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Faire appel à un tiers-archiveur pour externaliser la conservation de ses documents physiques et numériques repose sur un service de confiance, une sécurité de haut niveau et un certain nombre de garanties (maintien de la valeur probante des documents, remise d’un dossier de preuve, etc.).
Le marché des tiers-archiveurs évolue donc selon l’évolution des réglementations, des certifications (NF 461, ISO 27001, etc.) et des normes (NF Z 42-013, ISO 14641-1, etc.) qui l’encadrent (ces dernières, résumées dans notre encadré, permettent de s’assurer du savoir-faire et de l’expertise d’un prestataire dans un contexte légal et normatif complexe). Ce marché, qui progresse également au gré des rachats et des fusions, a subi un mouvement de concentration ces dernières années.
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Les critères de choix
La sphère de la gestion des archives est riche et diversifiée. Mais avant de se lancer dans le choix d’un tiers-archiveur, voici les quelques points clés à retenir :
- Le périmètre : de quel type d’archives souhaitez-vous externaliser la gestion ? Uniquement des archives physiques (papier) ou des archives électroniques ? Les deux ? Il est indispensable de bien identifier le type d’archives qui devra être pris en charge par votre futur prestataire ;
- Les archives contiennent-elles des données de santé ? Si la réponse est oui, alors seuls les prestataires ayant un agrément « hébergeur de données de santé » (HDS) peuvent répondre à cette exigence ;
- Votre organisme est public ? Il vous faudra être vigilant sur les agréments des prestataires pour déléguer la gestion de vos archives. En effet, ils doivent être agréés par le Service interministériel des Archives de France (Siaf). Soyez attentif, c’est le site qui est agréé et non le prestataire. D’autre part, ce certificat doit être renouvelé tous les cinq ans : pensez donc à vérifier la date de validité du certificat. La liste complète des prestataires agréés est disponible sur le site de France archives, que ce soit pour les supports numériques ou les supports papier.
N’oubliez pas que les modalités de l’externalisation de la conservation des archives publiques sont strictement encadrées par le code du patrimoine. Les trois modes d’externalisation visés par celui-ci demandent : la mutualisation entre acteurs publics, le dépôt auprès d’un service public d’archives spécifique pour les collectivités territoriales et leurs groupements, et le recours à un tiers-archiveur agréé.
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Hébergement, normes et tarifs
Autres points d’attention :
- Pour les organismes publics, les données hébergées en externe doivent l’être en France ou en Union européenne uniquement ;
- Souhaitez-vous faire de la numérisation fiable et pouvoir supprimer vos archives papier ? Là encore, une réglementation s’impose. Les prestataires doivent être conformes à la norme NF Z 42-026 et peuvent même être certifiés NF 544 ;
- Enfin, sachez que votre futur tiers-archiveur peut être conforme à la norme NF Z 42-013 (archivage probatoire) et même être certifié NF 461. Le panorama proposé en pages suivantes fait ressortir ces différents points.
Côté tarifs, difficile d’y voir clair parmi les tiers-archiveurs. Quand certains sont exprimés par les prestataires — ce qui est rare — cela peut être en volume ou en durée, ce qui ne permet pas vraiment de s’y retrouver. Les réponses laconiques du type « sur devis », « selon le volume », « variable », sont par ailleurs fréquentes. Le prix final que vous obtiendrez sera (comme souvent) le fruit d’une négociation.
Normes et standards
Pour mieux lire le tableau pages suivantes, voici l’objet des normes et standards évoqués :
- NF Z 40-350 : aménagement de locaux d’archives ;
- Seda : standard d’échange de données pour l’archivage ;
- NF Z 42-026 : numérisation fiable ;
- NF 544 : numérisation fiable ;
- NF Z 42-013 : SAE, système d’archivage électronique ;
- NF 461 : SAE, système d’archivage électronique ;
- Iso 15489 : records management
>> Télécharger le panorama des tiers-archiveurs <<
