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Digital workplace : comment instaurer le paperless en 4 étapes

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    Cela nécessite de la communication très tôt dans la démarche, ne serait-ce que pour mener à bien l’enquête de situation, mais aussi pour associer chacun au fait de commencer à raisonner sur une autre manière de "ranger l'information". (VisualHunt)
  • Sommaire du dossier : 

    Comment mettre en œuvre un environnement paperless ou "zéro papier" ? En ligne de mire, créer les conditions favorables aux modes de travail à la fois mobiles et collaboratifs. Il s’agit de ne pas se prendre les pieds dans les boîtes d’archives et de garantir l’accès à l’information voulue.

    "Zéro papier" : cette expression, à la mode pendant vingt ans, faisait sourire tous ceux qui, entendant le concept, n’y voyaient que la douce utopie d’un monde sans dossier papier… La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail l’ont remise au goût du jour ; quand une entreprise se réorganise en interne, change de site ou réaménage tout ou partie de ces bureaux, le sujet devient une priorité.

    Aménagement ambitieux

    Aujourd’hui, on parle plutôt de “paperless”. Cela se veut moins définitif tout en amenant pourtant les organisations à marche forcée vers le “zéro papier”. L’enjeu est d’importance : répondre aux nouveaux modes de travail et de fonctionnement des équipes dans les entreprises. En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, les entreprises jouent la carte d’un aménagement ambitieux, à savoir supprimer les modes de rangement (fini les armoires ou casiers individuels, les armoires partagées, les étagères de rangement pour un service, la bibliothèque ouverte…) et laisser plus de place à la circulation et aux espaces ouverts, ce qui peut aller jusqu’à la suppression des bureaux attribués.

    Bureau mobile

    La notion de "flex office" (bureau mobile) est difficilement indissociable de celle du paperless. Le second est la conséquence du premier. On rend le poste mobile car le salarié est en mouvement ; en fonction de l’organisation de sa journée et des tâches qu’il a à réaliser, il va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion ou s’installer dans un box “isoloir” pour rédiger. Le bureau mobile entre dans les mœurs.

    Cela concerne toutes les fonctions de l’entreprise : du comptable à la responsable RH, sans oublier les commerciaux, les acheteurs, y compris les fonctions d’assistance. Tout le monde est soumis à la même règle, c’est tout juste si l’on tolère sur certains sites la notion de territoire. Ainsi, les équipes d’une même activité se trouveront-elles toujours implantées au même étage, sur la même zone, ne serait-ce que pour maintenir physiquement leur cohérence.

    Souvent, le facteur déclencheur est lié à un projet de réhabilitation de bâtiment ou d’emménagement sur un nouveau site.

    Répondre à la mise en œuvre du télétravail

    Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés ou des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé. Le changement est à conduire, les habitudes à changer, de bonnes pratiques à mettre en œuvre, car un autre enjeu est celui de répondre à la mise en œuvre du télétravail pour les équipes. Ainsi, la notion de bureau de travail se virtualise définitivement. Ce n’est plus une table, une chaise, une ligne téléphonique et un poste connecté, c’est un espace bureautique organisé, sécurisé en terme d'accès, mobile dans son infrastructure, enrichi de ressources numérisées, et connecté aux gisements d’information de l’entreprise.

    Toute une stratégie documentaire est à mener plusieurs mois avant le changement de site, précise Serda Conseil qui a conduit de nombreuses organisations ces dernières années sur le chemin du paperless. Pour faciliter l’appropriation par les équipes de leur nouvel environnement, les quatre étapes suivantes sont indispensables à respecter.

    1 - S’inscrire dans un calendrier global

    Il s’agit d’abord de s’inscrire dans le calendrier de mise en œuvre des nouveaux modes de travail : quand les premières expérimentations du télétravail auront-elles lieu ? quelles sont les équipes qui testeront le coworking ? à quelle date est prévu l'emménagement sur le nouveau site ?

    Conduire le changement vers un environnement sans papier est donc un projet à inscrire dans un calendrier plus global. Il est nécessaire de savoir de quelle situation l’on part : combien de volumes et d’objets documentaires sont conservés dans les espaces de travail et quelles sont les outils bureautiques e....

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    Aujourd’hui, lorsque l’on associe paperless - zéro papier - à espace de travail, on ne pense plus tant dématérialisation que rationalisation permise, ou poussée, par le digital. C’est un mouvement qui touche de plus en plus les organisations...
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