Sommaire de ce dossier dédié à la gestion électronique du courrier :
- Gestion électronique du courrier : à chaque métier sa Gec
- Finance et comptabilité : la gestion électronique du courrier (Gec) accélère le déclin du papier
- Marketing : la gestion électronique du courrier (Gec) passe en mode multicanal
- RH : robots logiciels et intelligence artificielle investissent le courrier
- La gestion électronique de courrier gagne les collectivités territoriales
- Courrier : les entreprises doivent faire cohabiter le courrier papier et les flux numériques
Connaissez-vous PeopleDoc (anciennement Novapost) ? Cet éditeur d’origine française, créé en 2007, a conçu une plateforme de digitalisation RH permettant à la fois aux inscrits de stocker tous leurs documents administratifs, dans des coffres-forts numériques personnels, et aux spécialistes des ressources humaines de numériser la plupart de leurs processus.
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Automatiser les tâches des RH
Y compris, désormais, la réception et l’envoi de très nombreux courriers, à l’aide notamment de PeopleBots, les « bots » ou robots développés par cet éditeur pour autonomiser certaines tâches.
Un exemple ? « Un responsable du recrutement modifie le statut d’une personne qui a eu un entretien, de “candidat” à “recruté” dans le système de suivi des candidats (ATS, Applicant Tracking System) » détaille l’entreprise. « PeopleDoc prend connaissance de cet événement et déclenche automatiquement le processus d’intégration du nouvel employé ».
Puis les « documents existants associés à ce nouvel employé, tels que le CV, sont automatiquement envoyés de l’ATS au dossier numérique de l’employé », et « les autres documents d’intégration personnalisés sont automatiquement créés et envoyés en attente d’approbation ».
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La RPA : une nouvelle intelligence artificielle pour le courrier RH
Les premiers bots, développés pour répondre aux attentes exprimées par plusieurs clients, permettent d’orchestrer, via la robotic process automation (RPA), un certain nombre d’échanges entre l’organisation et ses collaborateurs : par exemple l’envoi d’attestations et de contrats à signer.
Ceci par l’intermédiaire d’une interface unifiée où sont réunies toutes les demandes, quel que soit le canal d’entrée, et où peuvent être agrégées la plupart des informations utiles aux personnes qui seront chargées d’y répondre.
Dans leur version la plus courante, les outils de RPA — commercialisés par des éditeurs comme Automation Anywhere ou UiPath — peuvent être utilisés « pour faire réaliser de façon automatisée par un robot logiciel un ensemble de tâches, en général répétitives et à faible valeur ajoutée pour les personnes qui sont amenées à les accomplir », détaille Laurent Cervoni, directeur IA du cabinet de conseil Talan (plus de 3 500 consultants à l’international).
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Typiquement, en facilitant l’envoi d’accusés de réception aux expéditeurs ou en faisant en sorte que leur réclamation puisse être traitée le plus rapidement possible.
Entre autres processus potentiellement automatisables, cet expert de l’intelligence artificielle liste « la numérisation des courriers postaux », « l’analyse du document (avec une étude sémantique et/ou de sentiment) » et l’affectation « semi-automatique » du courrier au service le plus à même de répondre.
« Mais certaines opérations nécessitent plus d’intelligence, par exemple pour la détection de sentiment, l’analyse d’une pièce jointe ou le routage précis d’un e-mail. On parle dans ce cas d’IPA, pour intelligent process automation ».
La RPA peut proposer une réponse ou un workflow de signature
Les outils de RPA proposés en complément d’une solution de gestion électronique de courrier vont permettre de proposer aux professionnels un type de réponse (automatisé ou semi-automatisé) ou un workflow de signature :
« Le document passe dès lors dans un parapheur numérique afin d’être signé par toutes les personnes concernées », souligne Laurent Cervoni. « Le flux n’est quasiment pas interrompu, ce qui amène des gains de temps et des économies pour les entreprises ».
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Mieux encore : l’entreprise a la possibilité de réduire à la portion congrue le volume de courriers postaux sortants au profit des courriers électroniques ou des SMS…
