédiées aux services informatiques. Presque toutes les solutions présentées dans le tableau suivant proposent le mode Saas, parfois par le biais de prestataires.

    Autre fonctionnalité assurée par la quasi-totalité des éditeurs représentés ici : les flux RSS. Ceux-ci peuvent être générés à partir d’un fonds ou pour alimenter une base documentaire. De même, des outils dédiés à la création de newsletters sont proposés nativement par de nombreuses solutions. À noter que certains de ces outils font appel aux logiciels libres (type Bokeh) pour intégrer cette fonctionnalité. Dans la majorité des cas, il est possible de personnaliser la maquette de ces lettres d’information. 

    Thesaurus et interopérabilité, fonctions incontournables

    Trois fonctionnalités essentielles sont proposées par la majorité des éditeurs : le thesaurus, la catégorisation et le catalogue partagé. La présence d’un thésaurus fait figure d’outil incontournable dans un logiciel de ce type : il permet d’assurer la gouvernance documentaire de l’entreprise grâc....

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    De plus en plus, les professionnels du management de l’information - fonction support souvent mise à mal - viennent directement prêter main forte aux opérationnels des entreprises, administrations et collectivités. Ils interviennent dans la gouvernance de l’information, la recherche d’information et l’intelligence stratégique, la gestion des connaissances, le collaboratif et le community management... Soit dans des missions très diverses, effectuées souvent hors de tout centre ou service de documentation, ce qui provoque leur dispersion et nuit à leur visibilité. Ils s’appuient pourtant sur un socle de compétences communes, à la fois classiques et renouvelées, tirant profit des technologies de l’information. Et s'imposent comme des acteurs clés de la transformation digitale des organisations.
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