La reconnaissance vocale au service de la modernisation des services de l’Etat

Le 16/11/2017 - Par
Pourquoi perdre du temps à saisir des textes ou des notes au clavier ? Il est pourtant clair que nos doigts ne vont pas à la même vitesse que nos pensées.

Première nation européenne en matière d'administration numérique, la France entend accélérer sa transformation numérique pour simplifier davantage encore les démarches des particuliers et des entreprises grâce à Internet, mais aussi rendre le travail de ses agents et les services publics plus efficaces.

Désignée en 2014 par l’Organisation des Nations Unies comme la nation la plus avancée en Europe, et la quatrième dans le monde, pour l’administration numérique, la France est aujourd’hui encore un acteur incontournable dans ce domaine. Depuis, le Gouvernement n'a de cesse d’alléger, via le numérique, les charges administratives pesant sur les entreprises, et a surtout accéléré la dématérialisation des relations entre les administrations et les citoyens. D’ici peu, l’intégralité des démarches administratives qui ne nécessitent pas de présence au guichet pourront être réalisées en ligne (sauf première délivrance des documents d'identité officiels).

“Nous devons construire un État plateforme, qui facilitera, accompagnera, transformera nombre de ses procédures en solutions, en applications, un État qui doit avoir l’ambition, d’ici à 2022, de numériser l’ensemble des procédures qui sont les siennes. Je sais bien que cela sera dur, mais c’est indispensable” déclarait Emmanuel Macron lors du salon Vivatech, en juin dernier.

Le numérique, instrument de la transformation de l’État

Le Président de la République veut ainsi clairement faire basculer l’Etat dans l’ère numérique. Aussi bien dans les services rendus aux citoyens que dans la façon même de travailler au sein des administrations. Le Président a d’ailleurs fait le même constat que beaucoup d’entre nous : l'administration française est trop complexe et les procédures administratives trop lourdes. Son ambition est donc de simplifier ce mille-feuille et de s'appuyer sur le numérique pour redéfinir l'action publique.

« La numérisation permettra de simplifier et d'automatiser des tâches répétitives comme les enregistrements, les convocations ou les demandes de transmission de pièces justificatives » précisait-il dans son programme de candidature.

S’approprier la dictée vocale pour gagner en efficacité

C’est là que la reconnaissance et la dictée vocale peuvent prendre tout leur sens. Avec une promesse simple : utiliser la voix plutôt que le clavier pour économiser du temps et gagner en productivité. En étant capable de transformer rapidement et facilement les mots prononcés en texte, le travail des agents devrait s’en trouver largement facilité. La dictée vocale n'est désormais plus l’apanage des avocats, des médecins et des experts en assurance. Elle peut aider n'importe quel professionnel à travailler de manière plus efficace et productive, et à valoriser chaque minute de son temps. Pourquoi perdre du temps à saisir des textes ou des notes au clavier ? Il est pourtant clair que nos doigts ne vont pas à la même vitesse que nos pensées. Avec la dictée vocale, il est, en effet, possible de réaliser des transcriptions instantanées de toute sorte de documents administratifs : ordre du jour, compte-rendu de réunion, procès-verbal, note de synthèse, avis, etc. Elle peut donc répondre aussi aux besoins des administrations et des collectivités.  

La voix comme interface homme-machine

Deux secteurs d’activités sont déjà rodés à l’utilisation de la voix en tant qu’interface homme-machine : le monde juridique et le secteur de la santé. Les cabinets d’avocats n’hésitent plus à utiliser des outils de reconnaissance vocale pour rédiger automatiquement des contrats, des comptes-rendus, des requêtes, des notifications, des actes de procédure, des mémos, des conclusions et même des emails. Tout simplement parce que cela prend beaucoup moins de temps qu’en les tapant. Dans le secteur médical, plusieurs centres hospitaliers et des cabinets de radiologie utilisent aussi ce genre d’outils pour capturer plus efficacement les informations (les comptes-rendus d’examens notamment) et les ajouter au dossier patient informatisé.

Quand la saisie au clavier devient un problème

Dans le secteur public, malgré le grand élan de modernisation amorcé, le fonctionnement papier est encore ancré dans les habitudes des agents, probablement par méconnaissance des technologies capables de les aider dans leurs tâches. Certains agents ne sont par ailleurs pas en mesure de faire de la saisie sur ordinateur de manière efficace, soit parce qu'ils manquent d'entraînement, soit parce qu’ils souffrent d’un handicap ou veulent éviter des lésions dues à des mouvements répétitifs (tendinopathie, syndrome du canal carpien, etc.).

D’une pierre, trois coups !

Si la dictée vocale permet incontestablement de gagner du temps dans la saisie, elle permet aussi d’éviter les problèmes de santé et les fautes d’orthographe. D’une pierre, trois coups ! Les tests réalisés montrent que la dictée vocale est trois fois plus rapide que la saisie au clavier. Avec un logiciel adapté, il est, en effet, possible de créer des documents électroniques à la vitesse de 160 mots par minute et ces mots apparaissent instantanément (et correctement orthographiés) dans n'importe quelle application Office, un navigateur, un client de messagerie ou autre. Reste maintenant à équiper les agents de micro-casque ou d’oreillette Bluetooth, pour une totale liberté de mouvement. L’oreillette Bluetooth permet, en effet, de dicter tout en manipulant des notes et des documents sur le bureau, voire en se déplaçant.

Halte à la contre-publicité

En attendant, des freins à l’usage de la dictée et de la reconnaissance vocales subsistent. Principalement en raison de l’inefficacité des outils gratuits proposés par Google (la “saisie vocale” de Google Docs), Microsoft, Apple et consorts qui font une affreuse contre-publicité aux véritables logiciels de transcription vocale. Á cause d’eux, les mauvaises transcriptions ralentissent la saisie (au lieu de l’accélérer) et contribuent à détourner les utilisateurs de ce type d’outils. C’est d’autant plus dommage que certaines solutions sont efficaces (comme Dragon Naturally Speaking de Nuance), se prêtent parfaitement à cet exercice et peuvent s'adapter à tous les environnements professionnels.

Ne plus rester assis devant son ordinateur

Différents secteurs d’activités s’y essayent pourtant dont l’électronique grand public avec  les assistants personnels d’Amazon et de Google, mais aussi la banque qui teste la reconnaissance vocale pour authentifier la connexion à un compte ou effectuer certaines transactions, ou encore l’automobile (la reconnaissance vocale est intégrée dans la nouvelle Audi 8). Sans oublier, le secteur de l’enseignement où la reconnaissance vocale offre des bienfaits aussi bien aux étudiants qu’aux professeurs pour leurs tâches fastidieuses (rédaction des programmes d’enseignement, mails groupés, observations sur les travaux produits par les étudiants, évaluation des copies, etc.). Utiliser la reconnaissance vocale comme outil de gestion administrative et d'enseignement offre des possibilités illimitées.

Pour en savoir plus sur la dictée vocale, voici différentes ressources utiles : 
Livre blanc éducation : http://www.archimag.com/content/la-reconnaissance-vocale-dans-le-secteur-de-l%E2%80%99education
Livre blanc secteur juridique : http://www.archimag.com/content/la-reconnaissance-vocale-en-milieu-juridique
Livre blanc rapport d'intervention : http://www.archimag.com/content/la-reconnaissance-vocale-pour-les-rapports-d%E2%80%99intervention

​Cas d'usage : 

Administration publique 
Ressources Humaines 
Service juridique
Diagnostic Immobilier
Collecte de données

 


 

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