Comment centraliser l’information, la sécuriser et mieux la partager ?

Une plateforme de gestion de contenu permet de mettre à disposition de l’ensemble des équipes d’une entreprise, quel que soit leur pays d’implantation, le site où elles opèrent et leur profil (commerciaux, marketeurs, chefs de projet, etc.), tous les documents d’activité, techniques, marketing et administratifs nécessaires à leur mission et ce, de manière sécurisée. Tous les formats de fichiers sont logiquement supportés, des documents bureautiques traditionnels jusqu’aux fichiers multimédia (photos, vidéos, vues 3D, plans, etc.). Avec la garantie d’accéder à la dernière version en date du fichier en question. 

Plateforme de gestion de contenus : un large champ d’application

Différents usages peuvent être envisagés, de la gestion documentaire classique jusqu’à l'accueil des nouveaux arrivants pour les ressources humaines, en passant par la gestion des réclamations pour les compagnies d’assurance, par exemple. Pour répondre à tous ces besoins, ces plateformes conjuguent une gestion robuste des contenus et des métadonnées, avec des capacités d’automatisation des processus et une classification intelligente. Elles doivent aussi pouvoir s’interfacer avec les applications métiers existantes.

Comment en finir pour de bon avec les silos d’information ?

Les besoins des entreprises ont, en effet, beaucoup évolué ces dernières années. Elles mettent aujourd’hui l’accent sur le décloisonnement de l’information. Car bon nombre d’entre elles fonctionnent encore avec une multitude de référentiels et l’adoption croissante d’outils en SaaS ne fait qu’aggraver les choses, en créant de nouveaux silos d’information. Pour éliminer ces silos et pouvoir travailler avec tout type d’informations, quel que soit l’emplacement du fichier source, les entreprises veulent désormais des solutions agiles et adaptatives, loin des solutions sur site d’antan, rigides et monolithiques. Les plateformes de gestion de contenus, elles, ont cette capacité. La mise en place d'une gouvernance de l'information avec des contrôles de sécurité et de protection de la vie privée s’avère d’ailleurs essentielle pour opérer dans un contexte où les menaces externes et les exigences réglementaires ne cessent d'augmenter.

Moderniser l’expérience de travail

La transformation numérique pousse également les entreprises à développer leurs capacités de collaboration et à inclure directement les partenaires, les fournisseurs et les clients dans leurs process. Les attentes des collaborateurs aussi, ont changé. Habitués à des apps grand public user centric, ils exigent la même ergonomie et la même qualité d’interaction avec leurs outils professionnels. 

Des plateformes “user centric” et mobile

Ces plateformes de gestion de contenus doivent donc aussi être “user centric” et offrir une expérience utilisateur personnalisée et mobile, avec une parfaite cohérence quels que soit le terminal utilisé. Selon le rapport Global IIM Benchmark, 4 utilisateurs sur 5 disent avoir besoin d’accéder aux documents de leur entreprise sur leur terminal mobile. Sans oublier que les progrès de l’intelligence artificielle, du machine learning et des réseaux neuronaux ont permis des avancées spectaculaires en termes de reconnaissance et d’identification des contenus, mais aussi en termes d’indexation, de classification et d’automatisation. Ces technologies constituent aujourd’hui le carburant des plateformes de gestion de contenus et s’immiscent dans toutes leurs strates.

Les 5 critères de sélection

Plusieurs critères entrent en compte dans le choix d’une plateforme de gestion documentaire d’entreprise :

• la pérennité de la solution. Il est important de disposer d’une solution répondant à 95% des besoins en standard et demandant peu de développements spécifiques.
• l’intégration de l’outil dans l’environnement IT global, pour répondre à toutes les contraintes, notamment techniques et de sécurité.
• le côté “multi-device” de la solution permettant de répondre aux besoins de mobilité des utilisateurs.
• l’ergonomie de la solution. Celle-ci doit faire preuve d’une souplesse suffisante pour pouvoir être personnalisée de manière simple et rapide, sans développement spécifique.
• l’absence de limitation dans la gestion des formats de fichiers. La plateforme doit offrir la possibilité de visionner et gérer tous les types de formats de fichiers (y compris les photos et les vidéos), mais aussi être capable de gérer d’importants volumes de données.

Nuxeo : une solution pour fédérer tous les contenus d’entreprise

Peu d’acteurs de ce marché propose une plateforme capable répondre de façon exhaustive à l’ensemble de ces besoins. Nuxeo en fait partie. L’éditeur fournit, en effet, une plateforme de gestion de contenu offrant une vision centralisée de l’ensemble de l’information d’entreprise (documents, photos, vidéos, etc.), quel que soit l’endroit où elle se trouve. Nuxeo Platform s’appuie sur une architecture ouverte et agile dont l’efficacité et la popularité permettent à Nuxeo d’être l’éditeur ECM affichant la plus forte croissance du marché en 2018. Elle embarque d’importantes capacités de fédération permettant d’exploiter les contenus issus d'autres sources. Avec Nuxeo, les entreprises ont par ailleurs la possibilité de choisir leur technologie de gestion de données sous-jacentes (y compris SQL et NoSQL). Quant à son architecture évolutive, elle permet des déploiements importants, potentiellement jusqu'à plusieurs milliards de documents.

Une plateforme moderne taillée pour le cloud

La plupart des solutions de gestion de contenu existantes ont été développées il y a plus de 20 ans et n’ont pas été conçue pour le cloud. Et malgré l’évolution des besoins des entreprises et l’explosion des ressources numériques, elles n’ont pas su évoluer pour répondre à ces nouvelles exigences. Nuxeo n’a pas suivi le même chemin. Identifiée comme “Visionnaire” par le Gartner dans son Magic Quadrant pour les Plateformes de Services de Contenus d’Octobre 2019, la plateforme de Nuxeo possède de nombreux atouts “séduction” dont son ergonomie, mais aussi sa simplicité de configuration permettant de proposer une plateforme au plus près des besoins métiers, le large éventail de fonctionnalités disponibles et sa vaste gamme d'API.