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Comment les Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne ont mutualisé leur nouveau site web

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    Page d’accueil du nouveau site mutualisé des Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne. (DR)
  • Les Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne ont inauguré en mars dernier un nouveau site internet mutualisé : archives-deux-sevres-vienne.fr. L’occasion de dépoussiérer en profondeur les fonds numérisés, les bases, et surtout les pratiques de communication auprès des internautes. Mais aussi, pour les deux équipes, l’opportunité d’être plus innovantes. Retour en détail sur les différentes étapes de ce projet qui a impliqué différents chantiers à mener de front.

    Temps de lecture : 5 minutes

    À l’origine, différents éléments convergent et favorisent le déclenchement du projet de site internet mutualisé. Les Archives départementales (AD) des Deux-Sèvres et de la Vienne font le constat des caractéristiques techniques et historiques communes fortes entre les deux départements (mêmes outils d’inventaire et de publication, même région historique). Leurs technologies respectives risquent l’obsolescence. Leurs publics sont similaires, voire identiques, consultant des fonds complémentaires.

    Les deux services souhaitent réaliser un site innovant, toujours plus accessible pour les publics, tout en maîtrisant les coûts. Il faut saisir l’opportunité, à deux entités, de renforcer la qualité des données et du service rendu aux usagers.

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    Calendrier du projet :

    2017 : première proposition d’un projet de site internet mutualisé
    2018 : validation, convention de groupement de commandes, rédaction d’un cahier des charges
    2019 : lancement du marché
    2020 : ouverture du site


    1. Les conditions de réussite

    Convaincre la ligne hiérarchique, les élus, les équipes

    Rien de plus impalpable qu’un site internet. Changer un site, c’est changer, modifier, transformer une identité. Des réunions de divers ordres, de présentation du projet, en rentrant plus ou moins dans les détails techniques, sont indispensables pour obtenir la validation du projet.

    Coconstruire en mode projet

    Aujourd’hui, le mode projet permet du travail en transversalité. Cette coconstruction, rendue possible par la proximité géographique et les nouvelles technologies, permet de partager les compétences des services au sein des deux départements, et entre les deux départements. Cette coconstruction ne s’achève pas à l’ouverture du site.

    Définir le périmètre de la mutualisation

    Poser les limites est un exercice délicat mais indispensable au succès du projet. À titre d’exemples :

    • La refonte des données, en particulier des instruments de recherche, a concerné en priorité les fonds numérisés. Anticipée depuis plus d’un an, cette refonte était une condition sine qua non pour le renouvellement des formulaires de recherche dans les fonds numérisés ;
    • La politique d’indexation commune : elle permet de trouver un accord sur la méthode d’indexation des fonds et sur le socle commun minimum, le reste restant libre. Pour les instruments de recherche, par exemple, il a été décidé, pour l’indexation des mots-matières, et afin de ne pas créer des écarts trop importants dans le moteur de recherche, d’utiliser, a minima, un terme d’indexation de niveau haut qui se trouve obligatoirement dans le sommaire du thésaurus.

    Garder le cap

    Afin de répondre à des enjeux de calendrier en termes de communication, le site devait être inauguré début 2020. Cela a induit des délais particulièrement courts entre la date de lancement du marché (10 septembre 2019) et l’ouverture du site (mars 2020).

    enlightenedLire aussi : Les avantages de la mutualisation de la fonction “archives”

    2. Le montage du projet

    La synchronisation des données...

    Ce projet a nécessité un montage particulier, tant du point de vue du marché et des modalités financières que du côté technique. Plusieurs types de chantiers ont été menés de front, selon des temporalités différentes. 

    • Réalisation des pièces maîtresses du marché :

    - convention de groupement de commandes adaptée : objet, mode de gouvernance, clé de répartition des coûts, durée…
    - cahier des charges détaillé : écrit conjointement par les deux services, ainsi que par les services informatiques et les services communication, il est le reflet de la philosophie du projet, des outils souhaités, avec des exemples détaillés.

    • Chantiers de fond :

    - reprise et harmonisation du nommage de l’ensemble des fonds numérisés ;
    - reprise des bases de données des fonds numérisés, notamment pour inclure le lien des images (DAO) avec les fonds numérisés ;
    - réalisation d’un référentiel des services versants permettant de créer des comptes institutionnels.

    • Chantiers liés au site :

    - reprise ou conception de nouveaux contenus : trésors d’archives, dossiers pédagogiques, expositions…
    - tutoriels d’aide à la recherche : état civil en particulier, mais avec une ambition plus générale d’orienter les publics de manière personnalisée ;
    - conseils aux services versants : documents clés, fiches pratiques ; - commande et réalisation du graphisme ;
    - paramétrage des formulaires.

    enlightenedLire aussi : Centres de documentation : réussir sa mutualisation ou fusion

    ... Et celle des équipes

    C’est un binôme qui tient le rôle de chef de projet, à savoir les directeurs des deux services pour garantir le suivi, le calendrier, la communication, les points techniques.

    Dans un premier temps, pour l’encadrement des deux services, plusieurs réunions sont nécessaires, notamment pour trouver les dénominateurs communs en termes de pratiques de travail.

    Pour les équipes, sont mis en place des binômes ou des groupes de travail pour la réalisation de contenus d’aide à la recherche communs, de référentiels communs, ou pour aboutir à une politique d’indexation commune.

    Le fonctionnement en interne est calé : salle de lecture, classement et numérisation des fonds, orientation et réponse aux demandes de recherche.

    enlightenedLire aussi : Mutualisation des systèmes d'information : un pour tous, tous pour un !

    3. Ouverture du site en deux phases

    Phase 1

    Ouverture avec les contenus déjà présents sur les sites précédents, en particulier les fonds numérisés et les inventaires. Éléments techniques, fonctionnalités et contenus :

    • graphisme et ossature du site : CMS, webdesign, visionneuse ;
    • formulaire de recherche (et lien image) : diffusion des images numérisées, distinction des deux services en front office via les logos, réservation en salle de lecture, résultats de recherche ;
    • document du mois ;
    • expositions itinérantes ;
    • module tutoriel : au moins un tutoriel état civil ;
    • séparation des données en back office ;
    • espace perso avec FranceConnect ;
    • numérisation à la demande (uniquement la Vienne) ;
    • interface recherche service versant.

    Phase 2

    Développements innovants (accès pour les services versants, salle de lecture vers le SAE…).

    enlightenedLire aussi : Ministère de la Culture : de la mutualisation à la fusion de son centre de documentation ?

    4. Financement

    À deux, le projet a été budgété à 205 000 euros, dont 100 000 euros d’investissement de départ (acquisition de licence, installation, développements spécifiques). Cela représente, par rapport à des projets équivalents, et en tenant compte des développements demandés, une économie financière de l’ordre de 30-40 % d’un projet « classique ».

    La répartition initiale, sur l’investissement, s’est faite de manière strictement égale (50/50). À l’avenir, la clé de répartition tiendra compte du volume de données de chaque service d’archives (coûts de maintenance et d’hébergement). 

    Les deux services ont bénéficié d’une subvention de l’État en 2019 et cette subvention devrait être renouvelée en 2020. Il s’agit du programme de subvention PNV, autour des projets numériques innovants. Cette subvention tient notamment compte des projets de numérisation et de rétroconversion spécifiquement liés au projet de site internet, ce qui représente pour les deux départements un total de 40 000 euros de subvention.

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    Aude Seillan
    Directrice des Archives départementales des Deux-Sèvres

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