iXParapheur permet aux décideurs de traiter tous les flux documentaires : factures, délibérations, arrêtés ou contrats RH, marchés publics, bons de commande, subventions, conventions, contrats de financement, baux… L’accès aux documents en mobilité est également un atout majeur de la solution, tout comme le renommage automatique qui « réconcilie tous les acteurs, de l’émission du document à son archivage, et permet de gagner un temps considérable dans le processus de validation » souligne Allaa Siam, Directeur des opérations de SRCI. Grâce au renommage automatique, les viseurs et signataires visualisent la liste des documents à traiter, l’archiviste et les comptables voient leurs préconisations de nommage respectées.
Un véritable workflow de visas et/ou de signatures à valeur probante
Paramétrer et personnaliser les circuits de validation (par nom, fonction, service et/ou hiérarchie.) devient un jeu d’enfant ! Chaque étape de visa est chaînée de façon séquentielle. iXParapheur autorise l’ajout de personnes hors circuit de validation pour information sur le traitement du document. Le document visé peut ensuite être adressé aux destinataires et/ou versé dans une GED, un SAE ou un coffre-fort numérique. « La dématérialisation n’a de sens que si elle est complète » ajoute Allaa Siam. iXParapheur permet à une organisation de valider de manière 100 % dématérialisée un document et de le signer en garantissant la même valeur légale qu’un original papier.
Totalement interopérable
Grâce à la plateforme de dématérialisation basée sur le Bus de service iXBus, le document peut être transmis, sans intervention manuelle, par mail avec accusé de réception à un tiers externe ou bien aux instances de l’État (DGFiP, Préfecture…). En parallèle, SRCI a développé les connecteurs nécessaires pour communiquer avec les principales GED ou SAE du marché… « Nous pouvons verser tous les documents et leurs métadonnées nécessaires dans ces solutions, au format requis » ajoute Allaa Siam.
Un parapheur électronique qui a déjà fait ses preuves
iXParapheur est utilisé dans de grandes collectivités telles que les villes de Carcassonne, Dunkerque, Nancy, Neuilly s/Seine, Orléans, Strasbourg,Toulon, Versailles, ou encore des intercommunalités comme Tours Métropole, Cap Atlantique et Châteauroux, des conseils régionaux : Centre Val de Loire, Occitanie et départementaux comme l’Oise, le Val d’Oise et la Loire.
Tous l’ont mis en place en mode transversal. « Notre parapheur s’inspire de la réalité, reprend Allaa Siam. On peut ainsi gribouiller, ajouter des notes avec un stylet, demander un visa intermédiaire, une délégation temporaire ou permanente, modifier les documents en cours de traitement, etc.
Cette solution reprend la totalité des fonctions d’un parapheur carton afin que la révolution technologique se fasse sans heurt ».
iXParapheur rencontre également un franc succès dans le secteur privé où des grands comptes comme les groupes Véolia, Baudin Châteauneuf et tout récemment Feuillette l’utilisent pour viser et/ou signer leurs documents, conclut le directeur des opérations.
Allaa Siam, Directeur des opérations
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