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Tout savoir sur la lettre recommandée électronique : définition, procédé et fonctionnement

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    À défaut de qualification, la LRE ne vaut pas preuve en justice mais reste utile pour respecter les formalités exigeant une lettre recommandée pour la validité de l’acte (valeur ad validitatem). (Freepik/blossomstar)
  • Passer de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) papier à la lettre recommandée électronique (LRE) revient à remplacer la lettre, l’avis de réception déposé dans la boîte aux lettres, la queue à La Poste et le préposé qui vous remet enfin le document contre signature à l’encre par des procédés de cryptologie et un processus organisationnel. Voici tout ce qu'il faut savoir sur la lettre recommandée électronique : la définition, la description des procédés techniques et les processus organisationnels.

    1. Définition de la lettre recommandée électronique

    Le service d’envoi de lettre recommandée électronique (LRAR) est « un service qui permet de transmettre des données entre des tiers par voie électronique, qui fournit des preuves concernant le traitement des données transmises, y compris la preuve de leur envoi et de leur réception, et qui protège les données transmises contre les risques de perte, de vol, d’altération ou de toute modification non autorisée » selon le règlement européen e-IDAS.

    >Lire aussi : La signature électronique pour les nuls : les 5 points à retenir en vidéo

    2. Quels sont les procédés techniques de la lettre recommandée électronique ?

    Pour que la LRE fasse preuve, le règlement e-IDAS prévoit que le service d’envoi recommandé électronique doit être « qualifié », c’est-à-dire qu’il est fourni par un prestataire qui satisfait aux exigences fixées à son article 44 :

    • Ce prestataire qui envoie la lettre électronique recommandée doit lui-même être « qualifié » par un organisme de contrôle national (l’Anssi en France) qui vérifie la capacité du candidat prestataire à répondre aux exigences de qualité et de sécurité prévues par e-IDAS pour créer, vérifier et valider les signatures électroniques de personnes physiques, les cachets électroniques de personnes morales et les horodatages électroniques inhérents à un service d’envoi recommandé électronique ;
    • Il garantit l’identification de l’expéditeur avec un degré de confiance « élevé », c’est-à-dire qu’il a mis en place des procédés techniques qui empêchent l’utilisation abusive ou l’altération de l’identité (par opposition à une confiance « faible » où ce risque est simplement réduit). Par exemple, si l’expéditeur est une personne physique, l’identité est vérifiée par un élément biométrique ou photographique ;
    • Il garantit l’identification du destinataire avant la fourniture des données ;
    • L’envoi et la réception de données sont sécurisés par une signature électronique « avancée » (si émission par un prestataire personne physique) ou par un cachet électronique « avancé » (si émission par un prestataire personne morale), c’est-à-dire qui excluent toute possibilité de modification indétectable des données ;
    • Il s’engage à signaler clairement à l’expéditeur et au destinataire de la LRE toute modification des données nécessaire pour l’envoi ou la réception de celle-ci ;
    • Il va indiquer la date et l’heure d’envoi et de réception ainsi que toute modification des données par un horodatage électronique (des données électroniques qui sont associées à un instant particulier et établissent la preuve que ces dernières données existaient à cet instant) qui est « qualifié », c’est-à-dire que la possibilité de modification indétectable des données est raisonnablement exclue, que l’horodatage est lié au temps universel coordonné et qu’il est signé par lui au moyen d’une signature électronique avancée ou cacheté par lui au moyen d’un cachet électronique avancé (e-IDAS, art. 42).

    En bref, l’Anssi vérifie que le prestataire maîtrise la technologie de la cryptologie et qu’il la maîtrise sans mettre en danger la sûreté nationale (Loi 2004-575 du 21 juin 2004, articles 29 et suivants sur la sécurité dans l’économie numérique).

    À défaut de qualification, la LRE ne vaut pas preuve en justice (pas de valeur ad probationem), mais reste utile pour respecter les formalités exigeant une lettre recommandée pour la validité de l’acte (valeur ad validitatem) comme la lettre de notification d’un entretien préalable à un licenciement.

    >Lire aussi : La lettre recommandée électronique : plus souple mais aussi plus exigeante

    3. Lettre recommandée électronique : quel processus organisationnel ?

    e-IDAS est un règlement européen. Ses dispositions s’appliquent donc automatiquement dans tous les États membres. Toutefois la France a tout de même procédé à une sorte de retranscription des règles les plus pratiques du règlement e-IDAS via la Loi pour une République numérique de 2016 (Loi  2016-1321 du 7 octobre 2016 dont l’article 93 crée l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques) et son décret d’application de 2018 entré en vigueur le 1er janvier 2019 (Décret 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique).

    Ainsi, l’article R.53-1 du Code des postes et des communications électroniques prévoit que, après avoir procédé une première fois à la vérification de l’identité de l’expéditeur ou du destinataire, le prestataire de service d’envoi de LRE peut attribuer à ceux-ci un moyen d’identification électronique qu’ils utiliseront ensuite pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception.

    >Lire aussi : Lettre recommandée électronique : quel prestataire choisir en 2019 ?

    Refus de réception ou non-réclamation

    Le prestataire de lettre recommandée électronique informe le destinataire, par voie électronique, qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception.

    Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique comme c’est le cas avec la LRAR papier à La Poste. À défaut d’engagement contractuel (d’ores et déjà possible) ou de loi imposant l’acceptation de recevoir une LRE (ce qui arrivera sûrement un jour), le destinataire n’est pas obligé d’accepter de recevoir une LRE (L’article L100 du Code des postes et communications électroniques fait même de cette possibilité un droit en précisant que le destinataire non professionnel doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.).

    Le prestataire peut alors proposer que le contenu de l’envoi soit imprimé sur papier puis acheminé au destinataire dans les conditions ancestrales. En cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire met à disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de quinze jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l’heure du refus telles qu’indiquées par un horodatage électronique qualifié. Le prestataire conserve la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire pour une durée qui ne peut être inférieure à un an (art. R.53-3 CPCE).

    >Lire aussi : Innovation : la lettre recommandée électronique qualifiée d'AR24 utilise l'identification par webcam

    Preuve de dépôt

    En cas d’acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission et conserve une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception, pour une durée qui ne peut être inférieure à un an. Cette preuve de réception comporte la date et l’heure de réception de l’envoi, qui sont indiquées par un horodatage électronique qualifié. Le prestataire délivre aussi une preuve de dépôt qui comporte :

    • le nom et le prénom ou la raison sociale de l’expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
    • le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
    • un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire ;
    • la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
    • la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l’envoi.

    L’expéditeur a accès à ces informations pendant un an. En cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données, la responsabilité du prestataire est limitée à 16 euros (articles R.53-3 et R.2-1 du CPCE).

    4. La LRE en France ou entre États membres

    La France dispose d’un système opérationnel à l’intérieur de notre pays. La grande ambition du règlement e-IDAS est de rendre possible la mise en place entre les États membres de systèmes nationaux interopérables entre eux via des normes européennes. La Commission européenne a donc donné mandat à l’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) et au CEN (Comité Européen de Normalisation) d’élaborer des normes pour les services de confiance prévus par e-IDAS (Mandat M/460).

    Sylvain Martin
    Avocat à la Cour
    www.juristechnologie.com

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