Confrontées à une gestion d'archives physiques et numériques, les entreprises doivent choisir une solution d'archivage mixte capable de traiter uniformément ce double flux documentaire. Un choix délicat qui doit s'inscrire dans les règles de l'entreprise.
Alors que le papier résiste à son présumé déclin, le numérique poursuit son imparable croissance. Résultat : les entreprises doivent gérer une double production documentaire physique et dématérialisée. Le phénomène est particulièrement vrai dans certains secteurs comme celui des assurances où règne une importante cohabitation documentaire. D'un côté, les déclarations de sinistres sont souvent réalisés sur papier par les particuliers ; de l'autre, les rapports d'expertise sont créés au format numérique.
Les services d'archives doivent, quant à eux, être en mesure de gérer ces flux physiques et numériques. "Le marché des archives hybrides tend à se développer et ce mouvement pourrait durer encore une quinzaine d'années", estiment les observateurs du marché. Il se développe d'autant plus que que la gestion des archives couvre non seulement les documents papier et les documents numériques, mais également les archives numériques issues d'un processus de numérisation. Ce troisième cas se retrouve souvent, par exemple, avec le courrier entrant envoyée par des particuliers et qui fait l'objet d'une numérisation sitôt entré dans la boucle.
Face à ces obligations, les entreprises peuvent confier leur archivage mixte à un tiers-archiveur dans le cadre d'une prestation passée avec l'un d'entre eux. Elles peuvent également opter pour une solution qu'elles piloteront de façon autonome sur leur propre site d'exploitation.
Plans de classement
Nous recensons pour cet article quelques-unes des solutions les plus répandues du marché. Avant toute acquisition, il convient de s'intéresser à un point vital :
le logiciel d'archivage mixte doit être en mesure de traiter tous les types de documents quels ques soient leur provenance, leur nature et leur format. Sont ainsi pris en compte par la majorité des solutions les documents bureautiques, les images, les bases de données, les courriers électroniques et même les documents compressés (Zip, par exemple).
L'import d'archives est souvent réalisé grâce à des échanges automatisés répondant au standard d'échange de données pour l'archivage (Seda). Certains modules d'import prennent en charge des flux importés au niveau du serveur ou bien directement sur le poste client.
Du côté des plans de classement, les éditeurs proposent un grand nombre de combinaisons que les archivistes choisiront en fonction des règles en cours dans leur organisation : aborescence, indexation par thésaurus, listes d'autorités, par formats de documents, personnalisée... Même variété en ce qui concerne le choix des modules de gestion ; ceux-ci permettent une grande variété d'usages.
Suivi des versements
Toutes les solutions présentées ici proposent un suivi des versements soit depuis la page d'accueil, soit plus en profondeur dans le logiciel. Ce versement peut également être visualisé sur un reporting réalisé au format Excel afin de tracer les différents mouvements de l'archive : versement, traitement de préparation, prise en charge, dépôt sur le support de stockage, etc. A cette fonction de suivi des versements peuvent être ajoutés des outils statistiques qui offrent la visibilité la plus large possible sur les actions du logiciel.
Autre élément à prendre en considération, la fonction recherche porte des noms différents selon les éditeurs : simple/avancée/fédérée ou simple/avancée/transversale. Dans tous les cas, la recherche fédérée ou transversale est le "minimum syndical" à attendre d'une solution professionnelle. L'utilisateur peut ainsi lancer une recherche sans se préoccuper du format du document recherché. La recherche elle-même est effectuée en mode plein texte (full text).
Conformité aux normes
Enfin, l'entreprise devra s'assurer que la solution d'archivage mixte est conforme aux principales normes françaises. La première (Afnor NF Z40-350) s'applique exclusivement aux archives papier ; la deuxième (Afnor NF Z42-013) concerne les archives électroniques. Toutes les solutions présentées ici répondent à ces normes. A ce jour, ces deux normes cohabitent, mais, selon certains observateurs, leur rapprochement pourrait voir le jour prochainement.
Quant au coût de ces solutions, il évolue bien sûr selon le volume du corpus documentaire ou le nombre autorisé d'accès au logiciel.
Télécharger le tableau comparatif des différentes solutions :
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