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COMEDEC : la plateforme de dématérialisation des actes d’état civil

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    Aujourd'hui, plus de 1400 mairies sont raccordés ou en cours de raccordement à la plateforme COMEDEC (geralt/ Pixabay)
  • Le ministère de la Justice et l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) ont mis en œuvre une plateforme d’échange de données d’état civil. Un pas de plus vers la dématérialisation de l’administration.

    La plateforme Communication électronique des données de l'état civil (Comedec) permet la dématérialisation complète de tous les actes d’état civil.

    Le projet a été initié en 2011 et vise à permettre la vérification par voie électronique des données d’état civil directement entre les communes.

    En 2013, une phase pilote débute avec seize mairies raccordées. Puis en janvier 2014, il est décidé de généraliser le dispositif. La loi nº 2016-1547 de modernisation de la justice du XXIe siècle du 18 novembre 2016 rend obligatoire l’utilisation de ce dispositif par toutes les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité. Comedec sera donc progressivement installé dans toutes les communes. Aujourd'hui, près de 600 communes y participent, et 800 autres sont en cours de raccordement.

    Trois usages sont actuellement mis en œuvre sur cette plateforme :...

    1. la fourniture d’actes de naissance au ministère de l’Intérieur pour la réalisation des titres dans le cadre d’une demande de passeport ou de carte nationale d’identité (CNI) ;
    2. la fourniture d’actes de naissance, mariage et décès aux études notariales ;
    3. les échanges d’actes de naissance entre officiers d’état civil, dans le cadre des démarches dont ils ont la charge (mariage, pacs…).

    Vincent Mazalaigue, chargé de mission dématérialisation au ministère de la Justice explique le fonctionnement de la plateforme : « On a des demandeurs de données des actes d’état civil, typiquement le ministère de l’Intérieur pour la délivrance des titres, par exemple, et des répondants, les communes. Le principe de Comedec est que c’est l’administration qui demande elle-même à l’officier d’état civil la production de l’acte de naissance, de mariage ou de décès. C’est donc une simplification pour l’usager ».

    une plateforme d’échange et non de stockage

    Particularité du dispositif, il ne stocke aucune des données qui transitent via la plateforme.

    « La Cnil, Commission nationale de l’informatique et des libertés, a souhaité que ce ne soit qu’une plateforme d’échange et non un lieu de stockage », avise Vincent Mazalaigue.

    Au vu des données sensibles et personnelles dont il est question, la sécurité de la plateforme est un des enjeux majeurs du dispositif.

    Sandrine Penas, experte technologique sur Comedec et cheffe produit chez Ciril Groupe, assure que « la sécurité des données est garantie par la plateforme puisque les mairies disposent d’un certificat délivré par l’ANTS pour pouvoir accéder et récupérer les demandes, et les renvoyer sur la plateforme. » 

    Toutefois, si aucune donnée n’est stockée, le ministère de la Justice ainsi que les éditeurs conservent les traces des demandes. Par ailleurs, le raccordement à Comedec permettra de lutter contre la fraude documentaire.

    « 900 000 demandes notariales »

    Les notaires aussi sont raccordés à Comedec, ils le sont d’ailleurs depuis le début du déploiement, puisque ce sont eux qui sont les plus gourmands en données d’état civil. « Chaque notaire, pour réaliser les démarches préalables à la rédaction d’un acte de vente ou de succession, doit s’assurer de l’identité et la capacité de ses clients. Il demande donc très souvent des actes d’état civil à l’officier d’état civil », explique Vincent Mazalaigue.

    Sandrine Penas confirme : « Les notaires sont plutôt parties prenantes puisque leur but est de limiter le papier et, en outre, obtenir l’information le plus rapidement possible ». D’autre part, la cheffe de produit assure que, depuis son déploiement, « la plateforme Comedec a enregistré plus de 900 000 demandes notariales auprès de [ses] clients ».

    une aide de l’État pour les sept prochaines années

    « Le ministère est conscient de l’effort qui est demandé aux communes et, pour alléger et amoindrir l’impact de Comedec sur celles-ci, au moins au démarrage, l’État a souhaité participer au déploiement de la plateforme. Pendant une durée de sept ans, on aide les communes au prorata des réponses qu’elles fournissent aux notaires - puisque c’est le plus gros volume de délivrance -, et nous avons pris un arrêté technique qui fixe les modalités d'une participation financière à hauteur de 50 centimes par demande réponse », assure Vincent Mazalaigue.

    Concrètement, les notaires payent une redevance de 50 centimes par demande, qu’ils versent à l’État, et c’est l’État qui se charge de redistribuer cette aide aux mairies au prorata des réponses données par chacune d’entre elles.

    Vincent Mazalaigue précise « qu’après cette période, les communes ne pourront plus bénéficier d’aide. Avec Comedec, la commune gagne deux minutes de temps de traitement si les données numériques sont disponibles ; si elle doit les saisir depuis un registre papier, elle perd du temps. Mais à partir d’un certain volume de données saisies et donc accumulées, la collectivité sera alors gagnante et le ministère de la Justice considère qu’un point d’équilibre sera atteint d’ici sept à huit ans. »

    « il ne faut pas se leurrer »

    Si cette plateforme est d’abord perçue comme un progrès important qui facilite la vie des usagers, elle demande quelques efforts de la part des mairies qui doivent s’organiser pour mettre en oeuvre le dispositif. « Il ne faut pas se leurrer, il y aussi des moyens humains et financiers à mettre en oeuvre, puisque les collectivités qui adhèrent à Comedec doivent et s’engagent à répondre rapidement aux demandes d’actes », souligne Sandrine Penas.

    Jean-François Joguet, directeur commercial chez Ciril Groupe insiste : « Certaines collectivités n’ont pas les outils technologiquement à jour pour mettre en oeuvre ce genre de procédure. Ça suppose donc un changement d’outil informatique. [...] Il me semble que c’est un peu tôt pour bénéficier d’un large sourire de tous ceux qui l’utilisent ». Afin d’accompagner ce changement, Ciril Groupe ainsi que d’autres éditeurs proposent des solutions d’accompagnement et de formation.

    une plateforme en constante évolution

    Bien que le projet Comedec ait été initié pour garantir la sécurité des titres (passeport, CNI), le ministère de la Justice a voulu créer une plateforme évolutive : « Dans le décret pris en 2017, on permet à toutes les administrations légitimes d’utiliser cette plateforme », indique Vincent Mazalaigue.

    Bientôt, il n’est pas exclu que les organismes sociaux soient à leur tour raccordés à Comedec avec l’objectif de « réduire la fraude documentaire [fraude généralement liée aux actes d’état civil] qui est importante dans les organismes sociaux ».


    L'exemple de la commune de Vitré

    « On est plutôt satisfaits », estime Bertand Merret, directeur adjoint des services à la mairie de Vitré (Ille-et-Vilaine). En 2014, la mairie de Vitré s’est raccordée à Comedec, mais avant « d’ouvrir les flux » et de profiter des services de la plateforme, les services de la commune ont souhaité procéder à la numérisation des actes d’état civil.

    « On a préféré attendre l’intégration de ces données supplémentaires dans notre solution logicielle avant d’ouvrir les flux avec l’ANTS. Nous avons numérisé les actes de naissance de 1952 à 1992 ». Un gain de temps, une fois que la commune a été autorisée au transfert de flux en avril 2016.

    Bertrand Merret vante les nombreux avantages liés à l’utilisation de la plateforme : « Cela limite la fraude documentaire, l’affluence au guichet, réduit également le volume de courriers entrants qu’il y a à traiter, notamment ceux des notaires ; c’est simple, nous n'en recevons plus ! Et puis, cela amoindrit également les coûts d’affranchissement liés aux retours pour la collectivité ».

    Seule ombre au tableau, les délais d’attente et les « démarches compliquées » pour obtenir les cartes individuelles de sécurité des officiers d’état civil délivrées par l’ANTS.

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