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Espaces de travail innovants : bienvenue dans l'ère du paperless et du flex office

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    Un des nouveaux espaces de travail du Campus Microsoft, à Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine), dessinés par l'architecte japonais Hidekazu Moritani. (Microsoft France)
  • Sommaire du dossier : 

    Aujourd’hui, lorsque l’on associe paperless - zéro papier - à espace de travail, on ne pense plus tant dématérialisation que rationalisation permise, ou poussée, par le digital. C’est un mouvement qui touche de plus en plus les organisations qui réaménagent leurs locaux ou changent de site, avec les questions : pourquoi prévoir autant de postes de travail que de collaborateurs alors qu’ils ne sont jamais tous présents ensemble ? comment réaliser un lieu propice à la fois à l’efficacité, au collaboratif et au bien-être ? Emerge l’idée de flex office. Sa mise en oeuvre passe par une amélioration de la gestion de l’information et de l’archivage. Une visite dans un espace flex office est proposée. La jeune génération est très demandeuse.

    Barros-paperless2017 sera-t-elle l'année du zéro papier ? Annoncée depuis longtemps déjà, la disparition du papier n'est jamais advenue. Mais un double mouvement pourrait accélérer les choses : la dématérialisation documentaire et l'évolution des modes de travail.

    Du côté de la dématérialisation, le processus s'amplifie aussi bien dans l'administration que dans les entreprises. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises de plus de 300 salariés peuvent remettre unilatéralement à leurs salariés un bulletin de paie sous forme électronique. Et à partir du 1er  janvier 2018, toutes les entreprises, quel que soit le nombre d'employés, devront le proposer sous forme dématérialisée.

    Alors que des dizaines de millions de bulletins de paie au format papier étaient jusqu'ici remis chaque mois aux salariés, ce passage à la dématérialisation pourrait avoir un important effet d'entraînement. On sait déjà grâce à une étude réalisée par la société Cegid que la dématérialisation des attestations de salaires destinées aux Caisses primaires d'assurance maladie a généré une réduction d'environ 30 % du temps de traitement documentaire. Ce délai réduit a une incidence directe sur la trésorerie des entreprises : elles peuvent alors percevoir leurs indemnités journalières plus rapidement.

    La TVA, l'Urssaf et la retraite en mode dématérialisé 

    Cette course à la dématérialisation a également été largement adoptée par les particuliers qui sont désormais presque majoritaires à déclarer leurs impôts en ligne. En 2016, près de la moitié des Français ont déjà opté pour la télédéclaration (17,69 millions de foyers fiscaux sur 37 millions). Et le mouvement n'est pas près de s'essouffler. Depuis le 4 janvier dernier, les salariés en fin d'activité peuvent faire leur demande de première pension de retraite via internet. Cette option est aujourd’hui réservée aux seuls pensionnés du régime général. Mais à partir de 2019, les autres régimes pourront en profiter : fonctionnaires, indépendants, agriculteurs… Cette procédure dématérialisée devrait concerner 200 000 personne par an espère-t-on du côté de la Caisse nationale d’assurance vieillesse (Cnav). Soit un taux de dématérialisation de 30 %. 

    Quant aux entreprises, elles se convertissent à la dématérialisation progressive de nombreuses démarches administratives : déclaration de la TVA, déclaration de cotisations auprès de l'Urssaf, bordereaux récapitulatifs de cotisations mensuelles et trimestrielles (BRC), déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS)…

    100 % agile, 100 % mobile

    Un deuxième mouvement pourrait bien contribuer au déclin progressif du papier : le bouleversement des pratiques professionnelles avec la multiplication des espaces de travail partagés où le document papier laisse la place au document numérique accessible à tout moment et sur tout support. Connu sous l'anglicisme "flex office", ce mouvement s'implante dans les grands comptes notamment dans les entreprises de services ainsi que dans la filière numérique. A La Défense, le cabinet d'audit Deloitte a récemment pris possession de nouveaux locaux perchés du 21e au 39e étage de la tour Majunga. Conçus par l'agence Majorelle, les nouveaux espaces rompent avec l'organisation traditionnelle et font la part belle à une nouvelle grammaire spatiale : espaces épurés, cabines téléphoniques, cubes de verre dédiés aux mini-réunions, banquettes jumelles pour travailler en groupe... Au total, une superficie de 8 500 m² aménagée à la lumière des nouveaux modes de travail.

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    Personne ne dispose de bureau attitré et tout le monde travaille en wifi. Chacun peut accéder à sa documentation professionnelle hébergée dans les nuages. "100 % agile, 100 % mobile", tel est le mantra du célèbre cabinet d'audit. Deloitte compte ainsi attirer (et garder) des diplômés qui attachent de plus en plus d'importance à leur environnement de travail.

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    Culture apprenante et collaborative

    Chez Microsoft également, une attention particulière est accordée aux espaces de travail en mode collaboratif. Le campus d'Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine) a fait l'objet d'une réécriture confiée à l'architecte japonais Hidekazu Moritani. La lumière naturelle éclaire de grands plateaux de travail et la végétation du patio s'offre à la vue des collaborateurs du groupe informatique. Des espaces plus feutrés sont également mis à la disposition des salariés qui souhaitent travailler seuls ou en petits comités. Plusieurs dizaines de cabines téléphoniques leur permettent de s'isoler pour communiquer avec l'extérieur. Et au milieu des écrans géants tactiles, un... bar où l'on peut grignoter et siroter des boissons (sans alcool). Les plus motivés peuvent même se rendre dans une salle de sport aménagée pour y pédaler, faire de l'entraînement cardio ou soulever des haltères. 

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    "Ce nouveau campus est le reflet de la culture apprenante et collaborative mise en avant par Microsoft pour libérer le potentiel de ses 1 500 collaborateurs qui évoluent désormais dans des espaces repensés entre bureaux dynamiques, mobiliers modulaires et espaces conviviaux silencieux ou propices aux échanges", souligne-t-on chez Microsoft. 

    La philanthropie à elle seule n'explique pas la qualité des espaces mis à disposition des salariés. Microsoft espère ainsi "favoriser la créativité" en mode collaboratif. Les salariés choisissent leurs espaces de travail en fonction des projets sur lesquels ils travaillent : "Très peu de personnes ont un espace dédié, explique Vahé Torossian le président de Microsoft France ; cela permet de créer un bien-être au sein des employés puisque Microsoft a encore été nommée entreprise préférée des employés". Et, au passage, le papier a quasi disparu des tables de travail.

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    A quoi sert le travail ?

    L'engouement pour le flex office n'est cependant pas partagé par tout le monde. Certains observateurs du monde du travail font en effet remarquer que la disparition de la territorialité du bureau risque de brouiller les repères des salariés. Ceux-ci pourraient être amenés à douter du lien qui les unit à leur entreprise. Et les fréquents changements d'espaces de travail contribuer au sentiment général de désenchantement professionnel.

    Mais pour le chercheur Idriss J. Aberkane, il convient de rester optimiste. A ses yeux, la redéfinition des lieux de travail est inhérente à la transformation digitale des entreprises : "L'économie de la connaissance amène une série de nouvelles questions : à quoi sert le travail ? Sert-il à s'épanouir ? C'est le grand débat que la Silicon Valley a mené... et conclu : le travail sert à s'épanouir. Ainsi Google a-t-il demandé à ses architectes d'intérieur de créer des lieux qui permettent aux salariés de se sentir bien et de choisir leur bureau plutôt que leur couette !"

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