Article réservé aux abonnés Archimag.com

Comprendre les supports et services pour l'archivage

  • cd_dvd.jpg

    cd-dvd
    On ne peut pas parler d’archivage sans rappeler la différence fondamentale entre la sauvegarde et l’archivage. (VisualHunt)
  • La question des supports d'archivage n'est pas nouvelle ; elle se pose depuis l'émergence de l'archivage électronique. Cependant l'évolution des pratiques, l'apparition de nouveaux risques, l'évolution des normes et le développement des technologies obligent constamment à remettre l'ouvrage sur le métier.

    1. Un univers qui change

    Il faut retenir trois faits marquants ayant ponctué l’univers de l’archivage.

    1. recul des supports amovibles. Alors qu'initialement les supports d'archivage par excellence étaient le Don (disque optique numérique), le CD et la bande, supports amovibles dans leurs versions non réinscriptibles (worm), nous constatons que les services de production informatique et les data centers prisent de moins en moins ces supports amovibles car ils entrent difficilement dans des politiques de virtualisation et d'automatisation intégrales.
    2. risques nouveaux. Concrétisé massivement depuis le début 2016, le risque d'altération par cryptage pour rançonner des personnes physiques ou morales (“ransomwares”) ne fait que rappeler la nécessité de se protéger des altérations et suppressions non désirées au plus proche du support physique.
    3. mécanismes logiciels de protection de l’information. La nature exclusivement "worm physique" des supports d'archivage en tant qu'obligation a disparu de la norme NF Z42-013 lors de sa révision de 2009 ; depuis ce moment, le report de la sécurité et de l'intégrité s'est fait sur la mise en place de mécanismes logiciels de protection de l’information, applicables aussi bien à des supports disques sans spécificité qu'à des supports worm physiques. Ceux-ci s’appuient à la fois sur la multiplication des lieux de résidence de l’information, sur la protection contre la réécriture (mécanisme worm, logiciel ou micro-codé) et sur une vérification régulière de son intégrité.

    davantage de types de support

    Avec le temps, la palette des types de supports candidats à un usage en tant que supports d'archivage ne cesse de s'élargir. Cet élargissement peut être observé, d'une part, dans l'adaptation et la sophistication de supports déjà existants, avec une place un peu particulière pour les composants coffres-forts numériques (CCFN) et, d'autre part, dans le développement de nouvelles offres, toutes plus attractives financièrement les unes que les autres, "dans le nuage".

    2. Rappel des fondamentaux

    • sauvegarde ou archivage

    On ne peut pas parler d'archivage sans rappeler la différence fondamentale entre la sauvegarde et l'archivage ; la sauvegarde se préoccupe d'abord de la continuité de fonctionnement des systèmes et des services informatiques ; son horizon est donc naturellement le court terme. Pour l'archivage, l'objectif est la conservation à long terme, voire à très long terme, ce qui l'oblige à réduire autant que faire se peut les adhérences avec les systèmes et logiciels du moment. Par ailleurs, ces deux mondes doivent également être disjoints : ce qui est archivé doit être « auto-sécurisé » et donc ne plus nécessiter d’être sauvegardé. Le périmètre de sauvegarde en est allégé d’autant.

    • approche globale

    L'aspect "supports d'archivage" n'est qu'une des composantes d'une approche archivage qui doit être transversale et globale. En effet, ce n'est que par cette réflexion transversale et globale qu'on peut être certain d'avoir correctement pris en compte les différents besoins et cas d'usage, qualifié les différents niveaux d'exigence et de service attendus. Cette réflexion conduira aussi à définir la ou les architectures adaptées avec la localisation et la forme optimales des réponses aux besoins, aux niveaux d'exigence et de service.

    • SAE

    Le support d'archivage doit donc être considéré comme un composant d'une solution globale SAE (système d'archivage électronique) intégrant des composants matériels et logiciels à différents niveaux. Dans cette solution globale qui doit pouvoir traiter à la fois des archives à valeur probante et sans valeur probante, il est important de ménager le meilleur niveau d'indépendance possible entre les couches hautes (SAE au sens logiciel) et les couches basses (supports d'archivage). Ceci facilitera les évolutions futures, inéluctables compte tenu de l'exigence de long terme ou de très long terme. La visibilité "file system" proposée de plus en plus par les solutions  d'archivage va bien dans cette direction. Cet aspect est encore peu abordé dans les normes actuelles et pourrait faire utilement l'objet de travaux complémentaires.

    • bonnes pratiques

    Une règle simple à formuler :

    • 3 exemplaires
    • 2 technologies
    • 1 exemplaire externalisé (voir schéma).
    • migrations

    Pour des très longues durées de conservation, il faudra certainement gérer une ou plusieurs migrations vers de nouveaux supports d'archivage (réversibilité). Il ne faut pas pour autant négliger la pérennité des supports choisis. De la même façon, un choix judicieux des formats d'archivage, notamment en matière de pérennité (PDF/A), apportera des garanties appréciables et réduira les coûts de possession.

    • « green »

    Enfin, compte tenu des longues durées à considérer, les aspects environnementaux (consommation électrique en activité et en veille, dissipation calorifique, encombrement au sol...) doivent être intégrés comme critères ne serait-ce qu'à cause de leurs impacts économiques.

    3. Niveaux d'exigence

    L'exigence de base à propos des supports d'archivage concerne la lisibilité et l'intégrité des archives, c'est-à-dire la capacité à pouvoir restituer dans leur état initial, les archives stockées.

    A ce niveau, tout ce qui peut permettre de garantir la non suppression, volontaire ou involontaire, et la non altération des archives a son importance ; les dispositifs worm, qu'ils soient physiques ou logiques, définitifs ou temporaires, la gestion d'empreintes prises dès la création ou le versement des archives, contrôlées lors des restitutions, et, de plus, contrôlées automatiquement de façon cyclique, la réplication vers un second site distant sont autant de dispositifs de nature à répondre à cette exigence de base.

    Selon la nature et la valeur probante attendue pour les archives versées (quatre catégories : écrits, écrits non signés, commencement de preuve, patrimoniale), l'exigence de base décrite ci-dessus pourra être déclinée avec plus ou moins d'amplitude.

    4. Niveaux de service

    A l'inverse des supports de stockage, par exemple, pour des Ged, la performance et le débit pour les supports d'archivage ne sont naturellement pas des critères prioritaires (sauf exception). En effet, les populations concernées et les nombres de sollicitation sont notablement plus réduits.

    A partir du moment où ces supports peuvent être en ligne (on-line), hors ligne (off-line) ou entre les deux (near-line : exemple des Blu-rays dans un jukebox), il faut cependant bien cerner, à l'occasion d'une étude préalable détaillée, les différentes attentes en matière de niveau de service : délai de réponse pour les recherches déclenchées, délai de visualisation et de restitution pour la récupération des archives, plages d'ouverture du service de recherche et de consultation, etc.

    5. Principales offres du marché

    Les principales offres du marché en stockage interne sont présentées avec leurs caractéristiques dans le tableau ci-dessous : 

    supports-archivage

    Ces offres de support d'archivage qui étaient historiquement très différenciées des offres de stockage, évoluent de plus en plus vers des offres intégrées dont une partie est spécialement adaptée aux spécificités de l'archivage.

    6. Les offres "dans le nuage"

    Ces offres, dont la plus emblématique est certainement Amazon Glacier, présentent un intérêt indéniable du fait de leur coût et de leur facilité d'intégration dans différents environnements techniques.

    Elles sont cependant concurrencées par les fonctions de réplication des solutions internes et souffrent de deux maux qui dans un certain nombre de contextes sont rédhibitoires : une fiabilité élevée, mais pas de garantie contre la perte de données et, surtout, une localisation des données souvent incertaine, avec pour conséquence le risque de voir les informations archivées utilisées à des fins non souhaitées.

    7. Les coffres-forts numériques

    Les coffres-forts numériques, dont le plus emblématique est celui de Cecurity.com, se sont réellement développés aux environs de 2010 et ont donné lieu en 2012 à la publication de la norme NF Z42-020.

    Ils sont une forme très aboutie de supports d’archivage. Ces composants intégrés ou non à un SAE, apportent la garantie que ce qu’on leur confie sera restitué dans l’état initial.

    Guy Saignes
    Directeur technique Opus Conseils
    → www.opusconseils.com


    + repères

    à retenir

    Sur un marché où les obligations d'archivage deviennent de plus en plus pressantes, au niveau légal et réglementaire, avec le développement systématique de la dématérialisation et de la signature électronique, les différents supports et services d’archivage sont des composants essentiels. Ils permettent de bâtir l’ensemble plus large formé par le SAE. Ce dernier s’appuie sur la norme NF Z42-013 et peut faire l’objet d’une certification Afnor NF 461.

    Cet article vous intéresse? Retrouvez-le en intégralité dans le magazine Archimag !

    Au sommaire

    - Les bibliothécaires engagés en faveur de la démocratisation du numérique​
    - Du renouveau pour les bibliothèques scientifiques suisses
    - Réseau social d’entreprise : affaire de cultures​
    - L’e-réputation vue par un praticien

    DOSSIER Les belles lettres de la gestion électronique du courrier

    Votre service courrier s’est-il mis à la gestion électronique ? Son processus prend-il en compte les courriers entrants et sortants ? Les courriers internes... ? Aujourd’hui, elle est largement dépendante d’une gestion électronique du courrier (Gec) bien maîtrisée.

    Et aussi :
    - Open data : des professionnels agiles​​
    - Shadow IT : la menace fantôme ou le cauchemar pour les DSI
    - Comprendre les supports et services pour l’archivage​​
    - Gestion d’archives : des logiciels de mieux en mieux adaptés
    - Vers une charte éthique entre la LegalTech et les professions du droit
    - Favoris : applis d’aide à l’organisation
    - Portrait de Sébastien Dobrowolski, itinéraires d’un archiviste gâté
    - Attentats du 13 novembre : « Ces témoignages sont d’une force exceptionnelle... »
    + Archimag store et Archi...kitsch

    Acheter ce numéro  ou  Abonnez-vous

    À lire sur Archimag

    Le Mag

    Tout Archimag, à partir de 9,50 €
    tous les mois.

    Le chiffre du jour

    63
    C'est la part des entreprises françaises qui adhèrent à la dématérialisation des notes de frais.

    Recevez l'essentiel de l'actu !