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6 clés pour être efficace en télétravail

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    “Le plus important quand on travaille à distance, dans un espace de coworking ou ailleurs, c’est le réseau” / (Pixabay)
  • Même si les chiffres varient au gré des études, les organisations françaises font partie des championnes européennes du télétravail. Plus de deux sur trois autorisent en effet, à des degrés divers, leurs salariés à travailler depuis leur domicile ou des tiers-lieux . Mais pour 55 % d’entre elles cette acceptation se fait sous restriction...

    Le télétravail est peu à peu en train de se banaliser au sein des organisations françaises. Même si dans près d’un cas sur deux (41 %), sa mise en place est freinée par la problématique de la gestion du temps de travail, son essor reste soutenu.

    Deux facteurs d’entraînement agissent. D’une part, les nouvelles plateformes de travail qui sont devenues accessibles à tous, aussi bien au sein de l’entreprise qu’à distance (chez soi ou ailleurs). D’autre part, la volonté des entreprises de mettre en œuvre des stratégies de transformation digitale pour rester flexibles et compétitives. Sans oublier la demande des salariés qui invoquent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et entendent autant que possible s'affranchir des transports.

    Vers un nouvel équilibre

    En résultent un nouveau rapport au travail et un nouveau modèle de management basés sur la confiance et l'autonomie. D’ailleurs, quand il est correctement mis en œuvre, le télétravail tend à améliorer... 

    ...la compétitivité des organisations, leur attractivité sur le marché du travail, leur agilité organisationnelle, leur productivité, tout en contribuant à la réduction des coûts fixes.

    L’important, c’est le réseau !

    Pour cela, les collaborateurs doivent pouvoir remplir leurs missions dans des conditions optimales. Ce qui passe à la fois par la mise à disposition d’outils informatiques adaptés à ce jonglage permanent entre travail sur site, en itinérance et à distance (PC portables, hybrides, tablettes, smartphones) et la disponibilité d’une connexion réseau de qualité.

    “Le plus important quand on travaille à distance, dans un espace de coworking ou ailleurs, c’est le réseau”, indique un chef d’entreprise installé depuis quelques mois dans un tiers-lieu du neuvième arrondissement de Paris. Archimag lui emboîte le pas et vous donne les 6 clés garantissant un télétravail optimal

    1/ Bichonner son réseau domestique

    Si la connexion en Ethernet filaire reste préférable, le wifi ac dual band permet lui aussi d’être productif et d’accéder rapidement à toutes les plateformes et contenus hébergés dans le cloud. Encore faut-il avoir le bon routeur ou le bon répéteur (pour étendre la portée du signal, si nécessaire) à disposition. Des fabricants comme D-Link, Netgear, Cisco et Linksys proposent ce type de routeurs qui, grâce à leurs antennes et à la technologie Mimo (Multiple input, multiple output), sont capables d’opérer sur plusieurs bandes de fréquence et ainsi de fournir un débit optimal.

    N’oubliez pas cependant de jeter un oeil sur les routeurs répondant à la nouvelle norme wifi ad qui promet un débit sans fil de plus de 7 Gb/s. Le problème est que, pour profiter d'un tel débit, le terminal utilisé doit lui aussi répondre à cette norme. Pour l’instant, rares sont ceux qui l’intègrent.

    2/ Mettre en place un VPN

    Pour se connecter au réseau de l'organisation à distance de manière anonyme et sécurisée, certaines organisations exigent la mise en place d’un VPN (réseau privé virtuel). Le VPN est surtout conseillé si vous utilisez un wifi public (en gare par exemple, à la bibliothèque ou dans un bar ou un hôtel), si vous souhaitez protéger vos données ou vous connecter avec une adresse IP d’un autre pays. De nombreuses solutions de VPN gratuites sont disponibles en ligne (VPN.net, TunnelBear, CyberGhost, Hide.me, Windscribe, VPNBook, etc.), mais restent limitées soit en download, soit en vitesse.

    Du côté des VPN payants, Hide My Ass est l’un des plus simples. Il crypte les données de l’utilisateur et lui assure un anonymat total en ligne. Contrairement aux autres services VPN, Hide My Ass fonctionne sur tous les terminaux (ordinateurs portables, tablettes, smartphones, etc.). Il est même possible de l'utiliser sur deux appareils en même temps. Son prix : 5,99 euros par mois pendant 1 an avec des abonnements possibles d’un mois seulement ou six mois.

    3/ Gérer les projets et collaborer dans le cloud

    Si le télétravail permet très souvent de réduire les coûts (moins de surface de bureaux, réduction des frais de transport, moins d’absentéisme, etc.) et d’améliorer l'efficacité des salariés (meilleure productivité, réduction des retards), sa mise en oeuvre repose sur l’adoption de plateformes de travail collaboratives. Ces outils sont le plus souvent proposés en mode cloud, donc accessibles en tous lieux.

    de nombreuses solutions

    Office 365 de Microsoft et G-Suite de Google sont les plus connues et certainement les plus utilisées ; de nombreuses autres solutions sont cependant disponibles pour travailler en équipe et avancer sur des projets, même à distance. Même Facebook s’y est mis en lançant Workplace by Facebook, une offre de collaboration (visioconférence, partage de fichiers, création de groupes, stockage, messagerie instantanée) et de gestion de communauté capable de s’intégrer à G-Suite, Okta (gestion des accès et des identités), Windows Azure et consorts.

    Des outils comme Wrike, Klaxoon, Oolaop, Slack, AnyDesk, EverNote, Asana et Trello permettent également de gérer un projet en équipe. Mais d’autres solutions encore plus complètes existent comme le Secure Digital Workplace de Citrix, GoFast de CEO Vision ou encore le Workplace Hub de Konica Minolta. Á vous de choisir celle qui convient à vos besoins.

    Pour les réunions à distance, Skype, Facetime, Hangouts, Live Messenger, Mikogo, WebEx Meetings, GoToMeeting ou encore MeetingBooster sont autant de solutions qui permettent d’organiser gratuitement des réunions et de partager son écran d’ordinateur en tout simplicité.

    4/ S’assurer une bonne connexion mobile

    Parce qu’aujourd’hui, le télétravail ne s’effectue pas uniquement à la maison, mais peut aussi se faire en mobilité, dans les transports ou ailleurs, les dispositifs de partage de réseau mobile font aussi partie du nécessaire de survie du télétravailleur. Car pour le moment, rares sont les ordinateurs portables proposant une connectivité mobile.

    Heureusement Qualcomm a développé un SoC (le Snapdragon 835) combinant un modem LTE (4G) et la connectivité wifi ac 2x2 MU-Mimo. Asus, HP et Lenovo seront les premiers à l’intégrer au sein de leurs PC portables qui proposeront donc un accès au réseau 4G avec une autonomie de plus d’une journée.

    partage de connexion

    En attendant, un abonnement mobile incluant des data en 4G (5 Go/mois minimum) et un smartphone suffisent pour disposer en permanence d’un réseau dont le débit réel (entre 75 et 150 Mbit/s) est souvent supérieur à celui de la box ADSL installée à la maison. Il suffit d’activer le partage de connexion adéquat (wifi, Bluetooth ou USB filaire) dans les paramètres généraux du smartphone, puis de sélectionner le smartphone dans les points d’accès de l’ordinateur, d’entrer le mot de passe d'association (il est fourni dans les paramètres du smartphone) et le tour est joué.

    Autre solution : investir dans un boîtier de partage de connexion comme l’Airbox 4G d’Orange qui autorise le partage en wifi du réseau 4G et accueille jusqu'à 10 terminaux en même temps, ou encore les hotspots mobiles 4G/wifi de Huawei, Netgear ou TP-Link disponibles moyennant une centaine d’euros.  

    5/ Ne jamais être à court de batterie et de mémoire

    Même s’il est connecté au cloud, un collaborateur nomade ne voyage jamais sans plusieurs accessoires dont une batterie de secours comme la X-Moove PowerGo Flash (69,99 euros). Avec une capacité de 15 000 mAh, cette dernière peut offrir une alimentation de secours aux derniers Macbook grâce à ses deux ports USB (USB 3.0 + USB Type-C) et recharger sans problème n’importe quel smartphone grâce à son port micro-USB.

    Autre accessoire conseillé : un disque dur externe ou une clé USB sécurisés, comme la DataLocker Sentry 3 FIPS. Cette clé offre 64 Go de stockage avec une certification FIPS 140-2 de niveau 3 et un chiffrement AES 256 bits en mode XTS, pour sécurité optimale. Elle combine le cryptage matériel et la possibilité de se connecter à une console de gestion à distance (SafeConsole) pour déployer et appliquer des stratégies de sécurité à plusieurs périphériques de stockage USB.

    6/ Privilégier les terminaux compacts, légers et polyvalents

    Enfin, un mot sur les terminaux de travail en eux-mêmes (ordinateurs portables, tablettes et smartphones), qui sont généralement fournis par l’organisation et sur lesquels les collaborateurs ont rarement la main. Pour des raisons de praticité de transport (ils se doivent d'être fins, compacts et légers) et de longévité de batterie (plus de 10 heures d’autonomie), il vaut mieux privilégier les nouvelles générations d'ordinateurs hybrides et convertibles avec des tailles d’écran comprises entre 12 et 14 pouces comme le Zenbook Flip S d’Asus, le Samsung Galaxy Book 12 ou le dernier Surface Pro.

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    Discrète la gestion de contenu ? Il est vrai que depuis quelque temps, on entend plus facilement parler de dématérialisation ou de transition digitale que d’ECM. Pourtant, les éditeurs du domaine sont loin d’avoir mis la clé sous la porte et semblent même bien se porter. D’autant que les métiers eux-mêmes en sont devenus adeptes. Signe que, face aux nouveaux besoins des entreprises et à la concurrence des technologies du cloud, la gestion de contenu a su évoluer pour rester indispensable.
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