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Bon à savoir : Archimag met à votre disposition deux bases de données des durées légales de conservation des documents papiers et numériques ! L'une est dédiée au secteur public et l'autre au secteur privé. Elles sont toutes les deux présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts et permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents (papiers et numériques), et de consulter le texte de référence via un lien direct vers Légifrance.
>>>Pour les découvrir, cliquez-ici <<<
1. Durée de conservation des archives autre que la durée légale
La durée d’utilité administrative, ou DUA, est la durée réglementaire applicable à un document ou un dossier. Il faut distinguer selon que le fondement de la DUA applicable est un délai de prescription (c’est-à-dire un délai au-delà duquel il ne pourra plus y avoir de recours ou de sanction pénale) ou un délai de conservation (il faut garder ce document en fonction d’une durée de conservation légale ou réglementaire).
La DUA applicable est un délai de prescription
Deux situations sont possibles :
- la DUA réglementaire est supérieure à la DUA appliquée dans l’organisation : si l’organisation détruit un document avant la durée réglementaire, elle encourt le risque de ne pas être en mesure de prouver le respect de ses obligations ou devoirs, ou encore d’exercer les droits dont elle dispose. Les sanctions possibles, plus ou moins importantes, sont alors d’ordre administratif ou judiciaire. Leur degré dépend du statut du document ;
- la DUA réglementaire est inférieure à la DUA appliquée dans l’organisation et le document a été conservé : l’organisation ne court aucun risque, sous réserve du respect des règles qui s’imposent en matière de conservation de données à caractère personnel.
La DUA applicable est un délai de conservation légal
Là encore, deux situations sont possibles :
- la DUA réglementaire est supérieure à la DUA appliquée dans l’organisation : si le document a été détruit, l’organisation risque de ne pas être en mesure de rapporter la preuve de ses droits ou obligations. Les sanctions possibles sont de nature administrative ou judiciaire. Si le délai de conservation est d’ordre public, dans le sens où le document doit être conservé pendant x temps, ni plus ni moins, les sanctions sont alors plus importantes que dans le cas où la DUA est un délai de prescription. En effet, dans ce cas, celles-ci sont souvent spécialement prévues par la loi ;
- la DUA réglementaire est inférieure à la DUA appliquée dans l’organisation. Il faut distinguer selon que le délai de conservation est d’ordre public ou non, c’est-à-dire selon que le délai de conservation est un délai de conservation minimum (pas d’ordre public) ou qu’il s’agit d’un délai de conservation à l’issue duquel le document doit être détruit (d’ordre public) :
- si le délai de conservation n’est pas d’ordre public, alors l’organisation est à l’abri de tout risque ;
- si le délai de conservation est d’ordre public, alors l’organisation s’expose à des sanctions administratives ou judiciaires prévues par la loi (sanctions souvent importantes).
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2. Destruction des archives
Il faut faire une distinction entre les archives publiques et les archives privées, car il existe certaines prescriptions légales spéciales pour l’élimination des archives publiques.
- Une archive publique se définit comme tout document qui procède de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes morales de droit privé chargées d’une mission de service public.
Pour l’élimination des archives publiques, la personne responsable du service où le document a été produit ou reçu doit saisir l’administration des archives avant de procéder à l’élimination. Pour permettre au directeur de l’administration des archives de statuer, le service producteur de documents transmet un bordereau d’élimination, comprenant un descriptif des documents à éliminer.
La rédaction du bordereau est à la charge du service producteur. L’administration des archives fournit le modèle de bordereau, ainsi que tous les conseils utiles.
Une fois le bordereau d’élimination signé par le responsable du service producteur et par le directeur de l’administration des archives concernées, le service producteur peut procéder à la destruction du ou des documents.
Un certificat de destruction doit être envoyé à l’administration des archives.
Lire aussi : Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
- Une archive privée se définit comme tout document qui n’est pas une archive publique telle que précisée ci-dessus. De même que pour les archives publiques, il faut s’assurer de la traçabilité de l’élimination des archives privées.
Donc, des bordereaux d’élimination ainsi que des certificats de destruction doivent être établis.
Rappelons que tout dossier ou document appartient au service détenteur, c’est-à-dire le service qui a produit ou reçu le document ; le service archives est gestionnaire de ces fonds, mais non propriétaire.
