SAP Concur, une entreprise américaine spécialisée dans la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, publie son premier baromètre sur le thème de la dématérialisation.
D’après le baromètre sur la dématérialisation des notes de frais publié par SAP Concur, 63 % des entreprises en France adhèrent déjà à cette dernière. Le résultat est d’ailleurs plutôt concluant puisque la dématérialisation représente pour eux un énorme gain de temps, la preuve étant que sur la moitié des entreprises françaises possédant une solution de gestion de note de frais, 77 % d’entre elles en sont satisfaites. A une nuance près : 31 % de ces entreprises sont craintives vis à vis de la réglementation les autorisant à se débarrasser des justificatifs papier.
La gestion classique des frais jugée trop longue
Effectivement, 41 % des répondants consacrent environ 30 minutes par mois à la gestion de leurs notes de frais. Une tâche qui prend souvent beaucoup trop de temps, au détriment de missions souvent bien plus importantes. Un délai qui peut également mettre en grande difficulté les salariés eux-mêmes : en effet, 58 % des entreprises mettent environ plus de 10 jours à les rembourser suite à l’envoi de leurs notes de frais.
>Lire aussi : Le marché de la dématérialisation en 2019 et ses perspectives pour 2020
Par ailleurs, la dématérialisation des notes de frais ne profite pas qu'aux salariés : 80 % des dirigeants interrogés reconnaissent les avantages de la dématérialisation, qui permet un gain de temps pour le gestionnaire et un remboursement plus rapide pour leurs employés. C'est du gagnant-gagnant !
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Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension
Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes.
Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation.
Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus..
