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Le RGPD, une opportunité pour les archivistes et records managers en Belgique

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    Le Parlement belge a voté, le 19 juillet 2018, la loi transposant certaines dispositions du règlement dans la législation belge. (Illustration/Freepik
  • Six mois après l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données, voici quelques éclairages sur l’impact en Belgique du RGPD pour les gestionnaires de l’information.

    [de notre correspondant à Bruxelles]

    Entré en vigueur en mai dernier, le règlement EU 2016/679 a fait beaucoup parler de lui notamment par l’ampleur des amendes prévues. Bien que ce règlement ne soit qu’une « évolution » d’une directive datant de 1995 (et en Belgique de la loi vie privée de 1992), beaucoup d’organisations n’ont pas pris toutes les mesures nécessaires afin de se conformer aux nouvelles exigences. Néanmoins, deux nouvelles dispositions, les amendes prévues et les droits octroyés aux citoyens européens, ont permis de faire prendre conscience de l’importance de la protection des données à caractère personnel pour les organisations. Au-delà de ces deux nouveautés, le texte du RGPD consacre plusieurs dispositions bien connues des professionnels de la gestion de l’information :

    • transparence et sécurisation dans les processus utilisant les données à caractère personnel : les organisations sont dès lors tenues de documenter et connaître leurs processus et de communiquer la finalité de ceux-ci aux data subjects ;
    • responsabilisation des organisations dans le traitement de ces données : des contraintes et des responsabilités sont désormais imputées à toutes les organisations impliquées dans le processus qu’elles soient le responsable de traitement (data controller) ou le sous-traitant (data processor) ;
    • la création d’un registre des traitements (record of processing activities) est désormais rendue obligatoire pour toute une série d’organisations, et est fortement recommandée pour toutes les autres ; ce document reprend en grande partie les informations contenues dans le tableau de gestion des archivistes et records managers : données et documents conservés, nature du processus, délai de conservation…
    • les archives historiques ou les données de la recherche font l’objet de dispositions particulières conformément à l’article 89 du règlement ; néanmoins, dans des matières comme celles-ci le législateur européen a laissé une certaine marge de manœuvre aux États membres.

    Des latitudes de mise en œuvre

    Bien qu’il s’agisse d’un règlement s’appliquant de facto à l’ensemble de l’Union européenne, au contraire d’une directive, le RGPD laisse certaines latitudes de mise en œuvre aux différents États membres. À titre d’exemple, l’âge de la « maturité » pour la demande de consentement est fixé à 16 ans dans le règlement, mais les États membres peuvent l’abaisser jusqu’à 13 ans via leur législation nationale (ce qu’a mis en pratique la Belgique). Comme nous le mentionnions, l’article 89 du règlement, visant les garanties et dérogations applicables au traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, fait partie de ces dispositions laissées à l’appréciation des États membres.

    Traitement à des fins archivistiques

    Le Parlement belge a voté, le 19 juillet 2018, la loi transposant certaines dispositions du règlement dans la législation belge. Les articles 186 à 208 de cette nouvelle loi définissent notamment les modalités de traitement pour les services de renseignement et de police, ou encore les traitements nécessaires pour la recherche scientifique, historique ou statistique. Un dernier traitement est également défini, à savoir le traitement à des fins d’archives. L’article 192 stipule notamment que les responsables de traitement à des fins archivistiques peuvent avoir recours à la finalité archivistique dans le registre des activités de traitement (record of processing activities).

    Cette finalité de préservation des documents d’archives peut entrer en contradiction avec certaines dispositions du règlement, comme le droit à l’effacement des données à caractère personnel. La loi belge permet de « contourner » ce souci et impose au responsable de traitement de documenter les motifs pour lesquels l’exercice des droits de la personne concernée risque de rendre impossible ou d’entraver sérieusement la réalisation des finalités.

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