Sommaire du dossier :
- L'open source, solution gagnante
- Open source : quels avantages pour les utilisateurs ?
- La Ged en mode open source
- Le logiciel libre à plein régime social
- Open source : un système d'archivage électronique de gestion locative libéré sans caution
Freiné dans son développement par un logiciel de gestion de contenu obsolète, le RSI a fait appel à une solution libre, celle d'Alfresco Software. Un choix réalisé selon les recommandations gouvernementales et fondé sur des arguments sans appel.
"Moindre coût, souplesse d'utilisation, levier de discussion avec les éditeurs"... La note de l'ancien premier ministre Jean-Marc Ayrault accompagnant la circulaire de septembre 2012 préconisant l'usage du logiciel libre dans l'administration n'est pas restée lettre morte. Elle fut en tout cas entendue par la caisse nationale du régime social des indépendants (RSI), en charge depuis 2006 de la retraite et de la santé des commerçants, des artisans et des professions libérales.
Le RSI compte 5 500 salariés répartis entre la caisse nationale basée à Saint-Denis (Seine-Saint-Denis) et une trentaine de caisses régionales pour 2,5 millions d'assurés et 1,5 million d'ayants droit. Un volume nécessitant l'utilisation d'une solution d'ECM (gestion de contenu d'entreprise) performante.
Pourtant, la solution de gestion documentaire et de gestion des tâches adoptée il y a 20 ans par le RSI ne lui permettait plus de faire face aux nouveaux enjeux que sont les réductions budgétaires et les passerelles indispensables avec les autres acteurs de la sphère sociale, partenaires de la caisse (Ursaff, Cnam, etc.). "Sans compter les enjeux de demain, ajoute David Cambier, chef de projet à la direction des systèmes d'information de la caisse nationale du RSI ; car nous souhaitions dans le futur nous tourner vers plus de collaboration tout en répondant au mieux à tous les projets en cours et notamment en matière de normalisation des processus métiers". Surtout, l'objectif du RSI était d'enfin passer d'une architecture décentralisée (chaque caisse régionale disposant de sa propre plateforme) à une architecture centralisée permettant une réduction des coûts d'exploitation.
Un ROI de 1 à 10
Arrivé au sein du RSI en 2012, David Cambier a pris en cours les nombreuses études préalables ayant conclu à la nécessité d'opter pour une nouvelle solution d'ECM. Le choix d'Alfresco, spécialisé dans la gestion de contenu open source, fut presque évident : "L'analyse du marché et la lettre de Jean-Marc Ayrault ont généré une short list de différents éditeurs, poursuit David Cambier ; le calcul du retour sur investissement et l'analyse des différentes fonctionnalités a fait le reste". Avec un rapport de coût d'exploitation et de maintenance de 1 à 10 par rapport à ses concurrents, Alfresco se distinguait très favorablement. Sans compter la garantie d'une continuité de services aux utilisateurs ainsi qu'un certain nombre de fonctionnalités de base intéressantes pour le RSI, telles que le portail collaboratif Share. Enfin, la solution Alfresco est basée sur un socle connu de tous les techniciens informatiques du RSI (Java, Linux, etc.), facilitant ainsi grandement son intégration.
Deux projets tests réalisés en interne dédiés à la gestion des habilitations ainsi qu'au partage de documents avec les partenaires ayant révélé la puissance du produit Alfresco, le projet est officiellement lancé en septembre 2013. Il débute réellement en avril 2014 avec le déploiement du premier lot : la mise à disposition d'un trombinoscope contenant l'ensemble de l'organisation et posant ainsi la structure des futurs workflows et processus métier.
Appropriation
L'étape suivante, prévue pour la fin du mois d'octobre 2014, est la mise en place d'une architecture de hautedisponibilité disposant de plusieurs fermes de serveurs Alfresco et Share ainsi que de deux serveurs d'indexation dédiés, l'un à la recherche et l'autre à l'injection de documents. "Les avantages de la solution libre Alfresco se constatent au quotidien, poursuit David Cambier ; à la fois lors des démonstrations du produit et lors des phases d'installation". Déjà bien familière des intégrateurs opérant au RSI, la plateforme semble faire en effet l'unanimité de ses utilisateurs, lesquels l'ont immédiatement adoptée. "Notre objectif était une utilisation et une intégration rapide pour une meilleure appropriation possible, ajoute David Cambier ; l'outil étant similaire aux plateformes que l'on trouve sur internet, ce fut un plébiscite".
Prochainement, le RSI souhaite se tourner vers toujours plus de collaboration avec la mise en place de sites et de forums pour chaque service. Seront ensuite créés des workflows plus complexes faisant appel aux différentes applications métier de la caisse, destinés à améliorer la normalisation, les échanges avec les partenaires ainsi que la qualité de service aux assurés. Un voyage au long cours, donc... mais en liberté !
