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Finance et comptabilité : la gestion électronique du courrier (Gec) accélère le déclin du papier

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    Qu’elle serve les activités de la comptabilité ou celles de la finance, une gestion électronique du courrier (Gec) s’appuie sur une plateforme Saas dont elle devient un module parmi d’autres. (Freepik/rawpixel.com)
  • La réception et l’émission de factures et de documents contractuels au format électronique initient des processus dématérialisés essentiels pour les métiers comptables et financiers. Les avancées technologiques en matière de gestion électronique du courrier (Gec) facilitent les traitements et accélèrent le déclin du courrier papier.

    Sommaire de ce dossier dédié à la gestion électronique du courrier :

     

    Si le monde de la finance est considéré comme le meilleur élève en matière de dématérialisation, celui de la comptabilité figure en bonne place avec la facture électronique qui demeure le chantier prioritaire des entreprises en cours de transformation.

    Ces deux secteurs ont été confrontés très tôt à la nécessité de contrôler et de rationaliser les flux de courrier.

    La gestion électronique du courrier (Gec) s’est imposée à ces métiers, d’abord en tant qu’outil fonctionnel, ensuite comme pivot central adossé à une Ged.

    >Lire aussi : Pourquoi et comment mettre en place une gestion électronique du courrier (Gec) ?

    Mais, qu’elle soit enrichie de workflows de validation associés à la distribution du courrier dans les services, de notification d’alertes et d’absences, de lecture de codes-barres ou de QR codes, de parapheurs électroniques ou encore de modèles de réponse prêts à l’emploi, la Gec a conquis les banquiers et les experts-comptables avant tout parce qu’elle savait accepter et traiter toute forme de courrier.

    Gec multicanale

    Dans le domaine de la comptabilité, les factures et les bons de commande et de livraison constituent l’essentiel des documents envoyés par courrier. Pour les PME et ETI, cela représente même près de 80 % du flux du courrier entrant, souligne Olivier Senot, directeur de l’innovation numérique et des relations institutionnelles chez Docaposte.

    “Vu sous le prisme de la comptabilité, le choix d’une Gec doit s’orienter vers un outil capable de traiter à la fois le papier, le mail et l’EDI. La prise en compte du multicanal est essentielle, car on ne passe pas du tout papier au tout numérique en une fois. La compatibilité avec la réglementation sur la facture dématérialisée est tout aussi importante. Une Gec dotée d’un ERP couplé à un moteur d’IA permettant d’apporter un traitement fonctionnel sur les documents entrants sera un plus pour numériser les autres courriers entrants. Enfin, une Gec multicanale doit aussi être couplée avec des outils d’archivage puisque toute dématérialisation implique une conservation du document, de la preuve et de la traçabilité”, résume-t-il.

    >Lire aussi : La salle courrier digitale doit se réinventer avec de la capture avancée (article partenaire Itesoft)

    Capacité de connexion

    Les mêmes conseils s’appliquent au choix d’une gestion électronique du courrier destinée aux métiers de la finance, mais la typologie des documents concernés est plus large puisque les courriers et leurs pièces jointes font référence à des contrats.

    La Gec devenant alors un point d’échanges entre les contreparties, sa capacité de connexion avec des outils de création de contenus numériques, de signature électronique et d’archivage est primordiale.

    En outre, le volet sécurité pèse dans le choix de la solution.

    “Les établissements publics et les sociétés spécialisées dans les opérations financières sont confrontés à des problématiques liées à la sécurité de l’information, mais aussi à la conformité vis-à-vis du RGPD. D’ailleurs, certains de nos clients spécialistes de la fusion-acquisition n’hésitent pas à utiliser des ‘virtual data rooms’ de façon à éviter les échanges papier ou e-mail pour se prémunir des risques de fuite ou de sécurité” illustre Christophe Laurence, directeur des opérations chez Open Bee.

    >Lire aussi : Gestion électronique du courrier (Gec) : quelle solution choisir ?

    Exhaustivité des flux entrants

    Les solutions verticales dédiées à la gestion du courrier se contentaient il y a encore quelques années de suivre de bout en bout un courrier qui arrivait dans l’entreprise sans se préoccuper de la façon dont il était traité par les métiers.

    Aujourd’hui, qu’elle serve les activités de la comptabilité ou celles de la finance, une gestion électronique du courrier s’appuie sur une plateforme Saas dont elle devient un module parmi d’autres. La traçabilité des échanges est alors prise en charge à un niveau supérieur. Idem pour les opérations d’authentification, la gestion des workflows, l’apposition de signature et la conservation.

    Les éditeurs ont fait de la Gec un point d’entrée à partir duquel l’entreprise capture l’exhaustivité des flux entrants qui permettent d’établir une comptabilité et un reporting financier.

    Mais avec la multiplication des formats, les opérations de capture se sont complexifiées. Le traitement du papier, par exemple, exige désormais une numérisation fidèle pour obtenir une copie fiable et respecter la réglementation. Ou encore, le traitement des factures nécessite quelquefois de réaliser du scraping, une collecte chez un client en procédant à de l’extraction automatisée.

    >Lire aussi : Le Groupe ALKOR dématérialise ses factures avec Pitney Bowes (article partenaire Pitney Bowes)

    Des connecteurs assistés par l’IA

    Lorsque toutes les pièces qui constituent la base d’informations propres à chaque métier ont été rassemblées, les connecteurs des applications métier entrent en jeu pour récupérer les données pertinentes. Encore faut-il que ces connecteurs soient en mesure d’identifier une information comptable ou financière dans le corps d’un e-mail ou dans ses pièces jointes.

    C’est un travail de détection que l’intelligence artificielle rend aujourd’hui de plus en plus efficace.

    “Les experts-comptables sont confrontés à la gestion de multiples entreprises qui leur renvoient massivement tout ce qu’elles reçoivent. Nous développons des outils pour éviter d’avoir à ouvrir les mails en identifiant leur contenu et en extrayant les pièces jointes”, explique André Brunetière, directeur R&D et product manager chez Cegid. Dopées à l’IA et à la RPA, l’automatisation des phases de collecte et l’exploitation rapide des documents ne rencontrent presque plus d’écueils.

    >Lire aussi : La gestion électronique du courrier (Gec) de A à Z

    Traitements d’identification

    Pour les activités financières, les traitements d’identification prennent-ils aussi une importance quand il s’agit d’authentifier les documents et assurer la complétude des dossiers.

    “Les exigences du KYC sont nombreuses, à commencer par les vérifications d’authenticité des pièces à l’ouverture d’un compte. L’automatisation du traitement est assurée à travers des appels web services, et l’e-mail peut-être l’un des canaux exploités pour la transmission des pièces. L’objectif est de diminuer la complexité, mais aussi gagner en compétitivité et diminuer le délai de commercialisation des produits financiers. Cette approche entraîne une diminution des coûts et également une meilleure expérience utilisateur au niveau de l’employé comme du client, avec une fluidité, une simplicité, une clarté qui entraîne une qualité de l’offre”, indique Brice Phosarajdavong, consultant avant-vente des solutions d’automatisation des processus financiers chez Kofax.

    Les éditeurs sont unanimes, les progrès réalisés ces dernières années en matière de reconnaissance et d’automatisation permettent de récupérer de mieux en mieux les données dans la Gec, de les lire puis de les transcrire en information comptable et financière structurée et prête à intégrer les applications métier. La prochaine étape vise la mise à disposition de services d’analyses critiques et d’alertes orchestrés par de l’IA, mais dans lesquels l’intervention humaine restera toujours nécessaire pour prendre une décision finale.  

    Gestion électronique du courrier : un ROI riche et rapide

    Le calcul du retour sur investissement des Gec dédiées aux activités comptables ou financières peut se faire sur un plan purement mathématique : le coût de la facture entrante au format papier varie entre 10 et 15 euros, celui de la facture électronique descend à environ 3 euros, archivage compris.

    Le traitement des contrats délivre lui aussi de potentielles économies. On peut considérer également la capacité de ces solutions à permettre de résoudre plus facilement les litiges, tout en accélérant le règlement des factures ou l’avancement des dossiers.

    Enfin, des notions mesurables au cas par cas sont avancées. C’est le cas de la compétitivité dans le cadre d’une économie globalement numérique, ou encore de l’affectation des salariés à de nouvelles tâches lorsque les processus sont automatisés. 

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