Trop de papiers dans la boîte aux lettres ? Noyés dans les emails ? Il est temps de se mettre à la Gestion électronique de courrier (GEC). Voici les questions qu’il faut d’abord se poser.
1. De quoi mon courrier entrant est-il fait ?
Le courrier entrant est volumineux et divers. Il faut d’abord le recenser. Il y a le courrier papier, les fax (encore…), les emails qui relèvent de différents types : correspondances, factures, commandes, dossiers (études, specifications, appel d’offres...), etc.
Ce recensement doit aussi s’accompagner d’indications volumétriques. Une difficulté majeure consiste à identifier les processus qui sont liés à tel ou tel type de courrier.
Si une salle courrier centralisatrice existe déjà, c’est un avantage ; elle suppose que réception, traitement et diffusion ont été repensés, rationalisés, ce sur quoi la Gec pourra s’appuyer. Si ce n’est pas le cas, il faudra entamer la réflexion au niveau d’une “unité”, par exemple un département.
2. Suis-je capable de m’attaquer moi-même à la dématérialisation ?
Deux attitudes sont possibles, à vous de peser les arguments :
1 - je dématérialise en interne car :
- cela limite le risque de perte de documents ;
- c’est une garantie de sécurité pour les documents confidentiels, secret défense, qui se verront appliquer une procédure spécifique ;
- mon entreprise possède les compétences nécessaires, avec des personnes qui savent analyser le courrier (elle connaissent le métier) et pourront l’enregistrer plus facilement que des prestataires extérieurs ;
- cela me reviendra moins cher que l’externalisation.
2 - je confie la dématérialisation à un prestataire externe, car :
- le prestataire dispose des compétences nécessaires ; j’évite de former en interne des personnes à la gestion du courrier ;
- je n’aurai pas à m’équiper de matériels adéquats et onéreux.
Il faudra aussi se poser la question d’externaliser tout ou partie de la dématérialisation du courrier ou, par exemple de ne sous-traiter que numérisation des factures.
3. Quel outil choisir ?
Un outil de Gestion électronique de documents (Ged) peut permettre de gérer du courrier. Cependant, il existe aussi des modules ou des solutions à part entière dédiées à la Gec (voir encadré). Dans tous les cas, mieux vaut :
- ne pas se précipiter sur un outil sans avoir fait un cahier des charges (volumétrie, nombre de courriers reçus par jour) ;
- ne pas faire un cahier des charges sans avoir mis une équipe autour de la table avec les principales personnes concernées (il n’y a pas que le DSI) ;
- ne pas réunir une équipe sans en avoir parlé avec la direction !
Autrement dit, pour mettre en place une Gec, il faut adopter une démarche projet. Ses impacts organisationnels seront très importants ; une démarche de conduite de changement sera indispensable.
4. quelles fonctionnalités retenir ?
Certaines fonctionnalités sont incontournables :
- workflow de validation d’un courrier ;
- distribution du courrier dans les services ;
- gestion des absences ;
- alertes mail ou notification pour savoir qu’il y a un courrier à traiter ;
- délai de traitement du courrier avec une alerte lorsque le courrier aurait dû être traité ;
- utilisation de courriers modèles pour les courriers sortants, ou en réponse à un courrier entrant ;
- etc.
On s’oriente ensuite vers des fonctionnalités plus spécifiques, par exemple :
- reconnaissance et lecture de codes-barres ou QR codes apposés sur les courriers ;
- parapheur électronique ;
- signature électronique ;
- lettre recommandée électronique (1) ;
- etc.
Attention ! Plus on va vers le spécifique, plus le développement et son coût vont augmenter.
5. Dois-je me préoccuper de sécurité ?
Quelle question ! Sans aller jusqu’à craindre une attaque de hackers, une action malveillante ou une simple erreur humaine sont toujours possibles et voilà un document vital détourné ou perdu. Il convient aussi de gérer légalement les données personnelles - à l’évidence, il en circule dans le courrier électronique (2). Il faut aussi avoir à l’esprit que, de nos jours, boîtes professionnelles et personnelles ont tendance à se confondre.
Résultat, les sécurités informatiques d’usage sont indispensables, renforcées par des dispositifs de types : gestion des accès et mots de passe par un administrateur, rédaction concertée d’une charte régulant les correspondances privées et professionnelles.
6. Et la mobilité ?
C’est une réalité, les collaborateurs de l’entreprise travaillent de plus en plus en situation de mobilité et ceci avec différents appareils : PC, tablette ou smartphone. Très facile d’ouvrir un courrier et sa pièce jointe sur une tablette. Très rapide de répondre immédiatement à un client par smartphone. Une Gec doit obligatoirement prendre en compte ces usages. Ce qui se traduit par l’intégration de la possibilité de traiter ses courriers entrants et d’apposer une signature électronique via mobile, en mode connecté ou déconnecté.
7. Quelle langue ?
Mondialisation et sociétés multinationales obligent à se poser la question de la langue. Du côté des solutions de Lad, Rad, OCR et ICR, pas de difficulté, elles sont largement polyglottes et capables de traiter tous les alphabets. Reste à prévoir un outil de Ged-Gec qui gère le multilinguisme.
8. Faut-il classer le courrier ?
Bien sûr. Pour le papier : une fois les plis ouverts (par vous-même ou votre prestataire), on peut tout donner à manger au scanner. Si le courrier peut arriver dans une Gec sans avoir été classé, selon les outils de Lad-Rad, on peut lancer le classement automatiquement à partir de l’objet, d’un code-barres. Parallèlement, on prévoit le processus ou workflow qui permettra le traitement du courrier. Côté messageries, dès leur arrivé dans les boîtes, les courriers peuvent être triés selon un plan de classement.
Il faut penser à une Gec transversale, avec, dans l’idéal, une homogénéisation du plan de classement pour que chaque direction et service.
9. Qu’archiver ? comment ?
L’archivage est un projet en soi (3), bouclez déjà celui de la Gec !
10. Combien tout cela va-t-il me coûter ?
Il “suffit” d’additionner les coûts envisagés : matériel (scanners), logiciel, personnes à embaucher ou à former à la gestion du courrier. Ou de demander un devis au prestataire en numérisation. A négocier !
(1) L’ordonnance n°2005-674 du 16 juin 2005 relative à l'accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie électronique a créé la possibilité d’avoir recours à la lettre recommandée électronique (eLRAR). Article 1369-8 Code civil : une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique (acheminement par un tiers). Décret du 2 février 2011.
(2) Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (informatique, fichiers et libertés), modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004.
(3) Voir Archimag n° 278 octobre 2014, Gouvernance et politique d'archivage, Marc Raphel.
+ repères
Quelques prestataires (de la numérisation à la Gec)
@Doc Solutions -> adoc-solutions.eu
Abbyy -> france.abbyy.com
Alfea Consulting France -> www.alfea-consulting.com
Archibald European Archives -> archives.fr
Archimed -> www.archimed.fr
Banctec -> www.banctec.co.uk
BlueXML -> www.bluexml.com
Canon France -> www.canon.fr
Chemdata -> www.chemdata-oi.com
Ciril -> www.ciril.net
C-logik -> www.c-logik.com
Cotranet -> www.cotranet.com
Digitech -> digitech.fr
Documalis -> www.documalis.com
E2I -> www,eii.fr
Edissyum -> edissyum.com
Ever Team -> www.ever-team.com
Groupe T2I (Azur Technology) -> www.groupe-t2i.com
Intelligent Solutions -> www.intelligent-solutions.be/fr
JVS-Mairistem -> www.jvs-mairistem.fr
Logidoc Solutions -> logidoc-solutions.fr
Novadys International -> www.novadys.com
Numen -> www.numen.fr
Readsoft -> www.readsoft.com
Seres -> www.seres.fr
Spigraph -> spigraph.com
Zeendoc (Sages Informatique) -> www.zeendoc.com
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