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Comment (bien) distribuer les rôles dans une gestion de projet

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    "Soyez à l’écoute, essayez de comprendre les appréhensions et les doutes des uns et des autres, de répondre au mieux à leurs attentes dans la mesure du possible et de l’intérêt général au projet", estime Xavier Liénart. (Freepik/pressfoto)
  • Un projet, qu’il soit de dématérialisation ou autre, ne se réalise pas seul. La répartition des rôles et leur compréhension par chacun des acteurs sont bien souvent un facteur déterminant pour réussir une gestion de projet informatique. Voici une méthode dédiée à la gestion de projet qui vous permettra d'identifier les bons acteurs à mobiliser et de leur attribuer les rôles essentiels.

    xavier-lienart-gestion-projetÀ l’heure de l’approche agile dans le domaine de la gestion de projet informatique, le facteur humain n’a jamais été aussi important pour atteindre ses objectifs. Le domaine de la dématérialisation n’échappe pas à cet effort d’identification et d’attribution des rôles dans la conduite de projet.

    Celle-ci est une affaire d’hommes avant d’être une aventure technologique.

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    Comment s’y prendre pour bien identifier les acteurs et répartir les rôles sur le projet ? Quels types d’actions mettre en place pour affecter les rôles et contrôler le respect des engagements ? Nous listons ci-dessous les étapes clefs et actions pour gérer au mieux ces acteurs.

    1. Gestion de projet : bien identifier les parties prenantes

    Identifier et analyser le positionnement des parties prenantes va vous permettre d’appréhender les intérêts professionnels et parfois personnels, les besoins et les préoccupations concernant le projet.

    Cette première étape doit vous conduire à y voir plus clair sur les acteurs clés concernés directement ou indirectement par votre projet.

    Vous devez y identifier dès le lancement du projet certains acteurs qui vont avoir les bonnes préoccupations pour la réussite du projet : il faut que cela serve, que cela apporte de la valeur ou que cela rapporte et que cela puisse avancer.

    Ces acteurs qui vont répondre à ces préoccupations vont être la force motrice de votre projet. Sans cette identification des acteurs qui portent l’envie d’y aller, vous risquez d’aller au-devant de difficultés majeures empêchant votre projet d’aboutir (manque de moyen, de décision, de motivation…).

    Si une seule de ces préoccupations est oubliée, c’est des difficultés assurées…

    >Lire aussi : Gestion de projet : comment piloter le changement en 8 étapes

    Pour vous aider à identifier ces parties prenantes, posez-vous les questions suivantes :

    • qui sont les bénéficiaires potentiels ?
    • qui peut être affecté favorablement et défavorablement par le résultat du projet ?
    • quels sont les partisans et les opposants ?
    • quel est le niveau de pouvoir des acteurs qui vont être moteurs face aux potentiels opposants ou résistants ?

    Après cette première étape, mettez très vite en place une stratégie de relations, d’échanges et de communications avec vos acteurs impliqués dans le projet.

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    2. La répartition des rôles au sein du projet

    La gestion de projet reste parfois l’affaire de spécialistes, et il n’est pas toujours évident pour certains acteurs clefs, ponctuellement impliqués dans votre projet, de savoir ce que l’on attend d’eux. Vous allez donc devoir définir les rôles, expliciter et clarifier ce que l’organisation du projet attend de ces acteurs.

    Pour cela, il va tout d’abord vous falloir identifier qui est l’acteur clé qui représente le commanditaire du projet ou le métier qui va bénéficier du projet. C’est cet acteur qui va définir ce qui apporte de la valeur ou non, ce qui est indispensable, utile ou accessoire dans les besoins.

    Cet acteur est assez souvent dénommé MOA pour « maîtrise d’ouvrage » ou dans l’agilité, le « product owner » (propriétaire du produit). Son identification peut être délicate dans le cas d’un projet transverse à toute l’organisation et il devra, dans ce cas, avoir un niveau de pouvoir assez élevé pour pouvoir arbitrer.

    Cet acteur doit porter la responsabilité de l’expression du besoin. Il doit évidemment maîtriser l’idée de base du projet et être un facilitateur pour la concrétisation de l’idée. Il doit bien souvent permettre la centralisation de la connaissance métier nécessaire à la réalisation et fournir à l’équipe qui réalise les éléments prévus pour pouvoir avancer.

    >Lire aussi : Comment utiliser le Swot pour votre projet de dématérialisation ?

    Savoir et pouvoir trancher

    Il est bien souvent en relation directe avec les futurs utilisateurs dont il doit connaître les méthodes de travail : les grandes fonctionnalités, les principales règles de gestion, les principales contraintes métier.

    Cet acteur doit également savoir et pouvoir trancher sur toutes les questions fonctionnelles qui pourraient se poser pendant l’avancement. Il doit être capable de valider ce qui est livré à travers le projet. Il doit aider au déploiement de la solution livrée par le projet et accompagner le changement.

    Son rôle va parfois au-delà de la fin du projet, car il doit contrôler et assurer la gouvernance et le suivi des évolutions du produit livré par le projet.

    Maximiser la valeur créée

    Un autre acteur majeur à nommer est le maître d’œuvre (MOE) du projet. Dans une approche classique, on le nommera chef de projet, dans une approche agile, on le nommera souvent « scrum master » — le « maître de la mêlée » !

    C’est celui qui va organiser le projet pour le faire avancer. Il va donc assurer la coordination et le travail de l’équipe de réalisation. Il doit animer et coordonner les intervenants. Il doit veiller à la bonne planification de la réalisation du projet et surveiller l’avancement. Il doit chercher à maximiser la valeur créée par l’équipe projet. Il doit assister la MOA ou le commanditaire dans l’organisation des tests et validations, et dans la mise en service du projet.

    >Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés

    3. Gestion de projet : vérifier que chacun joue son rôle

    La multiplicité des acteurs mobilisés sur un projet est bien souvent une source de difficulté.

    Bien souvent, l’expression du besoin et la satisfaction de ce besoin sont portées par des acteurs généralement distincts et de cultures différentes. Il est donc nécessaire de s’assurer tout au long du projet que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes et savoir prendre des décisions pour modifier la trajectoire.

    Mais une des principales origines des échecs et des dérives en temps, en coût et en objectifs sur les projets, est bien souvent le facteur humain !

    Il est essentiel, pour le projet d’être supporté tout le long par les bonnes personnes, c’est-à-dire des acteurs capables d’arbitrer et de piloter dans toutes les conditions rencontrées par le projet et cela au démarrage, lors de l’initialisation, en conditions de réalisation calmes ou turbulentes, en phase de finalisation et de livraison des résultats.

    Il vous faut donc des acteurs clefs qui sachent arbitrer et qui aient le niveau de pouvoir pour le faire.

    Rencontres formelles et points informels

    La vérification régulière du bon respect des rôles joués sur le projet est d’autant plus importante que la durée du projet s’allonge ou qu’il est complexe.

    Cette vérification passe avant tout par du contact humain à travers des rencontres formelles et des points informels. Il n’est pas rare d’en apprendre plus sur un comportement humain face au projet dans le couloir ou à la machine à café qu’en réunion. Sachez entretenir ce sentiment et ce climat de confiance et de maîtrise qui va vous être utile dans les zones de turbulences.

    >Lire aussi : Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique et numérique

    4. Animer et contrôler : deux paramètres indispensable pour bien gérer un projet

    Un projet est donc avant tout une aventure humaine ; les facteurs liés à la gestion des ressources humaines sont déterminants.

    Il vous faut alors prendre en compte chaque acteur pour animer les relations humaines de votre projet. Pour cela, vous devez définir clairement les responsabilités de chacun, entretenir la motivation des acteurs, développer l’intérêt porté au projet, identifier et traiter rapidement les conflits.

    Soyez à l’écoute, essayez de comprendre les appréhensions et les doutes des uns et des autres, de répondre au mieux à leurs attentes dans la mesure du possible et de l’intérêt général au projet.

    Soignez vos acteurs, soyez attentif concernant leurs attentes et doutes et retenez que l’important est de bien les gérer pour vous permettre de réussir vos projets.

    Xavier Liénart
    MSI.nc
    Consultant formateur dématérialisation
    www.msi.nc

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