Troisième plus grand comité d’entreprise de France, le comité d’entreprise des agents de la RATP est une structure de droit privé comptant plus de 400 salariés. Grâce à une subvention de la RATP, il peut développer différentes activités sociales et culturelles à destination des agents et des retraités RATP : billets de cinéma, visites d’exposition, lieux de vacances, colonies pour les enfants, activités sportives, culturelles et de loisirs, etc. Et pour cela, il édite un magazine mensuel de 40 pages, des catalogues vacances deux fois par an, une newsletter mensuelle et alimente en contenus un site web, une app mobile, une page Facebook, un compte Twitter et 26 écrans d’information.
Une communication à parfaire
Afin d’optimiser ses processus de création, le CE, sous la houlette de Patricia Guillamot, sa responsable Communication, a décidé de ré-internaliser un certain nombre d’opérations, auparavant sous-traitées. "Nous produisons différents supports pour les directions du CE (flyers, affiches, documentations) et nous avons constaté certains dysfonctionnements, occasionnant des retards dans les délais de livraison, explique la responsable. Il est apparu clairement que nos solutions d’échange de fichiers ou d’archivage manquaient d’efficacité. S’ensuivaient des problèmes de planning et de sécurisation, d’archivage ou de stockage, pour un service com’ qui n’était pas optimal, manquant de réactivité et d’autonomie".
Professionnaliser la communication grâce aux workflows
Tout cela nuisait à la mission de conseil du service communication pour les différentes directions, et, à force d’osciller entre les pics d’activité et les attentes de dossiers, cela générait également un certain stress. D’où l’importance d’agir, au niveau du processus de conception/réalisation des supports, dont le volume par an est malgré tout considérable. "Car entre la partie vacances, la partie restauration ou encore notre offre culture, nos différents supports print et digitaux, les besoins du CE étaient devenus trop importants. Il était temps d’automatiser certaines opérations", souligne Patricia Guillamot.
Une plateforme pour mieux collaborer
L’objectif était d’apporter un maximum de fluidité dans le processus de productions des supports et de rendre plus efficace la gestion des demandes en PAO. Celles-ci passaient jusqu’à présent trop souvent par des demandes orales, des transcriptions écrites ou d’innombrables mail. D’où l’idée de mettre en place une plateforme collaborative dédiée à la gestion de toutes les demandes liées à la réalisation des différents supporter. "Cette plateforme devait aussi permettre de visualiser les supports déjà réalisés pour s’en inspirer et les mettre à jour, mais aussi de suivre les maquettes et de permettre aux différents intervenants d’apporter des modifications directement sur les travaux en cours avec, à l’appui, un système de notification dès lors qu’une action était attendue", ajoute la responsable.
Une solution personnalisable et évolutive
Suite à cette réflexion, un appel d’offres a été lancé et sur les 8 propositions faites par différents prestataires, c’est celle de DALIM Software GmbH qui a été retenue.
“Ce qui nous a séduit dans cette solution est son aspect presque sur-mesure, personnalisable et évolutif, explique Patricia Guillamot. Nous avons alors défini un cahier des charges techniques très précis concernant nos attentes, puis monté une équipe projet en interne”.
C’est elle qui a recensé les supports et décortiqué le travail du service communication, afin d’adapter la solution à ses besoins et coller aux processus de production.
Et ainsi naquit Créacom
C’est ensuite l’intégrateur Galilée, partenaire de l’éditeur, qui a assuré le déploiement de la solution et mené les différentes séances de formation, parfois très techniques, parfois orientées utilisateur (interface). “Afin de nous approprier DALIM ES, nous l’avons re-nommé « Créacom », après un vote collectif des utilisateurs, indique Patricia Guillamot. Tout service ayant un besoin en support de communication peut désormais faire sa demande dans l’interface de Créacom. Une fois validée par sa hiérarchie, la demande nous parvient, et passera par un certain nombre d’étapes, incontournables pour pouvoir démarrer le projet. Cela nous a permis de refixer un cadre, tel que la nécessité d’un brief, d’une recherche visuelle, la mention de la destination, de la cible, du nombre d’exemplaires, de la date, etc”. L’outil permet par ailleurs d’intégrer un planning prévisionnel. L’utilisateur peut ainsi savoir s’il est déjà trop tard, et si, à défaut d’un support imprimé, il doit se rabattre sur un support web.
DALIM ES permet ainsi d’avoir davantage de transparence dans le processus de conception et de fabrication des supports.
Des circuits de validation pour responsabiliser les services
"La partie la plus longue a été d’identifier les référents, mais aussi les validants et suppléants de chaque service demandeur, reprend la responsable. Ce process s’est avéré relativement long, parfois compliqué, mais nous a permis de responsabiliser les services. Nous avons une plateforme collaborative, ce n’est donc pas la direction de la communication qui donne le « go », mais bien le responsable du projet, au sein de chaque service”.
Le bon interlocuteur pour réduire les délais
Le CE s’est par ailleurs très vite aperçu que chaque service avait besoin de faire le point sur ses propres circuits de validation, la personne référente n’étant pas toujours la plus à même de valider un support ou de le relire. “Grâce à cela, dans certains cas, nous sommes passés de plusieurs semaines de délai à quelques jours seulement, poursuit la directrice. Les services demandeurs ont d’ailleurs largement exprimé leur satisfaction sur ces gains de temps”. La dématérialisation entraîne clairement une plus grande fluidité du circuit. Puisque chaque acteur sait, en temps réel, où en est le dossier et est averti de l’action qu’on attend de lui, forcément la réactivité est beaucoup plus grande à tous les niveaux : conception, impression, finition, diffusion, etc.
Savoir ré-utiliser ce qui a déjà été fait
DALIM ES offre également la possibilité d’archiver les supports que les uns et les autres ont été amenés à réaliser par le passé. Un certain nombre de documents sont, en effet, récurrents, avec des modifications à la marge : mises à jour de tarifs, année d’édition à changer. En unifiant leur archivage, la solution Dalim facilite leur mise à disposition et permet au service communication de jouer à plein notre rôle de conseil. “En nous délestant de ces tâches chronophages, nous pouvons préconiser telle version d’une affiche, changer tel visuel, penser à tel média, réfléchir autrement à la communication en apportant notre réelle valeur ajoutée en amont, dans l’analyse et l’anticipation”, ajoute Me Guillamot.
Une photothèque enfin exploitée
Un module de génération de FluidBook, permettant de basculer la consultation d’une publication papier en ePub sur le web, a aussi été intégré à Dalim ES. Le CE a, dès lors, exploité pleinement le module de gestion de photothèque (DAM), intégré à Créacom (ES), permettant à chacun de consulter la base de visuels disponibles, pour orienter plus facilement le graphiste dans sa mise en page. “Disposer d’une seule et unique plateforme regroupant les maquettes, archives, supports, donnant un accès à notre patrimoine numérique, vidéothèque, photothèque, est un gain de temps et un confort pour tous dans un fonctionnement au quotidien” conclut la directrice de la communication.
En finir avec les process lourds
Aujourd’hui grâce à cette plateforme unique et à ses fonctions de Digital Asset Management, le CE peut transmettre facilement une demande de travaux à la PAO, envoyer plus rapidement des éléments de brief de différente nature pour réaliser des supports (textes, visuels, schémas, etc.), mais aussi consulter les supports déjà réalisés (et éventuellement les réutiliser), visualiser la maquette et ses évolutions, apporter des demandes de correction directement sur la maquette et même recevoir des notifications dès qu’une action est nécessaire pour faire avancer le dossier. C’est en fini des process lourds à comprendre et à appliquer.
Plus d’efficacité et un ROI quantifiable
Rien qu’en 2018, le module de DAM a permis de gérer près de 1 300 réalisations graphiques, dont 200 documents mis à la nouvelle charte graphique, 99 totems pour des événements, 9 vidéos sous-titrées et 3 clips en motion design. La mise en place du flux de production via DALIM ES a finalement permis une meilleure prise en charge des dossiers au sein de la direction de la communication avec davantage de réactivité et moins d’erreurs, un volume plus important de demandes traitées, un quasi-disparition de l’enveloppe budgétaire dédiée à la sous-traitance graphique et la ré-internalisation de la réalisation des supports avec des économies estimées sur une année à 96 000 euros.
Rapidement, Créacom s’est parfaitement intégrée à l’écosystème existant et est devenu un outil indisponible à la stratégie de communication du CE. Cette plateforme collaborative servira d’ailleurs de support au nouveau site web du CE de la RATP qui sera lancé au printemps 2020 et qui permettra à tous les bénéficiaires d’avoir accès à l’ensemble des prestations du comité d’entreprise, aussi bien en consultation, qu’en réservation ou encore en paiement.
Pour en savoir plus sur la façon dont DALIM ES et le DAM peut vous rendre le travail plus simple et plus efficace, nous vous conseillons de suivre ce webinaire dans lequel Patricia Guillamot vous expliquera avec ses mots comment elle utilise ce logiciel.
